Novameta stawia na Epicor
Jeden z największych na świecie producentów niestandardowych rozwiązań ze stali nierdzewnej do profesjonalnych kuchni wybiera ofertę wdrożenia systemu wspierającego produkcję Kinetic ERP złożoną przez Mindbox.
Litewska firma Novameta produkuje na zamówienie klientów z całego świata wyspecjalizowany sprzęt kuchenny: wyspy, stoły robocze, wózki, systemy serwowania potraw, wyposażenie do zmywarek i wiele, wiele innych rozwiązań, które są potrzebne w profesjonalnej kuchni. Założona w 1997 firma zatrudnia obecnie ponad 250 osób i wytwarza w 4 fabrykach ponad 4 tys. produktów dziennie.
Novameta dynamicznie się rozwija, jest otwarta na nowości, nie obawia się zmian i inwestuje w innowacyjne technologie. Nowy system ERP ma umożliwić przyspieszenie rozwoju i dalszą ekspansję geograficzną.
Przygotowania do wyboru i wdrożenia systemu informatycznego trwały w Novameta od kilku lat. W tym celu zatrudniona została wyspecjalizowana firma doradcza, która opracowała bardzo szczegółowo zestaw wymagań, jakie powinno spełniać rozwiązanie. Proces rozpoczął się od dokumentowania wszystkich procesów realizowanych w organizacji. Dopiero na tej podstawie tworzone były wymagania dla poszczególnych obszarów m.in. finansów, zakupów, produkcji, kontroli jakości. Łącznie zestaw wymagań, jakie Novameta przedstawiła oferentom składał się z 2 tys. pozycji. Każda z nich odnosiła się do konkretnej funkcji w systemie, która została nie tylko nazwana, ale także dokładnie opisana.
Już samo przygotowanie oferty w odpowiedzi na tak szczegółowo sformułowane, rozbudowane zapytanie było wyzwaniem. Trzeba było sprawdzić, które z opisanych przez Novameta funkcji dostępne są standardowo w systemie Kinetic ERP firmy Epicor, a dla które będzie trzeba stworzyć kastomizacje. Dodatkowym wyzwaniem dla zespołu pracującego nad ofertą była jej przybliżona wycena już na tym wstępnym etapie, która miała uwzględniać zakres wdrożenia oraz pracę nad rozwiązaniami niestandardowymi. Wymagało to zadania klientowi wielu dodatkowych pytań.
W oparciu o zebrane wstępne oferty Novameta stworzyła krótką listę dostawców, których zaprosiła do kolejnej fazy – szczegółowych prezentacji.
„W tej fazie przeprowadziliśmy kilka wielogodzinnych demonstracji systemu, podczas których prezentowaliśmy dostępne funkcje i odpowiadaliśmy na dodatkowe pytania ich potencjalnych użytkowników. Czasem potrzebne były kolejne spotkania poświęcone jakiemuś obszarowi. Przekonaliśmy klienta do naszej oferty nie tylko samym rozwiązaniem, jego otwartością umożliwiającą w praktyce nieograniczone niczym integracje z innymi systemami, ale także jakością odpowiedzi udzielanych na te dodatkowe pytania. Przedstawiciele firmy przyznali, że słuchając ich nabrali pewności, że mają do czynienia z ekspertami, którzy dobrze znają się na poszczególnych obszarach funkcjonalnych. Tym samym przekonali się, że Mindbox jest w stanie zrealizować projekt na najwyższym poziomie, zgodnie z ich oczekiwaniami” – mówi Piotr Krzysztoporski, Vice President and ERP & RPA Practice Director w Mindbox.
„Jednocześnie firma zrozumiała, że może nas traktować jako partnera, który doradzi im jak najlepiej korzystać z systemu. We wdrożeniu systemu ERP nie chodzi wyłącznie o zrealizowanie oczekiwań klienta, ale także przedstawienie propozycji jak bardziej efektywnie można osiągnąć założone cele. Ostatecznie, jak to ma miejsce w wielu projektach, w fazie ostatecznych negocjacji wspólnie podjęliśmy z klientem decyzję o ograniczeniu projektu. Novameta zdecydowała się na wdrożenie w kilku obszarach standardowych funkcji, zamiast kastomizacji. Firma dynamicznie rozwijająca się na globalnych rynkach uznała, że choć wcześniej realizowała jakiś proces inaczej, to jest skłonna sprawdzić proponowaną przez Epicora „najlepszą praktykę” branżową” – dodaje Piotr Krzysztoporski.
Kinetic ERP to system ERP używany w wielu organizacjach specjalizujących się w produkcji na całym świecie. W oparciu o doświadczenia zbierane przez Epicor od tych klientów tworzone są standardowe funkcje. Novameta uznała, że w pewnych obszarach chce sprawdzić czy zmiana wcześniej realizowanego procesu przyniesie pewne korzyści a przynajmniej nie będzie miała większego znaczenia dla funkcjonowania całej firmy, nie obniży jakości obsługi i nie wpłynie na wyniki finansowe.
W ten sposób ograniczona została liczba zaplanowanych kastomizacji. Mimo to wdrożenie Kinetic ERP w Novameta to nadal bardzo złożony projekt, w ramach którego zostanie zbudowanych kilkaset niestandardowych funkcji.
„Takie podejście, gdzie w pierwszej fazie wdrożenia koncentrujemy się na najważniejszych punktach, wstrzymując ostateczną decyzje o mniej istotnych kastomizacjach, sprawdza się idealnie w realizowanych przez nas projektach. Klienci początkowo nie rozumieją dokładnie jak działa system. Jednak po kilku miesiącach jego używania dochodzą do wniosku, że choć wcześniej wydawało się, że kastomizacja jest konieczna, to ostatecznie standard sprawdza się doskonale. Co więcej, czasem rezygnują z wdrożonych wcześniej rozwiązań niestandardowych” – opowiada Piotr Krzysztoporski.
I dodaje: „Nasze kompetencje wdrożeniowe i konsultingowe potwierdzają referencje. Przedstawiciele Novameta kontaktowali się z naszymi klientami, w tym również na Litwie i innych krajach regionu i zebrali najlepsze opinie. To dla powód do dumy – jesteśmy wiarygodnym partnerem nie tylko technicznym, ale także biznesowym”.