Jak robotyzacja procesów biznesowych transformuje branżę alkoholową
CEDC International to dynamicznie rozwijająca się organizacja. Swój wkład w rozwój firmy mają roboty UIPath. Dzieki temu, że przejęły od pracowników niektóre rutynowe, powtarzalne zadania, firma mogła przekierować zasoby do bardziej strategicznych a zarazem ambitnych i kreatywnych zadań. Ostatecznym efektem jest znaczny wzrost efektywności pracy oraz wyeliminowanie z obsługiwanych przez roboty procesów błędów.
Klient: CEDC International
Liczba zautomatyzowanych procesów: 4
Zastosowane rozwiązania: UiPath
Korzyści: wzrost efektywności pracy, wyeliminowanie błędów oraz możliwość przekierowania zasobów do zadań strategicznych
W dużym skrócie o CEDC
Wódki Żubrówka, Bols Platinum, Soplica, wina Carlo Rossi, whisky Grant’s, Glenfiddich i Tullamore Dew, a także inne alkohole takie jak Metaxa, Jȁgermeister, Cointreau, Campari, Cinzano, czy Remy Martin – wszystko to kultowe marki alkoholowe produkowane i dystrybuowane przez CEDC International, jedną z największych firm branży alkoholowej. CEDC została założona w Polsce na początku lat 90-tych.
Co ciekawe sukcesy odnoszą nie tylko same trunki, lecz również ich innowacyjne opakowania. Wykorzystując wiedzę ekspercką i doświadczenie a także nieustannie poszukując nowych rozwiązań, CEDC dąży do ciągłego podnoszenia efektywności tworzenia, promowania i sprzedaży produktów.
Wyzwanie: optymalizacja przez digitalizację i automatyzację
Innowacyjność w CEDC rozumiana jest w nowoczesny, szeroki sposób. Choć firma działa w tradycyjnej branży, z pełną świadomością podejmuje projekty, które wpisują się w globalne trendy cyfrowej transformacji. Drobne zyski osiągane w różnych obszarach biznesowych, przyspieszenie różnych funkcji biznesowych, przekładają się ostatecznie na znaczne korzyści dla całej organizacji.
Dlatego firma aktywnie poszukuje sposobów na optymalizację procesów biznesowych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii informatycznych. Jednym z kluczowych obszarów, w którym trwają takie poszukiwania jest dział finansowy. Odpowiedzialna jest za to specjalnie utworzona jednostka organizacyjna.
„Cyfrowa transformacja to sposób na budowanie przewagi na konkurencyjnym rynku. Jednym z kluczowych kierunków digitalizacji w naszej organizacji jest automatyzacja procesów biznesowych. Rozpoczęliśmy ją od procesu zarządzania danymi podstawowymi oraz wybranymi funkcji finansowych. To obszar, w którym procesy są najbardziej stabilne i najlepiej opisane, często za to są rozbudowane, narażone na błędy i przez to pojawiają się zaległości w ich realizacji. W pierwszej kolejności skupiliśmy się na wdrożeniu rozwiązania do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów wraz z system OCR, a następnie postanowiliśmy się skupić na robotach programowych, które miały pozwolić na przyspieszenie procesów, ale także uwolnienie czasu pracowników”.
Firma samodzielnie wytypowała procesy, które najlepiej nadają się do robotyzacji i zaprosiła do współpracy specjalistów z Mindbox.
Rozwiązanie: roboty UiPath przejmują wprowadzanie danych, akceptowanie wniosków i przekazują sobie wzajemnie pracę
Pierwszymi dwoma procesami, który zostały poddany automatyzacji było wprowadzanie nowych dostawców i klientów do aplikacji SAP. Były to wyjątkowo monotonne i uciążliwe zadanie. Pracownicy odpowiedzialni za repozytorium danych Master Data otrzymywali od osoby zgłaszającej klienta lub dostawcę arkusz kalkulacyjny, z którego dane trzeba było ręcznie przepisać do SAP. O ile w przypadku dostawców, liczba zgłoszeń nie była nadmiernym obciążeniem, to comiesięczny wzrost liczby nowych klientów jest na tyle znaczący , że wprowadzanie danych zaczęło być wyzwaniem.
Pierwsze sukcesy sprawiły, że szybko zadecydowano o automatyzacji powiązanych procesów m.in. sprawdzania kontrahentów VAT na białej liście podatników VAT Ministerstwa Finansów, generowania zgłoszeń do urzędu skarbowego a także innych działań np. tworzenie dodatkowych ID dla partnerów (dostawcy i klienci) oraz indeksów (produkty i materiały) dla raportowania grupowanego (tzw. global master data) Dzięki wdrożeniu robota UiPath dane do systemów są wprowadzane automatycznie.
