Jak inteligentnie i efektywnie skalować program automatyzacji RPA
Danone we współpracy z Mindbox konsekwentnie zaplanował i rozwija program inteligentnej automatyzacji z wykorzystaniem narzędzi Robotic Process Automatomation firmy UiPath. Teraz uruchomiony został projekt Citizen Development, w ramach którego 70 pracowników działów biznesowych z europejskich oddziałów Danone weźmie udział w szkoleniu, które pozwoli im samodzielnie projektować, budować i uruchamiać roboty RPA.
Danone to globalna firma oferująca produkty wspierające dobre odżywianie i dobre samopoczucie klientów w ponad 120 krajach na pięciu kontynentach. Misją Danone jest „dostarczenie zdrowia poprzez żywność jak największej liczbie ludzi”.
W Polsce pierwsze importowane produkty Danone pojawiły się już w 1990 roku, a już dwa lata później firma uruchomiła tu produkcję. Dziś grupa Danone w Polsce to ponad 3 tys. osób pracujących w dwóch biurach – Warszawie i Cięcinie – oraz siedmiu zakładach produkcyjnych zlokalizowanych głównie na południu kraju, z których jednym jest Fabryka Nutricia w Opolu.
Historia programu automatyzacji RPA w Danone sięga 2019 r. Firma zdecydowała wówczas, że będzie działać w tym obszarze w sposób przemyślany, bez nadmiernego pośpiechu, z założeniem celne wyszukiwania tych miejsc, które warto zautomatyzować. Zaczęło się od budowania fundamentów, czyli warsztatów, które koncentrowały się wokół tego czym jest automatyzacja, jakie jest do niej optymalne podejście, a także jak selekcjonować procesy nadające się idealnie do automatyzacji.
Podczas warsztatów eksperci Mindbox pokazywali różnym zespołom w lokalnych organizacjach co można osiągnąć przy pomocy robotów programowych, a jednocześnie osiągniecie czego będzie trudne lub wręcz niemożliwe. Warsztaty były organizowane w oddziałach w Polsce oraz krajach zachodnich. Początkowo koncentrowały się głównie na łańcuchu dostaw oraz zagadnieniach związanych z zarządzaniem magazynami.
„Warsztaty stanowiły impuls do uruchomienia pierwszych projektów pilotowych. Zgodnie ze sprawdzoną strategią najpierw skupiliśmy się na tzw. nisko wiszących owocach, czyli procesach, które można było zautomatyzować szybko, prosto i tanio a zapewniało to znakomite efekty biznesowe. Takie podejście miało zapewnić nie tylko odpowiednią wartość i błyskawiczny zwrot z inwestycji, ale także promować automatyzację wewnątrz organizacji. Chodziło o pokazanie wszystkim, że opłaca się wdrażać roboty, bo łatwo osiągnąć sukces a efekty są niesamowite” – mówi przedstawiciel Danone.
Dosłownie w ciągu kilku tygodni od przeprowadzenia warsztatów w Danone zaczęły działać pierwsze roboty programowe.
Na bazie tych pierwszych wdrożeń prowadzone były kolejne, szerzej zakrojone szkolenia wewnętrzne. Przedstawicielom różnych jednostek biznesowych pokazywane były przykłady, osiągnięte efekty a także wyzwania, z jakimi trzeba było się zmierzyć.
To był moment, w którym w Danone zaczęły powstawać pierwsze wewnętrzne zespoły mające samodzielnie a także we współpracy z ekspertami Mindbox rozwijać program automatyzacji, skalować i wdrażać kolejne roboty.
„Organizacja automatyzacji w Danone w skali Europy ma charakter hybrydowy. Centrala organizacji zarządza wszystkimi licencjami na oprogramowanie UiPath, jednak regionalne zespoły samodzielnie podejmują decyzje, które procesy i jak automatyzują. Taka struktura sprzyjała powstawaniu początkowo niewielkich zespołów w oddziałach operujących na ternie krajów europejskich. Te zespoły były w stanie już całkiem sporo osiągnąć samodzielnie, jednak cały czas korzystaliśmy ze wsparcia firmy Mindbox, której specjaliści wspierali nas i realizowali bardziej zaawansowane projekty automatyzacji” – mówi [przedstawiciel Danone].
W ten sposób korporacja w ciągu trzech lat dotarła do momentu, w którym uruchomionych zostało ponad 100 robotów a lista procesów – potencjalnych kandydatów liczy 500 pozycji. W organizacji istnieje duża świadomość biznesowa i technologiczna w odniesieniu do RPA i dlatego zdecydowano o wykonaniu kolejnego kroku i zwiększeniu skali całego przedsięwzięcia. Zapadła decyzja o uruchomieniu programu Citizen Development, którego celem jest demokratyzacja wykorzystania technologii UiPatch w Danone. W programie ma wziąć 70 pracowników działów biznesowych z różnych oddziałów europejskich. Podczas szkoleń będą uczyć się m.in. obsługiwać narzędzia UiPath umożliwiające budowanie robotów bez znajomości kodowania.
„Tak duża liczba uczestników szkolenia to efekt szeroko zakrojonych działań edukacyjnych podjętych trzy lata temu. Firma szczegółowo zaplanowała program automatyzacji i realizuje go. My wspieramy całe przedsięwzięcie zarówno od strony technicznej jak również odpowiadamy za transfer wiedzy. W ten sposób pomagamy budować wewnętrzne zespoły, które mogą czerpać z naszej wiedzy pochodzącej z wielu innych projektów – byłoby to bardzo trudne do osiągnięcia dla firmy, która nie specjalizuje się we wdrożeniach RPA” – mówi Konrad Jakubiec, przedstawiciel Mindbox.
W ten sposób firma cały czas będzie konsekwentnie budować i rozwijać swoje kompetencje, ale robi to ze wsparciem partnera, który przyspiesza wdrażanie projektów, pomaga unikać czasochłonnych i czasem kosztownych błędów, a także odpowiada za bardziej zaawansowane technicznie projekty.