Słownik ERP
BMS, Business Management Systems, jest jedną z podstaw współczesnego biznesu. Pojęcie to znane jest jednak bardziej pod innym skrótem – ERP, Enterprise Resource Planning. Oba odnoszą się do planowania zasobów przedsiębiorstwa, a także zarządzania jego operacjami, a także opisują różnego rodzaju rozbudowane systemy informatyczne. Żeby jednak w pełni zrozumieć, czym jest BMS, trzeba poznać kilkadziesiąt innych pojęć, bowiem bez ich znajomości systemy BMS będą równie zrozumiałe jak starożytne grymuary.
Pojęcia
Słownik pojęć związanych z BMS warto zacząć od absolutnych podstaw, którymi są:
- Business Management Systems (BMS) – Nazwa działu w Mindbox zajmującego się systemami do zarządzania biznesem u naszych klientów. Głównie dotyczy rozwiązań ERP, ale także innych np.. CRM, DMS, BI itp.
- Enterprise Resource Planning (ERP) – System oprogramowania, który integruje procesy biznesowe, takie jak księgowość, sprzedaż, produkcję, zaopatrzenie i zarządzanie zapasami w jednym zintegrowanym systemie.
Powyższych jednak nie da się zrozumieć bez znajomości poniższych terminów:
- Business Intelligence (BI) – technologie i praktyki służące do zbierania, analizowania i prezentowania informacji biznesowych w celu podejmowania świadomych decyzji.
- Business Process Management (BPM) – metodologia polegająca na analizie, optymalizacji i doskonaleniu procesów biznesowych w celu zwiększenia efektywności i skuteczności.
Warto też zaznajomić się ze specjalistycznymi określaniami warunków pracy nad systemami BMS – dzięki nim będzie można lepiej zrozumieć, co dostawca tego typu rozwiązań chce przekazać klientowi:
- Account Payables (AP) – krótkoterminowe zobowiązania firmy wobec dostawców za otrzymane towary lub usługi. W Epicor Kinetic moduł związany z obsługą dostawców i faktur zakupowych
- Account Receivables (AR) – należności firmy za produkty lub usługi dostarczone klientom. W Epicor Kinetic – moduł związany z obsługą klientów i faktur sprzedażowych
- Change Request – formalna propozycja wprowadzenia zmian w systemie, procesie lub produkcie w celu uwzględnienia nowych wymagań lub naprawy problemów.
- Country Specific Functionality – funkcjonalności lub wymagania, które są zaprojektowane w celu zgodności z określonymi warunkami prawnymi, regulacyjnymi lub rynkowymi danego kraju.
- Full-Time Employment – rodzaj zatrudnienia, w którym pracownik pracuje standardową liczbę godzin tygodniowo, zazwyczaj 40 godzin.
- Human Resources (HR) – dział odpowiedzialny za zarządzanie personelem organizacji, w tym rekrutację, szkolenia i relacje z pracownikami.
- Human Capital Management (HCM) – strategiczne podejście do zarządzania i optymalizacji kapitału ludzkiego w organizacji, w tym pozyskiwania, rozwoju i utrzymania talentów.
- Project Management Office (PMO) – centralny zespół lub dział odpowiedzialny za nadzór i wsparcie praktyk i standardów zarządzania projektami w organizacji.
W ocenie skuteczności systemów BMS używa się następujących pojęć:
- Gap – rozbieżność między istniejącymi funkcjonalnościami a pożądanymi możliwościami, zwykle zidentyfikowana podczas analizy wymagań.
- Key Performance Indicator (KPI) – mierzalna wartość, która wskazuje, jak skutecznie organizacja osiąga swoje cele biznesowe.
- Standard – określona i uzgodniona norma lub wytyczna ustalająca konkretne wymagania lub kryteria dla procesów, produktów lub usług.
Osobno warto omówić jedno pojęcie – Proof of Concept (PoC) – ma ono bowiem dwa znaczenia:
- Demonstracja gotowego systemu przygotowanego pod potrzeby klienta, najczęściej zawiera dane klienta, kastomizacje przygotowane pod klienta, sparametryzowane procesy, skonfigurowane wzorce wydruków.
- Próbka, uproszczone wdrożenie rozwiązania, które ma udowodnić, że dane rozwiązanie będzie spełniało oczekiwanie klienta. Czasem jest stosowane w procesie sprzedaży, żeby wykazać skuteczność proponowanego rozwiązania i zgodność z oczekiwaniami. W procesie sprzedaży najczęściej dotyczy one tylko krytycznego fragmentu rozwiązania, gdyż często wdrożenie całości to wiele godzin pracy i nie ma możliwości zrealizowania go w całości bez podpisania kontraktu. Nie mylić z PoC realizowanym jako element projektu.
Mówiąc krótko, w pierwszym znaczeniu PoC odnosi się do konkretnego elementu systemu, w drugim jest dowodem, że system działa.
Procesy
Nie da się rozmawiać o BMS bez znajomości procesów składających się na pomysł, przygotowanie i wdrożenie tego rodzaju systemu. Poniżej przedstawiamy najważniejsze pojęcia w kolejności od najwcześniejszego do najpóźniejszego:
- Business Activity Query – zapytanie używane do analizowania i raportowania działalności biznesowej na podstawie danych transakcyjnych.
- Development – proces tworzenia, budowania lub modyfikacji oprogramowania lub systemów w celu spełnienia określonych wymagań.
- Extract, Transform, and Load (ETL) – proces integracji danych, który polega na pobieraniu danych z różnych źródeł, przekształcaniu ich do analizy i ładowaniu do hurtowni danych.
