Automatyzacja fakturowania – dlaczego RPA to przyszłość księgowości?
W tym artykule dowiesz się:
- W jaki sposób RPA procesuje faktury
- Dlaczego warto zautomatyzować proces przetwarzania faktur
- Czy rozwój robotyzacji jest w stanie całkowicie zastąpić tradycyjną księgowość
- W jaki sposób wdrożyć automatyzację fakturowania
Ręczne przetwarzanie faktur to czasochłonny i podatny na błędy proces, który obciąża działy księgowości. Automatyzacja nie tylko przyspiesza pracę, ale także zwiększa jej precyzję i pozwala skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Dlaczego zatem RPA staje się standardem w nowoczesnej księgowości?
Jak działa RPA w procesie fakturowania?
Automatyzacja fakturowania za pomocą RPA, czyli zrobotyzowanej automatyzacji procesów, to nic innego jak robotyzacja powtarzalnych zadań związanych z obsługą faktur (np. księgowaniem faktur zakupowych) przy użyciu oprogramowania symulującego działania człowieka w systemach IT. W tym celu najczęściej łączy się RPA i ERP, a także z platformami mailowymi i portalami dostawców.
Szczególnym przykładem zastosowania RPA w księgowości jest wykorzystanie skanerów OCR (optical character recogniton, optyczne rozpoznawanie znaków), aby pobierać faktury w różnych formatach. Narzędzia OCR w połączeniu z RPA odczytują dane z fizycznie istniejących dokumentów (np. numer faktury, kwotę czy datę płatności), a następnie przekazują je do weryfikacji. W tym wypadku RPA może porównywać informacje z danymi istniejącymi w bazach danych, takimi jak zamówienia zakupu, aby zweryfikować zgodność ilości i wartości. Roboty mogą też wykrywać typowe błędy, np. brakujące pola czy błędne numery NIP.
Zrobotyzowana automatyzacja procesów przydaje się też w księgowaniu – roboty mogą automatycznie wprowadzać dane do systemu księgowego (np. SAP) bez konieczności ręcznego wprowadzania, a także oznaczać faktury jako „zaksięgowane” i tworzyć na ich podstawie raporty. Jeśli robot wykryje brakujące informacje lub niezgodności, może automatycznie przesłać problem do odpowiedniego zespołu lub osoby. Może też oznaczać faktury wymagające pilnego działania (np. te zbliżające się do terminu płatności).
Największe zalety automatyzacji faktur w księgowości
Dzięki automatycznemu przetwarzaniu dokumentów można wyeliminować czasochłonne i podatne na błędy procesy wprowadzania danych. RPA zintegrowane z narzędziami OCR pozwala błyskawicznie wydobywać dane z faktur w różnych formatach. Dzięki temu można zmniejszyć obciążenie pracowników księgowości i oddelegować ich do bardziej złożonych zadań.
Warto też zauważyć, że automatyzacja minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów (np. źle wpisanych danych czy duplikatów faktur) – roboty mogą precyzyjnie wprowadzać dane i w tym samym momencie przeprowadzać zaawansowane kontrole zgodności, na przykład porównywać faktury z zamówieniami zakupu.
Automatyzacja fakturowania przekłada się też na centralizację danych, co prowadzi do lepszej transparentności procesów księgowych. Każdy etap fakturowania rejestruje się, co ułatwia śledzenie jej statusu i identyfikowanie opóźnień. Moduły do faktur można też zintegrować z modułami raportowania, żeby dodatkowo usprawnić proces tworzenia raportów.
Nowoczesne systemy automatyzacji projektuje się z myślą o spełnianiu wymogów lokalnych regulacji podatkowych, takich jak JPK (Jednolity Plik Kontrolny) w Polsce, a także międzynarodowych standardów, takich jak IFRS czy GAAP. Usprawniają one również audyty i dają audytorom szybki i bezpieczny dostęp do uporządkowanych danych.
Czy RPA zastąpi tradycyjne metody księgowe?
Nie ma prostej odpowiedzi na pytanie, czy RPA zastąpi tradycyjne metody księgowe. Z jednej strony dane zebrane przez PwC dowodzą, że automatyzacja procesów finansowych może skrócić czas ich realizacji o 30 do 40%, ale z drugiej strony trzeba zauważyć, że spośród wielu pewnych i zmiennych rzeczy na świecie, kwestie związane z finansami są jednymi z najpewniejszych i najbardziej zmiennych.
Wiele zależy od możliwości RPA, jak i specyfiki pracy w księgowości. Automatyzacja odgrywa coraz większą rolę w transformacji procesów księgowych, całkowite zastąpienie tradycyjnych metod jest mało prawdopodobne, przynajmniej w dającej się przewidzieć przyszłości. Głównym powodem jest fakt, że RPA doskonale sprawdza się w rutynowych zadaniach (np. przetwarzaniu faktur czy weryfikacji zgodności danych). W tych obszarach RPA w dużej mierze już zastępuje ręczne metody pracy, ale wciąż może mieć problemy z zaawansowanymi procesami.
