Automatyzacja a outsourcing: Które rozwiązanie lepsze dla Twojego biznesu?
W tym artykule dowiesz się:
- Jakie są wady i zalety automatyzacji procesów biznesowych
- Na czym polega outsourcing i kiedy warto go wdrożyć w firmie
- Jakie są czynniki wyboru między outsourcingiem a automatyzacją
- Jak wyglądają kwestie cyberbezpieczeństwa w kontekście outsourcingu i automatyzacji
Każdy przedsiębiorca chce, żeby jego firma szybko się rozwijała, przynosiła coraz większe zyski i oferowała jak najlepsze warunki pracy zatrudnionym specjalistom; oczywiście wszystko to przy jednoczesnym dbaniu o klienta. Przychodzi jednak czasem taki moment, w którym biznes spowalnia, i żeby znowu wrócić na właściwe tory, potrzebna jest zmiana w wewnętrznych procesach. Istnieje wiele sposobów, w jakie można ulepszyć działania przedsiębiorstwa i tym samym przynieść mu długofalowe oszczędności i korzyści. W tym artykule przedstawimy dwa z nich: automatyzację oraz outsourcing.
Zalety i wady automatyzacji procesów biznesowych
Automatyzacja procesów biznesowych przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści oraz wyzwań, chociaż te drugie dotyczą raczej samej implementacji jako nowej rzeczy w organizacji. Automatyzacja wiąże się przede wszystkim ze zwiększoną produktywnością i efektywnością procesów, dlatego że pozwala na oddelegowanie monotonnych, powtarzających się czynności i zadań, a także takich, przy których ludzki pracownik mógłby łatwo się pomylić.
Technologia automatyzacji procesów przynosi więc oszczędności kosztów, wynikające z wyeliminowania ryzyka popełnienia błędów i przyspieszenia wykonywania czynności manualnie. Te zalety przekładają się później na wysokopoziomowe – biznesowe oraz finansowe – korzyści, ponieważ zwiększają one satysfakcję i zadowolenie klientów z ulepszonej jakości i szybkości dostarczania usług. Długofalowo automatyzacja pozwala zaoszczędzić, mimo początkowych większych wydatków na implementację, co jest jedną z wad – lub powodów, dla których organizacje przedłużają podjęcie decyzji o zmianach.
Automatyzować procesy możemy na wiele sposobów, jednak jednym z najbardziej optymalnych jest RPA – Robotic Process Automation. Ta technologia jest nieinwazyjna i jednocześnie odpowiada na największe wyzwanie wdrażania automatyzacji w organizacji – modyfikacji istniejących systemów (na przykład ERP – Enterprise Resource Planning) i procesów oraz przekonania się personelu do nowości.
Elastyczność RPA ułatwia edukowanie pracowników i przekazywanie im wiedzy niezbędnej do sprawnego posługiwania się robotami. Dobrze przygotowani członkowie zespołu nie będą obawiali się tej technologii, a za to bardzo skorzystają na automatyzacjach. Będą mogli zająć się kreatywnymi zadaniami, a poprzednio wykonywane czynności będą już działały same lub prawie same (o różnicach w nadzorowanym i nienadzorowanym RPA przeczytacie pod tym linkiem), 24/7.
Konkretne przykłady zalet wdrożonych już projektów RPA opisujemy w tym artykule. Automatyzacje i Robotic Process Automation implementuje się na różne sposoby, ponieważ w każdym przedsiębiorstwie mamy inne możliwości automatyzacji, potrzeby biznesowe oraz systemy. Dlatego warto zapoznać się z co najmniej kilkoma case studies, zanim podejmiemy decyzję, jak u nas w firmie może wyglądać taki proces.
