Oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych: poradnik

Skuteczna automatyzacja procesów biznesowych pozwala na radykalną redukcję kosztów operacyjnych i uwolnienie zespołu od żmudnych, manualnych zadań. Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji, od prostych integracji po zaawansowane narzędzia RPA, to obecnie kluczowy element budowania przewagi rynkowej. Przedstawiamy konkretne porównanie platform takich jak UiPath czy Zapier oraz sprawdzony schemat planowania wdrożenia, który minimalizuje ryzyko niepowodzenia. Dzięki rozwiązaniom low-code możesz sprawnie przekształcić swoją firmę w organizację typu data-driven, zachowując pełną kontrolę nad budżetem i zasobami.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji

Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji zależy od czynników, takich jak rodzaj działalności, cele automatyzacji, dostępne zasoby i budżet. Ma on duże znaczenie w zdobywaniu rynkowej przewagi, co istotne np. w przypadku średnich przedsiębiorstw, które chcą zagospodarować nowe nisze lub rozszerzyć działalność. Współczesne oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych powinno łatwo integrować się z istniejącymi systemami i aplikacjami w firmie, ale przede wszystkim powinno oferować intuicyjne narzędzia projektowe, najlepiej no-code lub low-code. Dzięki temu aplikacje i procesy mogą projektować także użytkownicy bez przygotowania programistycznego. Jak wskazuje raport Zapier, 70% aplikacji w 2025 roku może być projektowane z użyciem tej technologii. Poza tym oprogramowanie do automatyzacji procesów powinno wyróżniać się najwyższymi standardami bezpieczeństwa danych, ale jednocześnie nie wolno zapominać o skalowalności, aby móc dostosować je do poziomu rozwoju organizacji. Oprócz tego powinno dostarczać dużych ilości danych i oferować narzędzia do ich analizy, co może być krokiem w kierunku stania się organizacją opartą na danych. Choć Harvard Business Review wskazuje, że jest to trudny i skomplikowany procesy, korzyści w postaci zwiększenia efektywności operacyjnej niejednokrotnie przeważają nad kosztami. Poza wymienionymi czynnikami dostawca oprogramowania powinien zapewniać wsparcie techniczne i szkolenia dla użytkowników, a koszty licencjonowania i utrzymania powinny być dostosowane do budżetu organizacji.

Najpopularniejsze narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych

Jednym z najczęściej stosowanych rodzajów oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych są platformy RPA. Raport Deloitte precyzuje, że 53% badanych organizacji zdecydowało się już na wdrożenie tego typu rozwiązań w swoim środowisku pracy. Warto też wspomnieć o systemach ERP, które niejednokrotnie należą do arsenału rozwiązań automatyzacyjnych w wielu firmach. Mowa o systemach takich jak SAP, Epicor czy Microsoft Dynamics 365. W automatyzacji procesów biznesowych, poza rozbudowanymi platformami, stosuje się także inne, bardziej wyspecjalizowane rozwiązania. Pośród nich wymienić można następujące narzędzia:

• Zapier – pozwala automatyzować zadania między różnymi aplikacjami internetowymi za pomocą „zestawień” (z ang. „zaps”), które automatycznie przekazują informacje między aplikacjami.
• Microsoft Power Automate (wcześniej znane jako Microsoft Flow) – korzysta z technologii chmurowej oraz integruje się z różnymi aplikacjami Microsoft i innymi narzędziami i usługami.
• Kissflow – pozwala tworzyć formularze i aplikacje bez kodowania.
• Jira – aplikacja firmy Atlassian, popularna wśród zespołów deweloperskich. Pomaga w zarządzaniu projektami, śledzeniu zadań i automatyzacji procesów.

Porównanie funkcji różnych platform automatyzacyjnych

Każde narzędzie do automatyzacji posiada unikalne możliwości, więc czasami porównywanie ich jest bezcelowe. Można jednak przyjrzeć się popularnym platformom RPA – UiPath, Blue Prism i Automation Anywhere – żeby zobaczyć, że nawet w tak wyspecjalizowanym obszarze występują istotne różnice, które mogą wpływać na proces wyboru oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych. UiPath dostarcza zaawansowane narzędzia programistyczne, które składa się z trzech głównych elementów:

• UiPath Studio, w którym użytkownicy mogą tworzyć procesy za pomocą Drag-and-Drop.
• UiPath Robot, w którym roboty tłumaczą sekwencje opracowane w UiPath Studio, po czym je wykonują.
• UiPath Orchestrator, który zapewnia kontrolę nad wszystkimi robotami.

