HRIS (Human Resources Information System) – podstawowe informacje

# BMS

HRIS (Human Resources Information System) – podstawowe informacje

16.05.2022

O tym, że zarządzanie firmami i ludźmi to nie bułka z masłem wie każdy, kto choć przez chwilę próbował zmierzyć się z tym zadaniem. Aby je sobie nieco ułatwić, nowoczesne działy personalne czerpią garściami z propozycji, jakie ma do zaoferowania technologia – dążąc do inteligentnych procesów rozważają automatyzację oraz korzystają z rozwiązań chmurowych. Warto, aby wspierał je przy tym HRIS – system, który zapewnia narzędzia potrzebne do tego, by spojrzeć na firmę z szerszej perspektywy i zidentyfikować słabości, mocne strony oraz dostępne możliwości.

Do czego służy HRIS (Human Resources Information System)?

HRIS to oprogramowanie, które ma pomóc firmom odpowiadać na podstawowe potrzeby HR i poprawić produktywność zarówno menedżerów, jak i pracowników.

Tego typu system informacji o zasobach ludzkich wspiera organizację i zarządzanie danych związanych z m.in.:

demografią (data urodzenia, płeć, telefon kontaktowy pracownika, itp.),
zatrudnieniem (stanowisko, dział, wynagrodzenie, itp.),
benefitami i świadczeniami socjalnymi,
urlopami i zwolnieniami.

Dzięki niemu wszystkie powyższe informacje zebrane są w jednym miejscu. Umożliwia to użytkownikom tworzenie raportów, które można wykorzystać do identyfikacji trendów i podejmowania decyzji biznesowych.

Jakie są komponenty systemu HRIS?

Systemy HRIS różnią się pod względem oferowanych komponentów, jednak większość z nich obsługuje:

bazy danych i katalogi pracowników oraz kandydatów do pracy,
świadczenia,
składane wnioski,
listę płac,
kalendarze i narzędzia do planowania,
monitoring czasu pracy,
urlopy i zwolnienia,
podpisy elektroniczne,
konfigurowalne i standardowe raporty.

Bardziej zaawansowane oprogramowanie pozwala specjalistom HR poprawić employee experience i kulturę organizacyjną dzięki:

samoobsługowemu onboardingowi,
zarządzaniu wydajnością,
obsłudze aplikacji mobilnych.

Wybierając system HRIS należy więc kierować się największymi wyzwaniami, z którymi mierzy się organizacja oraz wziąć pod uwagę kryterium użyteczności.

Główne funkcje systemu HRIS – przykłady

Poniżej przedstawiamy kilka przykładów, w jaki sposób system do zarządzania HR wykorzystuje swoje funkcje, aby usprawnić codzienną pracę działów personalnych.

Administracja płac i benefitów

Podobnie jak robotyzacja, Human Resources Information System pomaga złagodzić bóle głowy związane z najbardziej żmudnymi procesami HR, takimi jak obsługa wynagrodzeń i dodatków. Dzięki gromadzonym danym pracownicy, zarówno pełnoetatowi, jak i zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin, uzyskują pełen dostęp do informacji o swoich świadczeniach. Może to pomóc zespołowi zdecydować, jakie dodatkowe korzyści czy benefity warto wprowadzić do firmy.

Trackowanie kandydatów do pracy

Systemy HRIS umożliwiają przechowywanie wszystkich CV w jednym, dedykowanym działowi personalnemu miejscu. Jest to o wiele praktyczniejsze rozwiązanie niż wykorzystanie przestrzeni oferowanej przez ogólnofirmowy program ERP. Ponadto, dzięki funkcjom takim jak automatyczne rankingi i wyszukiwanie słów kluczowych można filtrować dostępne życiorysy, co pomaga w znalezieniu odpowiedniego kandydata do pracy.

Onboarding – checklista

Oprogramowanie HRIS może też wprowadzić nieco samoobsługi w procesie onboardingu poprzez wysyłanie zadań do realizacji przed pierwszym dniem pracy. Pozwala również na generowanie elektronicznych podpisów ułatwiających zmierzenie się z papierologią oraz dystrubucję automatycznych wiadomości powitalnych, które umożliwią nowemu pracownikowi płynne wejście do zespołu.

Zalety używania systemu HRIS

Oprogramowanie HRIS oferuje działom HR szereg korzyści, m.in. w obszarach takich jak:

Organizacja: Dzięki HRIS każda potrzebna informacja jest aktualizowana i trackowana, zatem można ją odnaleźć w mniej niż minutę.
Zgodność: Dobry dostawca HRIS będzie na bieżąco z przepisami i regulacjami wpływającymi na HR (jak np. RODO) i dostosuje swoje oprogramowanie, aby ułatwić organizacjom spełnienie wszelkich wymagań zgodności.
Oszczędność czasu: Wiele żmudnych procesów HR jest dzięki HRIS wykonywanych szybko i z łatwością. Dla przykładu, złożenie i zatwierdzenie wniosku urlopowego zajmuje jedynie kilka sekund, zaś rozliczenia międzyokresowe dotyczące niewykorzystanych dni trackowane są automatycznie.
Strategia HR: Gdy dział personalny ma na głowie mniej zadań operacyjnych może poświęcić swoje cenne umiejętności i czas na strategiczne inicjatywy HR, które poprawiają wyniki biznesowe. Zwiększenie wskaźnika retencji czy rozwój kultury organizacyjnej to tylko przykładowe pomysły na bardziej ambitne przedsięwzięcia, którymi warto się zająć przy okazji wolnych mocy przerobowych.
Employee experience: Systemy HRIS pozytywnie wpływają również na to, jak pracownicy postrzegają organizację. Bezbolesny onboarding, aplikacja ułatwiająca komunikację ze współpracownikami czy szybkie przeprocesowywanie wniosków urlopowych odgrywają w tym niemałą rolę.
User experience: Wielu użytkowników ceni sobie HRIS za wygodę i prostotę korzystania z tego narzędzia. Kierownictwo jest zaś pod wrażeniem raportów, które powstają przy pomocy zaledwie kilku kliknięć.