Główne korzyści płynące z outsourcingu usług
Outsourcing nie ma swojego jednowyrazowego odpowiednika w języku polskim. Możemy powiedzieć zatem, że to po prostu zlecenie wykonania jakiejś usługi na zewnątrz, czyli do innej firmy czy podwykonawcy. Organizacje zwykle decydują się na ten krok, gdy nie chcą zobowiązywać się do zatrudniania kolejnych specjalistów wewnętrznie, co często jest o wiele droższe niż usługi strony trzeciej – nawet do 60%. Outsourcing wymaga też stosunkowo niewiele wysiłku (pomijając proces analizy i wyboru najlepszej firmy, która będzie w stanie zaoferować jak najwięcej korzyści dla naszego biznesu).
Główne korzyści z outsourcingu usług to:
- Oszczędności finansowe – nie musimy inwestować w nowych pracowników (czyli w rekrutację, wypłaty, benefity), w infrastrukturę czy technologię, ponieważ firma outsourcingowa powinna wszystko to nam zapewnić;
- Szybsze działanie – outsourcingowani eksperci są w stanie szybciej przynieść nam gotowe rozwiązania, niż gdybyśmy je rozwijali wewnętrznie;
- Lepsza wydajność, wiedza i doświadczenie w pakiecie – jak wyżej – specjaliści pracujący w firmie wynajmowanej powinni posiadać już duże doświadczenie i wiedzę, więc pracują wydajniej;
- Możemy skupić się na ważnych dla biznesu kwestiach i inwestować w dalszy rozwój, pozostawiając niektóre działania w rękach odpowiednich osób.
Czy warto zautomatyzować procesy? A może lepiej skorzystać z outsourcingu?
Kiedy już nadejdzie moment, w którym musimy zastanowić się, jak zoptymalizować nasze działania i procesy biznesowe, kolejnym krokiem jest podjęcie decyzji – automatyzacja czy outsourcing? Która z tych opcji lepiej przysłuży się naszym celom?
Trzeba pamiętać, że oba podejścia są efektywne – cięcie kosztów, eliminacja błędów i wzrost produktywności to korzyści, które wymieniliśmy w opisach zarówno automatyzacji, jak i outsourcingu. Ważne jest to, że jeśli wybierzemy którąkolwiek z opcji, ale podejdziemy do zmiany w naszej organizacji po macoszemu i nie przeanalizujemy dokładnie obecnej sytuacji wraz z przyszłościowymi planami, nawet najlepsza technologia czy eksperci z innej firmy nie będą w stanie w pełni wykorzystać potencjału zmian.
Biorąc to wszystko pod uwagę, pierwszym krokiem zawsze powinna być dogłębna analiza biznesu, jaki prowadzimy, wszystkich procesów, systemów, zależności i ryzyk, których czasem nie widać na pierwszy rzut oka. Wtedy będziemy w stanie stwierdzić, czy najlepszym dla nas wyjściem jest automatyzacja, czy outsourcing… a może, w różnych działach i przy różnych procesach, oba?
Bezpieczeństwo danych w kontekście automatyzacji i outsourcingu
Jedną z najważniejszych kwestii przy wprowadzaniu każdego typu zmian w biznesie jest zadbanie o cyberbezpieczeństwo firmy i bezpieczeństwo danych. Nie można zapominać o szczegółowym i regularnym edukowaniu pracowników na ten temat, ponieważ to ludzki czynnik jest najsłabszym ogniwem w nawet najbardziej stabilnych i bezpiecznych organizacjach.
Przy automatyzowaniu procesów i korzystaniu z takich systemów jak ERP czy CRM, musimy pamiętać o aktualizacjach – bez nich, stracimy nie tylko pieniądze na później zakupione i droższe licencje, ale i możliwość elastycznego modyfikowania opcji czy dostęp do nowych funkcjonalności. Wtedy też, kiedy już się to wydarzy, zwykle pojawiają się luki w systemie bezpieczeństwa. Należy zdać sobie sprawę, że w świecie cyberbezpieczeństwa cały czas coś się zmienia, pojawiają się nowe regulacje prawne, nowe technologie i narzędzia. Jeśli nie podążymy za aktualizacjami, w końcu odsłonimy nasz system, który przestanie być chroniony.
