Największe wyzwania związane z automatyzacją, przed którymi stoją przedsiębiorstwa
Automatyzacja procesów biznesowych to cel coraz większej liczby przedsiębiorców. Jak wskazują statystyki, już około 80% światowych liderów finansowych wdrożyło lub planuje wdrożyć je w swoich firmach w ciągu nadchodzących dwóch lat. Co więcej – 78% respondentów, którzy wdrożyli rozwiązania w zakresie Robotic Processing Automation (RPA) planuje inwestować w nie jeszcze intensywniej. Wdrażanie procesów automatyzacji może znacznie poprawić konkurencyjność Twojego biznesu – tylko jak przeprowadzić je prawidłowo? W tym artykule przedstawimy wyzwania, które możesz napotkać, chcąc w pełni wykorzystać potencjał procesów automatyzacji w swoim biznesie.
Automatyzacja procesów biznesowych – inwestycja, która szybko się zwraca
Inwestycja w automatyzację procesów biznesowych pozwala zaoszczędzić masę czasu i pieniędzy. Jak wskazuje Gartner, do 2024 r. organizacje obniżą swoje koszty operacyjne o ok. 30% dzięki korzystaniu z robotyzacji procesów biznesowych. Aby nie wydłużać niepotrzebnie czasu i nie wkładać zbędnych środków w tego typu inwestycję, niezbędne jest odpowiednie zaplanowanie całego procesu.
Na początku, należy określić cel biznesowy, jaki chcesz osiągnąć. W tym przypadku, warto zadać sobie następujące pytania:
- Dlaczego chcę skorzystać z takiego systemu?
- Jakie problemy widzę w dotychczasowych rozwiązaniach?
- Jakie są moje oczekiwania w stosunku do tego rozwiązania (np. zwiększenie produkcji, poprawa efektywności pracy itd.)?
Kluczem do osiągnięcia maksymalnej efektywności jest dokładna analiza potrzeb i możliwości na etapie planowania przyszłych procesów. To właśnie odpowiednie określenie potrzeb i oparte na nim planowanie inwestycji w RPA zapewnia szybki zwrot włożonych kosztów, tak atrakcyjny dla wybierających to rozwiązanie przedsiębiorców.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak przygotować swoją firmę do wdrożenia RPA, zachęcamy do zapoznania się z artykułem: Robotyzacja dla początkujących. Jak zacząć wdrożenie w organizacji – starter pack.
Największe wyzwania związane z automatyzacją procesów biznesowych
Software Testing and Big Data Hadoop wskazuje, że obecnie firmy tracą około 50% potencjału implementacji rozwiązań z zakresu RPA. Jak uniknąć takiego scenariusza? Przede wszystkim, przed podjęciem decyzji o wdrażaniu robotyzacji procesów biznesowych, warto uświadomić sobie, jakie wyzwania wiążą się z implementacją rozwiązań RPA. Poniżej znajdziesz kilka najważniejszych z nich:
Odpowiednie przygotowanie
Pierwszym wyzwaniem, przed którym musisz stanąć jako przedsiębiorca rozpoczynający wdrażanie RPA jest odpowiednie przygotowanie. Jeśli w Twojej organizacji nie ma doświadczonych osób w zakresie planowania tego typu zmian, warto zasięgnąć porady ekspertów w tym zakresie, czyli konsultantów RPA. Odpowiedni audyt i analiza rzeczywistych potrzeb biznesowych ułatwi Ci przygotowanie założeń projektu, który chcesz zrealizować. Co więcej, dzięki konsultacjom z osobą specjalizującą się w prawidłowym i efektywnym wdrażaniu procesów RPA, zapewnisz swojej firmie najlepsze możliwe rezultaty i unikniesz wielu błędów.
Dokładne określenie zadań
Oprogramowanie RPA jest przeznaczone do wykonywania ściśle określonych zadań. Im węższy zakres działania, tym lepiej sprawdzi się w nim RPA. Brak dokładności może spowodować, że wdrożone narzędzia będą nieefektywne i konieczne stanie się ich dopracowanie.
