Spis treści
- Krótko o projekcie
- W dużym skrócie o CEDC
- Wyzwanie: optymalizacja przez digitalizację i automatyzację
- Rozwiązanie: roboty UiPath przejmują wprowadzanie danych, akceptowanie wniosków i przekazują sobie wzajemnie pracę
- Korzyści: przyspieszenie dla organizacji, możliwość skupienia się na bardziej wartościowych zadaniach – dla pracowników
CEDC International to dynamicznie rozwijająca się organizacja. Dzięki wykorzystaniu robotów UiPath część tego wzrostu nie wymaga zwiększania zatrudnienia. Jednocześnie firma uniezależnia się od planowanych i nieplanowanych nieobecności pracowników oraz o wiele lepiej radzi sobie z okresowymi wzrostami obciążeń biznesowych, ponieważ roboty wykonują skumulowane zadania znacznie szybciej niż ludzie.
Krótko o projekcie
- Klient: CEDC International
- Liczba zautomatyzowanych procesów: 4
- Zastosowane rozwiązania: UiPath
- Wymierna korzyść: oszczędność na poziomie 2 FTE
W dużym skrócie o CEDC
Wódki Żubrówka, Bols Platinum, Soplica, wina Carlo Rossi, whisky Grant’s, Glenfiddich i Tullamore Dew, a także inne alkohole takie jak Metaxa, Jȁgermeister, Cointreau, Campari, Cinzano, Passoa czy Remy Martin – wszystko to kultowe marki alkoholowe produkowane i dystrybuowane przez CEDC International, jedną z największych na świecie firm branży alkoholowej. CEDC została założona w Polsce na początku lat 90-tych. W 2013 r. CEDC została kupiona przez Russian Standard Corporation, spółkę zależną – Roust Trading Limited. Należące do CEDC zakłady produkcyjne w Białymstoku i Obornikach posiadają urządzenia rektyfikacyjne należące do najnowocześniejszych instalacji tego typu na świecie. Unikalne metody produkcji – filtracja srebrem i platyną, wielokrotny proces destylacji czy uzdatnianie wody metodą odwróconej osmozy – zapewniają wyjątkowe walory smakowe oraz bezkonkurencyjną jakość, co potwierdzają przyznawane firmie liczne nagrody i wyróżnienia. Co ciekawe sukcesy odnoszą nie tylko same trunki, lecz również ich innowacyjne opakowania. Wykorzystując wiedzę ekspercką i doświadczenie a także nieustannie poszukując nowych rozwiązań, CEDC dąży do ciągłego podnoszenia efektywności tworzenia, promowania i sprzedaży produktów.Wyzwanie: optymalizacja przez digitalizację i automatyzację
Innowacyjność w CEDC rozumiana jest w nowoczesny, szeroki sposób. Choć firma działa w tradycyjnej branży, z pełną świadomością podejmuje projekty, które wpisują się w globalne trendy cyfrowej transformacji. Drobne zyski osiągane w różnych obszarach biznesowych, przyspieszenie różnych funkcji biznesowych, przekładają się ostatecznie na znaczne korzyści dla całej organizacji. Dlatego firma aktywnie poszukuje sposobów na optymalizację procesów biznesowych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii informatycznych. Jednym z kluczowych obszarów, w którym trwają takie poszukiwania jest dział finansowy. Odpowiedzialna jest za to specjalnie utworzona jednostka organizacyjna.„Cyfrowa transformacja to sposób na budowanie przewagi na konkurencyjnym rynku. Jednym z kluczowych kierunków digitalizacji w naszej organizacji jest automatyzacja procesów biznesowych. Rozpoczęliśmy ją od funkcji finansowych. To obszar, w którym procesy są najbardziej stabilne i najlepiej opisane, często za to są rozbudowane, narażone na błędy i przez to pojawiają się zaległości w ich realizacji. W pierwszej kolejności skupiliśmy się na wdrożeniu rozwiązania do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów wraz z system OCR, a następnie postanowiliśmy się skupić na robotach programowych, które miały pozwolić przyspieszenie procesów, ale także uwolnienie czasu pracowników” – [propozycja wypowiedzi dla przedstawiciela CEDC].Firma samodzielnie wytypowała procesy, które najlepiej nadają się do robotyzacji i zaprosiła do współpracy specjalistów z Mindbox.