- Quality Control (QC) – proces obejmujący testowanie i weryfikację produktów lub usług, aby upewnić się, że spełniają określone standardy jakości.
- Quality Assurance (QA) – zestaw działań i procesów mających na celu zapewnienie, że produkty lub usługi są wysokiej jakości i spełniają określone wymagania.
- Software Integration Tests – testy weryfikujące, czy różne moduły lub systemy oprogramowania współpracują ze sobą zgodnie z oczekiwaniami.
- User Acceptance Tests – końcowa faza testowania, w której faktyczni użytkownicy sprawdzają, czy system spełnia wszystkie wymagania biznesowe i działa poprawnie w rzeczywistych warunkach.
Narzędzia i metody
BMS składa się z naprawdę wielu pomniejszych narzędzi, które razem budują zunifikowany system do zarządzania całym przedsiębiorstwem. Poniżej znajduje się lista narzędzi, programów i modułów, które mogą wejść w skład systemu BMS lub są stosowane w trakcie ich projektowania lub wdrożenia:
- Advanced Planning System (APS) – narzędzie programowe pomagające w planowaniu i optymalizacji procesów produkcji i łańcucha dostaw.
- Applicants Tracking System (ATS) – rozwiązanie programowe pomagające organizacjom zarządzać procesem rekrutacji i zatrudniania poprzez śledzenie i organizowanie aplikacji kandydatów.
- Application Studio Management – moduł w Epicor Kinetic służący do projektowania kastomizacji systemu oraz pisania kodu.
- Assets Management – moduł służący do zarządzania środkami trwałymi.
- Azure DevOps – zestaw narzędzi i usług firmy Microsoft, wspierających rozwój oprogramowania, CI/CD i zarządzanie projektami.
- Conference Room Pilot – symulowane środowisko testowe, mające na celu zweryfikowanie, czy nowy system lub proces jest gotowy do wdrożenia w kontrolowanym środowisku. Kluczowi użytkownicy testują system, aby zidentyfikować wszelkie problemy i ocenić jego gotowość do wdrożenia.
- Configure, Price, Quote (CPQ) – narzędzie programowe pomagające firmom szybko konfigurować produkty, określać dokładne ceny i generować oferty sprzedażowe dla klientów.
- Customer Relationship Management (CRM) – system używany do zarządzania interakcjami z klientami, śledzenia sprzedaży i optymalizacji relacji w celu zwiększenia satysfakcji klientów i wydajności biznesowej.
- Data Management Tool – aplikacja oprogramowania służąca do efektywnego zarządzania i organizowania dużych zbiorów danych. W przypadku Epicor Kinetic nazwa oprogramowania służąca do importu danych do systemu.
- Document Management System (DMS) – oprogramowanie umożliwiające zarządzanie, przechowywanie i śledzenie dokumentów elektronicznych oraz cyfrowych obrazów dokumentów papierowych.
- Electronic Data Interchange (EDI) – ustandaryzowana metoda elektronicznej wymiany dokumentów biznesowych, takich jak faktury i zamówienia, między firmami.
- Functional Requirements Specification – dokument opisujący specyficzne funkcje i możliwości, które system musi posiadać, aby spełnić wymagania biznesowe.
- General Ledger (GL, Księga Główna) – kompletny rejestr wszystkich transakcji finansowych w organizacji, stanowiący podstawę do raportowania finansowego. Do Księgi Głównej trafiają wszystkie transakcje w zapisie księgowym z pozostałych modułów systemu Epicor Kinetic.
- Manufacturing Execution System (MES) – system oprogramowania, który zarządza i monitoruje proces produkcji na poziomie fabryki.
- Material Resource Planning (MRP) – system planowania i kontrolowania procesów produkcyjnych, w tym zarządzania zapasami, harmonogramowania i planowania produkcji.
- Percentage of Completion – metoda pomiaru i uznawania przychodów lub postępu projektu na podstawie procentu ukończonych prac.
- Product Data Management (PDM) – oprogramowanie zarządzające danymi dotyczącymi produktu i zapewniające, że wszystkie zainteresowane strony mają dostęp do dokładnych informacji o produkcie.
- Product Information Management (PIM) – System centralizujący i zarządzający informacjami o produktach w celu zapewnienia spójności i dokładności na różnych kanałach.
- Product Life Management (PLM) – system zarządzający pełnym cyklem życia produktu od jego powstania, przez projektowanie, produkcję, aż po utylizację.
- Service Connect – narzędzie w iScala oraz Epicor Kinetic służące do budowania interfejsów z zewnętrznym oprogramowaniem. Może czytać pliki XML, pliki CSV, pliki Excel. Najczęściej działa w tle bez udziału użytkownika.
- Solution Design Specification – dokument opisujący architekturę i szczegółowy projekt rozwiązania systemowego lub programowego.
- SQL Server Reporting Services (SSRS) – oprogramowanie serwerowe do generowania raportów firmy Microsoft, umożliwiające tworzenie, zarządzanie i dystrybucję raportów.
- Stock Control – moduł do zarządzania zapasami (magazynem).
- Supply Chain Management System (SCM) – oprogramowanie wspomagające zarządzanie procesami łańcucha dostaw, od zaopatrzenia i produkcji po dostawę i zwroty.
- Transport Management System (TMS) – system oprogramowania zaprojektowany do zarządzania logistyką transportu, w tym trasami, harmonogramowaniem i śledzeniem przesyłek.
- Warehouse Management System (WMS) – oprogramowanie używane do kontrolowania i zarządzania operacjami magazynowymi, takimi jak śledzenie zapasów, kompletowanie i wysyłka.
- WiseTeam System – oprogramowanie do zarządzania projektami lub zespołami, specyficzne dla procesów organizacji.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!