Nie wolno też zapominać, że wdrożenie RPA w księgowości wymaga przygotowania i pieniędzy. Dodatkowo RPA nie zastąpi roli księgowego jako doradcy biznesowego – współczesna księgowość coraz częściej wykracza poza tradycyjne zadania rejestracji transakcji, koncentrując się na analizie danych finansowych oraz wsparciu dla zarządów. Automatyzacja może wspierać w tym obszarze, ale nie zastąpi umiejętności interpretacji oraz tworzenia wartości dodanej. Można zatem przypuszczać, że przyszłość księgowości prawdopodobnie będzie opierać się na synergii pomiędzy automatyzacją a ludzką wiedzą.
Automatyzacja fakturowania krok po kroku
Pierwszym krokiem w automatyzacji fakturowania jest analiza procesów biznesowych. Przed przystąpieniem do wdrożenia należy szczegółowo zbadać obecny przebieg obsługi faktur, w tym sposoby ich odbierania, przetwarzania, weryfikacji i księgowania w celu identyfikacji powtarzalnych zadań. Trzeba też określić potencjalne problemy, jak np. brak standaryzacji formatów faktur.
Kolejnym krokiem jest wybór odpowiednich narzędzi, takich jak:
- systemy OCR do ekstrakcji danych z faktur papierowych lub PDF,
- platformy RPA do automatyzacji procesów,
- systemy ERP do integracji danych finansowych.
Wybór zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, wolumenu obsługiwanych faktur oraz poziomu zaawansowania istniejącej infrastruktury IT.
Można już przejść do digitalizacji faktur za pomocą narzędzi OCR. W przypadku faktur elektronicznych systemy mogą automatycznie interpretować dane zawarte w plikach. Następnie przeprowadza się automatyczną weryfikację danych – roboty porównują dane z faktur z informacjami przechowywanymi w systemie ERP w celu wykrycia ewentualnych niezgodności.
Po pomyślnym przejściu weryfikacji dane z faktury są automatycznie wprowadzane do systemu księgowego. Robot może zaksięgować fakturę w odpowiednim module systemu ERP, przypisując ją do właściwego konta księgowego, projektu lub kosztu centrum. Niektóre faktury mogą jednak wymagać interwencji człowieka, na przykład w przypadku brakujących danych – systemy RPA są wyposażone w mechanizmy, które kierują problematyczne przypadki do odpowiednich pracowników.
Przyszłość branży księgowej w erze automatyzacja
88% firm chce automatyzować procesy, w tym księgowe, żeby poprawić swoją wydajność. Już teraz obserwuje się, że w krótkoterminowej perspektywie największe zmiany związane są z automatyzacją powtarzalnych zadań, co z perspektywy firmy obniża koszty operacyjne, ale z perspektywy księgowych wymaga od nich nabycia umiejętności obsługi i zarządzania systemami automatyzacji.
W dłuższej perspektywie księgowi mogą ewoluować z operatorów procesów na doradców biznesowych. Dzięki automatyzacji rutynowych zadań zyskają oni więcej czasu na analizę danych, prognozowanie finansowe i wspieranie zarządzania na poziomie strategicznym. Można zatem z dużą dozą pewności założyć, że księgowi przyszłości będą musieli posiadać umiejętności interpretacji złożonych danych, modelowania finansowego oraz oceny ryzyk.
Jednym z trendów, które ukształtują przyszłość branży, jest rozwój sztucznej inteligencji – już teraz 1 na 5 CFO wdraża AI w pracy działów finansowych. SI może wspierać księgowych w analizie big data czy identyfikowanie ryzyk podatkowych, a systemy mogą automatycznie dostosowywać procesy księgowe do zmieniających się regulacji. Trzeba jednak pamiętać, że to ludzie odpowiadają za interpretację wyników i decyzje.
Jednocześnie należy zauważyć, że automatyzacja wiąże się z wyzwaniami. Wprowadzenie zaawansowanych technologii wymaga inwestycji, szkoleń oraz zmian organizacyjnych. Ważna jest też kwestia redefinicji ról zawodowych w księgowości – przyszłość wymaga od pracowników zarówno kompetencji technicznych, jak i umiejętności miękkich, a sama automatyzacja uwypukla znaczenie zgodności z regulacjami prawnymi oraz etyki.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
Business Process Reengineering (BPR) – czy warto całkowicie przeprojektować procesy w firmie?
RPA w analizie danych i raportowaniu – istotne informacje
Praktyczne zastosowanie technologii iOCR w przedsiębiorstwie
OpenCV — czym jest i jakie może mieć zastosowanie w biznesie?