Przy tym wszystkim należy pamiętać jednak, że aby w pełni czerpać z korzyści, które oferuje system do zarządzania HR konieczne jest skorzystanie z pomocy dostawcy i/lub zaangażowanie odpowiednich specjalistów.

Czym się zajmuje specjalista HRIS?

Skoro o specjalistach mowa, nie sposób nie wspomnieć o HRIS specialist. To manager HR z doświadczeniem w obsłudze jednego (lub kilku) systemów informacji o zasobach ludzkich, który będzie w stanie wdrożyć je w organizacji i pomóc zespołowi w ich opanowaniu.

Tego typu specjalista musi przeprowadzić analizę operacyjną firmy i wyzwań, którym ma sprostać, aby przejść na wyższy poziom oraz wybrać system HRIS w oparciu o rzeczywiste potrzeby. Powinien przy tym nie tylko wesprzeć kadrę menadżerską w doborze odpowiedniej platformy, ale i pomóc zespołowi IT dostarczając specyfikacje techniczne potrzebne do prawidłowej instalacji, konfiguracji i późniejszego supportu oprogramowania. Jego zadaniem jest również przeszkolenie zespołu, który będzie korzystał z systemu.

Trzeba przy tym pamiętać, że specjalista HRIS nie odpowiada wyłącznie za kontrolowanie danych pracowników. Powinna być to osoba, która poradzi sobie również z innymi projektami kadrowymi i dysponuje ogólnym doświadczeniem w HR. Przydatne będą jej więc także różnego rodzaju certyfikaty, np. z project managementu czy leadershipu.

Czym się zajmuje analityk HRIS?

Kolejny HRIS-owy specjalista to analityk, który pełni rolę eksperta IT. Jest on odpowiedzialny za utrzymanie i aktualizację systemów. Aby było to możliwe, powinien być w stanie przełożyć cele biznesowe i potrzeby użytkowników na wymagania techniczne, a następnie je wdrożyć i zintegrować z istniejącym oprogramowaniem. Zwykle wiąże się to z zarządzaniem m.in. listą płac.

Analityk HRIS wprowadza również poprawki i ulepszenia do systemu, a więc powinien umieć nadzorować projekty wdrożeniowe. Modyfikacje są zwykle związane ze zmianami w procesach lub regulacjach oraz mają na celu zwiększenie wydajności i poprawę user experience. Mogą mieć zatem formę modułową.

Oprócz powyższego, analityk HRIS jest osobą kontaktową w przypadku pojawiających się pytań. Służy zatem także jako ekspert merytoryczny w zakresie systemu używanego w organizacji (np. Oracle, SAP).

Jak wdrożyć system HRIS i co dalej?

Po zaangażowaniu specjalistów (wewnętrznych lub zapewnionych przez dostawcę) i wyborze odpowiedniego dla siebie systemu HRIS, warto wziąć pod rozwagę poniższe rady, które pomogą w pełni skorzystać z jego możliwości.

Idź na całość: Poświęć trochę czasu na zrozumienie każdej z funkcji. Przenieś wszystkie swoje dane. Jeśli wybrałaś/łeś dobry system HRIS, korzyści wynikające z zaangażowania w nowy system znacznie przewyższą początkowy ból związany z konfiguracją.
Pamiętaj o okresie adaptacji:Upewnij się, że zarówno kierownictwo wysokiego szczebla, jak i szeregowi pracownicy będą potrafili obsługiwać system. Ci pierwsi będą mogli skorzystać z nowych informacji, by podejmować lepsze decyzje biznesowe, drudzy zaś – staną się źródłem aktualizacji oraz pomogą przyspieszyć procesy.
Korzystaj ze wsparcia dostawcy:Pamiętaj, że sprzedawca oprogramowania powinien być twoim biznesowym partnerem oraz dbać o rozwiązywanie problemów na poziomie organizacji. Oprócz szkoleń i podstawowej obsługi klienta musi być on więc również w stanie zademonstrować, jak wydobyć z systemu dodatkowe korzyści odpowiadające ma potrzeby firmy.
Bądź na bieżąco:Innowacyjny dostawca HRIS będzie regularnie aktualizował i ulepszał swoje oprogramowanie. Oznacza to, że jeśli poświęcisz trochę czasu, aby być na bieżąco ze zmianami i nowymi funkcjami, będziesz mógł generować o wiele większą wartość, niż na starcie.