„Jeden robot wprowadza dane do SAP. Następnie pracę przejmuje kolejny robot i wprowadza dane pobrane z SAP do aplikacji działającej na SharePoint. Z chwilą kiedy zostanie wprowadzony wniosek, kolejny robot przejmuje pracę od poprzedniego – sprawdza i akceptuje poprawność wprowadzonych danych. W tym momencie dane zostają wysłane mailem do pierwszego robota, który akceptuje wniosek i numer Global ID nadany w SharePoint przepisuje do SAP” - Jakub Bugdoll, Intelligent Process Automation Developer
Roboty weryfikują przy okazji klientów w bazie REGON. Zostało do tego wykorzystane API udostępniane przez Główny Urząd Statystyczny. Mindbox zbudowało odpowiednią wtyczkę dla robota UiPath, która pozwala w automatyczny sposób zweryfikować dane klienta. Dzięki temu pracownik nie musi wchodzić na stronę WWW z bazą REGON, wpisywać NIP i sprawdzać samodzielnie informacji. Co ciekawe, Mindbox zdecydowała o upublicznieniu tego kodu – dzięki temu obecnie mogą go bezpłatnie wykorzystać wszyscy użytkownicy UiPath.
Projekty robotyzacji rozpoczęły się w maju 2020. W ciągu niespełna pół roku płynnie zautomatyzowane zostały cztery powiązane ze sobą procesy biznesowe. Jak zwykle kluczem do sukcesu okazał się dobra organizacja pracy oraz komunikacja między wszystkimi uczestnikami projektu. Główny developer po stronie Mindbox był w stałym kontakcie z osobą odpowiedzialną za robotyzację procesów w CEDC. Dzięki temu można powiedzieć, że poza drobnymi technicznymi wyzwaniami, projekt przebiegł nadzwyczaj gładko. Oczywiście znaczenie miało także dobre przygotowanie klienta do projektu, co zapewniło bardzo szybki start projektu robotyzacji.
Korzyści: przyspieszenie dla organizacji, możliwość skupienia się na bardziej wartościowych zadaniach – dla pracowników
Automatyzacja czterech procesów pozwoliła zaoszczędzić czas, który pracownicy poświęcali na czynności rutynowe i wrażliwe na błędy Dzięki temu pracownicy mogą teraz skoncentrować się na bardziej wartościowych z punktu widzenia biznesu czynnościach. Przed wdrożeniem robotów UiPath jeden z pracowników odpowiedzialnych za obszar Master Data odchodził z pracy. Dzięki automatyzacji nie było konieczne zapewnienie dla niej zastępstwa, a dodatkowo kolejny pracownik mógł objąć zupełnie nowe obowiązki.
Roboty sprawiły, że okresowe wzrosty obciążenia nie są już wyzwaniem. Przed wdrożeniem robotów, obsłużenie miesięcznej porcji nowych wniosków zajmowało zbyt wiele czasu. Dzisiaj robot, który reaguje na pojawienie się nowego wniosku w ciągu kilku minut obsługuje je wszystkie w jeden dzień. Zaledwie 5% przypadków wymaga dodatkowej weryfikacji przez człowieka. Przy tym realizacja tego procesu jest niezależna od planowanej i nieplanowanej nieobecności pracowników. To przekłada się na zwiększenie ciągłości działania biznesu.
„Roboty pozwoliły także wyeliminować błędy. Podniesienie jakości danych obsługiwanych przez roboty przełożył się na wzrost efektywności pracy ludzi. Wyższy poziom poprawności danych to jednocześnie fundament, który otworzył drogę do kolejnych działań transformacyjnych.”
„Zwykle procesy automatyzuje się, żeby jak najszybciej odciążyć pracowników, którzy mając więcej czasu mogą skupić się na optymalizacji. Robotyzacja czasem zapewnia możliwość spojrzenia na procesy z góry, zyskanie lepszej perspektywy, która zwiększa efektywność podejmowanych działań. Niemniej robotyzacja prowadzona w oparciu o dane wysokiej jakości pozwala na dodatkowe przyspieszenie automatyzowanych procesów i osiągniecie większych korzyści. Tak naprawdę obydwie strategie są dobre – roboty mogą pojawić się w dowolnym momencie i dostarczyć wartość biznesową” - Jakub Bugdoll, Intelligent Process Automation Developer.
Robotyzacja czterech procesów dodatkowo uruchomiła małą rewolucję w firmie. Mindbox zorganizował warsztaty dla przedstawicieli innych działów CEDC, który celem jest typowanie kolejnych procesów do robotyzacji.
Jak widać wspierana przez Mindbox podróż transformacyjna CEDC z wykorzystaniem robotów UiPath nabiera tempa.