Strefa wolna od botów!
Piszemy my, nie maszyny.

Jakie są najpopularniejsze metody automatyzacji procesów biurowych?


W tym artykule dowiesz się:

  • Na czym polega automatyzacja z wykorzystaniem RPA
  • Czym są makry i na czym polega wykorzystanie ich w codziennych zadaniach
  • Z jakich platform warto korzystać do zarządzania zadaniami
  • Jakie korzyści przynosi integracja systemów biurowych z automatyzacją

Automatyzacja wychodzi z fabryk i coraz odważniej wkracza do prac biurowych. W jaki sposób rozwiązania automatyzacyjne pomagają pracownikom biurowym i jakie metody automatyzacji stosuje się najczęściej?

 

 

Automatyzacja z wykorzystaniem narzędzi RPA

 

Automatyzacja procesów biznesowych coraz częściej obejmuje nie tylko procesy produkcyjne czy logistyczne, ale również biurowe. Pokazują to dane – 76% firm używa automatyzacji, żeby standaryzować przebieg pracy, a 58% stosuje je w analizie informacji. Tylko w USA automatyzacja części prac biurowych za pomocą AI, może przynieść 70 mld USD oszczędności. Dlaczego? Procesy biurowe są powtarzalne, więc łatwe do automatyzacji, a coraz większej liczbie firm przyświeca idea autonomus enterprise, inteligentnego, w pełni zautomatyzowanego przedsiębiorstwa.

A jakie są najważniejsze zastosowania RPA (Robotic Process Automation, zrobotyzowana automatyzacja procesów) w pracy biurowej? Nim możliwa będzie odpowiedź na to pytanie, trzeba wyjaśnić, czym jest samo RPA – pod tym pojęciem kryje się zastosowanie robotów software’owych naśladujących ludzkie działania w interakcji z systemami komputerowymi. Wykonują one oparte na regułach zadania szybciej i z mniejszą ilością błędów niż człowiek.

RPA w wielu procesach biurowych poza działaniami z dokumentacją może pomóc także w takich obszarach jak:

  • W księgowości może obsługiwać procesy takie jak fakturowanie, obsługa kont czy monitorowanie terminów płatności – narzędzia mogą automatycznie pobierać dane z systemów finansowych, porównywać je z dokumentacją i generować raporty bez udziału człowieka.
  • W zarządzaniu zespołem może wspomagać procesy rekrutacji i onboardingu, a także zarządzania danymi personalnymi.
  • Boty mogą automatycznie przetwarzać duże ilości e-maili, klasyfikować je, odpowiadać na niezgodne z ustalonymi regułami wiadomości, a także przekazywać je do odpowiednich osób w organizacji.
  • Roboty mogą zbierać dane z różnych źródeł, analizować je, tworzyć raporty i przesyłać je do odpowiednich osób w firmie.

 

 

Zastosowanie makr i skryptów w codziennych zadaniach

 

Makra są jedną z technologii, które przyczyniają się do automatyzacji procesów biurowych. Są to zestawy zautomatyzowanych instrukcji, które stosuje się m.in. w Microsoft Excel czy Word. W Excelu używa się ich do automatyzacji operacji na dużych zbiorach danych – użytkownik może w prosty sposób nagrać serię wykonywanych czynności, a następnie uruchamiać je jednym kliknięciem. Z kolei w Wordzie można ich używać do formatowania dokumentów, wstawiania standardowych bloków tekstu czy zarządzania układem strony.

Innym rozwiązaniem do automatyzacji procesów biurowych (szczególnie skutecznym w niszowych branżach, w których często trzeba stosować niestandardowe rozwiązania) są skrypty. Pisze się je w językach programowania takich jak:

  • Python,
  • JavaScript,
  • VBA (Visual Basic for Applications),
  • Google Apps Script.

Wykorzystuje się je w różnych zadaniach – od automatycznego wysyłania wiadomości e-mail, przez przetwarzanie dużych zestawów danych, aż po integrację różnych aplikacji biurowych. W przypadku skryptów napisanych w VBA pracownicy mogą tworzyć niestandardowe rozwiązania w ramach aplikacji Microsoft Office.