UiPath można integrować z różnymi aplikacjami i systemami. Przykładowo, robot stworzony w UiPath może automatycznie pobierać dane z systemu CRM i aktualizować je w bazie danych firmy. System oferuje też zaawansowane możliwości analizy procesów, co pozwala np. mierzyć czas trwania poszczególnych kroków w procesie. Blue Prism również korzysta z intuicyjnego interfejsu graficznego, ale przy okazji zapewnia elastyczność w wyborze infrastruktury – rozwiązania RPA można implementować zarówno w chmurze, jak i na lokalnych serwerach. Dzięki temu robota przetwarzania danych wrażliwych można uruchomić na serwerze lokalnym, ale jeśli zajdzie taka potrzeba, może on działać w chmurze i obsługiwać większą ilość danych. Automation Anywhere łączy RPA z AI i uczeniem maszynowym, co może być przydatne np. w e-mail marketingu. Pozwala tworzyć roboty, które np. automatycznie klasyfikują i przetwarzają e-maile klientów, korzystając z algorytmów uczenia maszynowego do rozpoznawania treści wiadomości. Platforma obsługuje też wiele języków programowania.

Wskazówki dotyczące wdrażania oprogramowania automatyzującego

Wdrażanie oprogramowania automatyzującego procesy biznesowe może być skomplikowanym zadaniem, ale odpowiednie przygotowanie może znacznie ułatwić ten proces. Bez względu na technologię, proces doboru oprogramowania do automatyzacji przebiega bardzo podobnie. Wyróżnia się w nim następujące elementy:

• zdefiniowanie procesów do automatyzacji oraz określenie celów, których realizacja stanie się możliwa dzięki automatyzacji;
• identyfikacja dostępnych technologii;
• ocena zgodności ze stosowanym w firmie systemem informatycznym i standardami bezpieczeństwa;
• testy i próbne uruchomienia;
• określenie zasobów i budżetu;
• konsultacje z zespołem i szkolenie pracowników;
• wdrożenie i optymalizacja.

W praktyce najtrudniejsze w realizacji są dwa ostatnie elementy. Implementacja RPA często spotyka się ze sceptycyzmem pracowników, który często wynika m.in. z obawy o utratę pracy. Z tego powodu, w trakcie wdrażania pracowników należy podkreślać, że ma ono na celu zwiększenie efektywności ich działań i wyeliminowanie najżmudniejszych elementów dnia pracy. Inne wskazówki dotyczące wdrażania automatyzacji obejmują m.in. określenie kluczowych wskaźników efektywności (np. wydajność czy redukcja kosztów), dzięki którym można mierzyć efekty projektu. Warto też zaprojektować i przetestować przepływ pracy, co pozwoli upewnić się, że oprogramowanie działa zgodnie z oczekiwaniami. Równie ważne jest prowadzenie dokumentacji procesów i zmian – pomaga ono w rozwiązywaniu problemów oraz ułatwia audyt.

Praktyczne zastosowania oprogramowania do automatyzacji w różnych branżach

Oprogramowanie do automatyzacji jest stosowane w wielu, często skrajnie od siebie różnych branżach. W kontekście oprogramowania automatyzacyjnego najczęściej mówi się o sektorze produkcyjnym. Nic w tym dziwnego – procesy produkcyjne łatwo opomiarować i optymalizować za pomocą robotów. Oprogramowanie może np. kontrolować jakość produkcji, zarządzać łańcuchem dostaw czy procesami montażu. Może też monitorować stan techniczny maszyn i urządzeń. W finansach i bankowości automatyzacja jest wykorzystywana do przetwarzania faktur i płatności. Ponadto wspomaga zarządzanie ryzykiem i identyfikację oszustw. Podobne zastosowania oprogramowanie do automatyzacji znajduje w pracy biurowej i administracji publicznej. W tych branżach służy m.in. do automatycznego przetwarzania dokumentów, generowania raportów czy obsługi wniosków i dokumentów urzędowych. Automatyzacja znajduje też zastosowanie w innych, bardziej wyspecjalizowanych branżach. W opiece zdrowotnej pozwala planować i zarządzać terminami wizyt pacjentów oraz wspomaga diagnozowanie chorób. W e-commerce służy do personalizacji ofert i rekomendacji produktów na podstawie zachowań klientów. W transporcie może planować trasy na bazie czynników, takich jak pogoda, zużycie paliwa czy natężenie ruchu. Te przykłady ilustrują, że automatyzacja procesów ma zastosowanie w różnych branżach i jest wszechstronnym narzędziem, które można dostosować do różnorodnych potrzeb.