Zapewnienie najwyższej efektywności
Aby utrzymać odpowiednią jakość procesów automatyzacyjnych, konieczne jest stałe monitorowanie jej wyników. Dzięki temu, możesz szybko wykryć ewentualne błędy i komplikacje, które uniemożliwiają pełne wykorzystanie potencjału stosowanych rozwiązań.
Zapewnienie najwyższej jakości wdrożenia
Aby otrzymać zadowalający efekt wdrażanych procesów automatyzacji, niezbędna jest inwestycja w ich jak najlepsze przeprowadzenie. Odnosi się to nie tylko do środków, które musisz włożyć w opracowanie oprogramowania, ale także do czasu potrzebnego na przygotowanie pracowników do używania nowego oprogramowania – odpowiednie szkolenie pomoże im w poznaniu możliwości technologicznych, z jakich mogą korzystać, i zagrożeń, jakie się z nimi wiążą.
Koszty
Automatyzacja procesów biznesowych może wiązać się z dużymi kosztami związanymi z zakupem i implementacją odpowiednich narzędzi i technologii. Można podzielić je na:
- koszty początkowe – czyli fundusze niezbędne do opracowania i wdrożenia odpowiedniego oprogramowania. Ich wysokość waha się w zależności od stopnia trudności poddania danego procesu robotyzacji, dlatego często rozpoczynając inwestowanie możemy spotkać się z tzw. metodą małych kroków – początkowo przygotowywane jest mniej skomplikowane (a przez to tańsze i szybsze) zadanie. Koszty realizacji początkowego projektu są stosunkowo niewielkie. Dzięki temu inwestor ma możliwość przetestowania efektów i opłacalności zastosowania automatyzacji w praktyce, zanim podejmie decyzję w kwestii bardziej skomplikowanych procesów.
- koszty związane z zarządzaniem i zmianą – czyli środki potrzebne na dostosowanie istniejących już rozwiązań z zakresu RPA do bieżącej działalności firmy i ich optymalizacji zgodnie ze zmieniającymi się wytycznymi. Je również warto uwzględnić przy planowaniu procesu robotyzacji, ponieważ systematyczna kontrola i dostosowywanie RPA jest warunkiem utrzymania maksymalnej wydajności prowadzonych procesów.
Włożenie odpowiednich środków w rozwój RPA może stwarzać problem szczególnie dla małych firm, dlatego warto przemyśleć, ile jesteśmy w stanie na początek przeznaczyć na ten cel. Planowanie z wyprzedzeniem pozwoli na dokładniejsze opracowanie planu implementacji i prawdopodobnie oszczędzi późniejszych opóźnień w przygotowaniu i realizacji projektu.
Największe korzyści wynikające z automatyzacji procesów biznesowych
Do najważniejszych korzyści, jakie daje robotyzacja procesów biznesowych należą m.in:
- zwiększenie efektywności
- oszczędność czasu i lepsze wykorzystanie zasobów
- redukcja tzw. “ludzkiego błędu”
- zapewnienie przewagi konkurencyjnej
- zwiększenie dokładności i jakości danych
- zwiększenie przejrzystości i śledzenia procesów
- poprawa jakości obsługi klienta i zwiększenie zadowolenia z usług
Najlepsze praktyki w zakresie automatyzacji procesów biznesowych
Zacznij metodą małych kroków
Automatyzacja w biznesie jest tak naprawdę projektem długofalowym, który można dowolnie poszerzać w zależności od potrzeb. Początkowo wdrażanie narzędzi automatyzacji wymaga również rozeznania w zakresie rozpoznawania jej potencjalnych zastosowań. Zgodnie z przyjętą praktyką, dobrym pomysłem jest rozpoczęcie od drobnych procesów, realizowanych przede wszystkim w celu określenia zakresu efektywnych powiązań między biznesem a możliwościami robota.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!