Automatyzacja procesów biurowych przy pomocy makr i skryptów sprzyja standaryzacji zadań – dzięki temu wykonuje się je według jednolitych procedur, a to minimalizuje ryzyko błędów wynikających z różnorodności metod pracy różnych osób. Oprócz tego zautomatyzowane procesy można łatwo replikować i wdrażać w różnych działach, co przyczynia się do harmonizacji działań wewnątrz organizacji.

 

 

Korzystanie z platform do zarządzania zadaniami

 

Jednym z najprostszych sposobów automatyzacji procesów biurowych jest wykorzystanie w codziennej pracy platform do zarządzania zadaniami, takich jak Asana, Trello czy Jira. Ich główną funkcją jest organizacja pracy poprzez tworzenie zadań i projektów przypisywanych konkretnym osobom lub zespołom. Narzędzia mogą samodzielnie zarządzać cyklem życia zadania, od momentu jego przydzielenia aż po finalizację.

Platformy do zarządzania zadaniami można integrować z innymi narzędziami do automatyzacji – przykładowo integracja z programami do obsługi poczty elektronicznej może pomóc w automatycznym generowaniu zadań z e-maili. W podobny sposób można wykorzystać integracje z narzędziami do zarządzania dokumentami (np. Google Drive) – dzięki temu można automatycznie przypisywać dokumenty do odpowiednich zadań.

Warto też podkreślić, że możliwość automatycznego przydzielania zadań na podstawie wcześniejszych działań czy etapów projektu eliminuje potrzebę ręcznej koordynacji. Z kolei funkcja automatycznego przypisywania priorytetów pozwala pracownikom skupić się na najważniejszych zadaniach bez konieczności konsultowania ich z przełożonymi. Dzięki temu komunikacja w zespole staje się płynniejsza i skuteczniejsza.

Platformy do zarządzania zadaniami pomagają także menedżerom – dzięki nim mogą oni podejmować decyzje oparte na danych bez konieczności ręcznego zbierania i analizowania informacji. Kierownikom pomóc może też możliwość automatycznego przypisywanie zadań na podstawie dostępności pracowników, ich specjalizacji czy dotychczasowej wydajności.

 

 

Integracja systemów biurowych z automatyzacją

 

Integracja systemów biurowych z rozwiązaniami automatyzacyjnymi staje się fundamentem coraz większej liczby współczesnych biur. Przykładem może być system zarządzania dokumentami, w którym pracownicy mogą zautomatyzować procesy związane z archiwizowaniem, przetwarzaniem i udostępnianiem dokumentów – integracja tego typu narzędzi z systemami pocztowymi lub oprogramowaniem do zarządzania projektami umożliwia płynną wymianę informacji, przyspieszając procesy akceptacyjne czy obieg dokumentów.

Warto również wspomnieć o integracji systemów biurowych z platformami CRM czy ERP. Takie połączenie pozwala automatycznie przekazywać dane pomiędzy działami sprzedaży, marketingu, obsługi klienta, produkcji czy logistyki. Przetwarzanie danych w ramach jednej platformy pozwala menedżerom podejmować skuteczniejsze decyzje, a to przekłada się na większą spójność działań w ramach całej organizacji.

Trzeba jednak pamiętać, że integracja systemów biurowych z automatyzacją wiąże się z kilkoma wyzwaniami – najważniejsze tyczą się doboru technologii oraz szkolenia pracowników. O ile narzędzia można wybrać w miarę łatwo, o tyle przeszkolenie i przekonanie zespołu do nowych rozwiązań może być zadaniem zdecydowanie trudniejszym. Należy jednak zauważyć, że automatyzacja procesów biurowych będzie tak skuteczna, jak efektywnie będą z niej korzystać pracownicy, więc warto poświęcić czas i inne zasoby, żeby odpowiednio ich wyszkolić i wyjaśnić, że automatyzacja będzie tylko ułatwiać im pracę.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!