Rozwiązanie: roboty UiPath przejmują wprowadzanie danych, akceptowanie wniosków i przekazują sobie wzajemnie pracę
Pierwszymi dwoma procesami, który zostały poddany automatyzacji było wprowadzanie nowych dostawców i klientów do aplikacji SAP. Były to wyjątkowo monotonne i uciążliwe zadanie. Pracownicy odpowiedzialni za repozytorium danych Master Data otrzymywali od osoby zgłaszającej klienta lub dostawcę arkusz kalkulacyjny, z którego dane trzeba było ręcznie przepisać do systemu wspierającego działanie przedsiębiorstwa. O ile w przypadku dostawców, liczba zgłoszeń kształtowała się na poziomie kilkudziesięciu miesięcznie, to liczba nowych klientów rosła co miesiąc od 100 czy nawet 200 podmiotów. Pierwsze sukcesy sprawiły, że szybko zadecydowano o automatyzacji powiązanych procesów m.in. sprawdzania kontrahentów VAT na białej liście Ministerstwa Finansów, generowania zgłoszeń do urzędów skarbowych a także innych działań w SAP np. akceptacji wniosków Global ID. Dzięki wdrożeniu robota UiPath dane do systemu SAP są wprowadzane automatycznie. Jego pracę wykorzystują kolejne wdrożone roboty i z powrotem dzielą się z tym pierwszym jej wynikami.„Robot wprowadza dane do SAP, co powoduje powstanie nowego numeru użytkownika, który z kolei wprowadzany jest przez innego robota do aplikacji działającej na SharePoint. Z chwilą kiedy zostanie wprowadzony wniosek, kolejny robot przejmuje pracę od poprzedniego – sprawdza i akceptuje poprawność wprowadzonych danych. W tym momencie dane zostają wysłane mailem do pierwszego robota, który akceptuje wniosek i numer Global ID nadany w SharePoint przepisuje do SAP” - Jakub Bugdoll, Intelligent Process Automation DeveloperRoboty weryfikują przy okazji klientów w bazie REGON. Zostało do tego wykorzystane API udostępniane przez Główny Urząd Statystyczny. Mindbox zbudowało odpowiednią wtyczkę dla robota UiPath, która pozwala w automatyczny sposób zweryfikować dane klienta. Dzięki temu pracownik nie musi wchodzić na stronę WWW z bazą REGON, wpisywać NIP i sprawdzać samodzielnie informacji. Co ciekawe, Mindbox zdecydowała o upublicznieniu tego kodu – dzięki temu obecnie mogą go bezpłatnie wykorzystać wszyscy użytkownicy UiPath. Projekty robotyzacji rozpoczęły się w maju br. W ciągu niespełna pół roku płynnie zautomatyzowane zostały cztery powiązane ze sobą procesy biznesowe. Jak zwykle kluczem do sukcesu okazał się dobra organizacja pracy oraz komunikacja między wszystkimi uczestnikami projektu. Główny developer po stronie Mindbox był w stałym kontakcie z osobą odpowiedzialną za robotyzowane procesy w CEDC. Dzięki temu można powiedzieć, że poza drobnymi technicznymi wyzwaniami, projekt przebiegł nadzwyczaj gładko. Oczywiście znaczenie miało także dobre przygotowanie klienta do projektu, co zapewniło bardzo szybki start projektu robotyzacji.
Korzyści: przyspieszenie dla organizacji, możliwość skupienia się na bardziej wartościowych zadaniach – dla pracowników
Automatyzacja czterech procesów związanych z wprowadzaniem danych do SAP oraz aplikacji SharePoint pozwoliła uwolnić mnóstwo czasu poświęcanego przez pracowników na czynności, które nie wnosiły wartości biznesowej a zarazem były przez nich nielubiane. Dla organizacji oznaczało to oszczędności na poziomie 2 FTE (Full-Time Equivalent), czyli w uproszczeniu uwolniła „pracę” wykonywaną na pełen etat przez dwie osoby. Przed wdrożeniem robotów UiPath jeden z pracowników odpowiedzialnych za obszar Master Data odchodził z pracy. Dzięki automatyzacji nie było konieczne zapewnienie dla niej zastępstwa, a dodatkowo kolejny pracownik mógł objąć zupełnie nowe obowiązki. Firma o wiele lepiej radzi sobie z okresowymi wzrostami obciążenia. Kiedy nagle pojawiało się 100 nowych wniosków ich obsługa zajmowała 3 lub 4 dni. Dzisiaj robot, który reaguje na pojawienie się nowego wniosku w ciągu kilku minut obsługuje je wszystkie w ciągu jednego dnia. Zaledwie 5% przypadków wymaga dodatkowej weryfikacji przez człowieka. Przy tym realizacja tego procesu jest niezależna od planowanej i nieplanowanej nieobecności pracowników – to niezwykle istotne, ponieważ czas założenie konta użytkownika w systemach CEDC powinno być natychmiastowe. To przekłada się na zwiększenie ciągłości działania biznesu.„Firma rośnie z robotami bez zwiększania zatrudnienia. Jednocześnie jest w stanie lepiej sobie poradzić z obciążeniami szczytowymi. Kiedy okresowo wzrasta liczba zadań do wykonania roboty pozwalają wyeliminować nadgodziny, które zwłaszcza w dziale finansowym były standardem w czasie kumulacji prac” - [propozycja wypowiedzi dla przedstawiciela CEDC].Roboty pozwoliły także wyeliminować błędy. Podniesienie jakości danych obsługiwanych przez roboty przełożył się na wzrost efektywności pracy ludzi. Wyższy poziom poprawności danych to jednocześnie fundament, który otworzył drogę do kolejnych działań transformacyjnych.
„Zwykle procesy automatyzuje się, żeby jak najszybciej odciążyć pracowników, którzy mając więcej czasu mogą skupić się na optymalizacji. Robotyzacja czasem zapewnia możliwość spojrzenia na procesy z góry, zyskanie lepszej perspektywy, która zwiększa efektywność podejmowanych działań. Niemniej robotyzacja prowadzona w oparciu o dane wysokiej jakości pozwala na dodatkowe przyspieszenie automatyzowanych procesów i osiągniecie większych korzyści. Tak naprawdę obydwie strategie są dobre – roboty mogą pojawić się w dowolnym momencie i dostarczyć wartość biznesową” - [propozycja wypowiedzi dla przedstawiciela Mindbox].Robotyzacja czterech procesów dodatkowo uruchomiła małą rewolucję w firmie. Mindbox zorganizował warsztaty dla przedstawicieli innych działów CEDC, który celem jest typowanie kolejnych procesów do robotyzacji. Osoba odpowiedzialna w CEDC za obszar Master Data oraz zautomatyzowane procesy, dzisiaj zajmuje już stanowisko koordynatora ds. projektów robotyzacyjnych. Nie zastanawia się już jak szybciej wprowadzać dane, ale skupia się na procesach w skali całej organizacji typując te, których automatyzacja mogłaby najszybciej przynieść największe zyski. Jak widać wspierana przez Mindbox podróż transformacyjna CEDC z wykorzystaniem robotów UiPath nabiera tempa.