W przypadku outsourcingu, cyberbezpieczeństwo i bezpieczeństwo danych powinny być jednym z kluczowych elementów przy zawieraniu umowy. Kiedy zaczynamy pracować z inną firmą, która będzie świadczyć dla nas usługi, zwykle dowie się ona o rzeczach, które powinny zostać wewnątrz organizacji. Możliwe, że również będzie mieć dostęp do naszych wewnętrznych systemów. Dlatego dobrze jest dokładnie przeanalizować potencjalnego partnera pod względem standardów bezpieczeństwa, którymi się kieruje, i pamiętać o umowie NDA – Non-disclosure agreement, czyli umowie o zachowaniu poufności. Wtedy mamy większą pewność, że nawet jeśli specjalista spoza firmy dowie się o czymś istotnym, pod groźbą kary nie będzie mógł wynieść tej informacji dalej. Pamiętajmy także o przygotowaniu planu zarządzania ryzykiem i wybraniu na swojego partnera kogoś, kto jest doświadczony i jest w stanie dowieść swojej ekspertyzy udostępniając referencje. Takie osoby powinny również mieć osobne konta w naszych systemach oraz dostosowywać się do panujących w organizacji zasad cyberbezpieczeństwa – znać je i świadomie się nimi kierować.
Jakie czynniki brać pod uwagę przy podejmowaniu decyzji między automatyzacją a outsourcingiem?
Jest kilka czynników, które zawsze należy wziąć pod uwagę jednocześnie, kiedy decydujemy się na automatyzację i/lub outsourcing. Są to:
- Procesy: ile ich mamy i jak wiele osób jest zaangażowanych w kolejne etapy, jak często się zmieniają, jak bardzo są ustandaryzowane i stabilne.
- Organizacja: jak bardzo nasz biznes jest ustandaryzowany, czy w różnych działach mamy różne działania, czy korzystamy z tych samych narzędzi i procesów
- Ludzie: jak bardzo są technicznie zaawansowani, jak bardzo znają procesy i poszczególne zadania
- Technologie: jak bardzo skomplikowana jest technologia, której używamy, jakie mamy krótko- i długofalowe plany na jej modernizację
Te czynniki nie powinny być analizowane w odosobnieniu, ale zawsze razem, ponieważ nie otrzymamy całego obrazu sytuacji, kiedy jeden element nie zostanie wzięty pod uwagę wraz z innymi.
Według Wilson Perumal & Company, automatyzacja lepiej sprawdzi się tam, gdzie procesy są bardziej powtarzalne i cechują się dużą stabilnością, a organizacja posiada standardowe narzędzia i procesy we wszystkich (lub większości) działów. Jeśli nasze procesy składają się z większej ilości etapów i zaangażowanych osób odpowiedzialnych za różne kawałki, prawdopodobnie łatwiej będzie przekazać chociaż część z tych fragmentów robotowi, aniżeli osobom z outsourcingu.
Outsourcing będzie lepszym wyborem w przedsiębiorstwach, w których procesy częściej się zmieniają i ewoluują, a także jeśli wymagają wymiany opinii czy poglądów, żeby przejść do kolejnego etapu. W takiej sytuacji łatwiej również będzie znaleźć osobę wyspecjalizowaną w konkretnej działce w eksperckiej firmie nakierowanej na dany temat, niż myśleć o zatrudnieniu jej do siebie.
Oczywiście, to tylko bardzo ogólne przykłady. Jak wspominaliśmy, każda firma jest inna i działa w szczególny sobie sposób, dlatego najlepiej jest zwrócić się do specjalistów, którzy pomogą przeprowadzić dogłębny audyt i odkryć możliwości do automatyzacji i outsourcingu w konkretnej organizacji. Jeśli potrzebujecie wsparcia w tym temacie, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Automatyzacja powinna być świadoma
Automatyzacja Procesów Biznesowych (BPA). BPA a RPA – 5 istotnych zalet RPA dla biznesu
Jakie technologie związane z automatyzacją procesów będą mały największy wpływ na rozwój cyfrowych biznesów?
Co możesz zautomatyzować w swoim przedsiębiorstwie przy pomocy RPA?