Zarządzanie zespołem IT w różnych strefach czasowych
W tym artykule dowiesz się:
- Dlaczego różne strefy czasowe są wyzwaniem dla efektywnej pracy zespołu
- Jakie aplikacje i metody działania sprawdzą się w rozproszonym zespole
- Jak zadbać o dobrą pracę zespołu rozproszonego
- Jak kształtuje się przyszłość pracy zdalnej
Zarządzanie zespołem IT zajmuje czas, więc musi odbywać się tak, by marnować go jak najmniej. Jak jednak planować czas pracy, gdy członkowie zespołu pracują w różnych strefach czasowych? Warto poświęcić chwilę temu zagadnieniu, ponieważ właściwe zaplanowanie działań może przyczynić się do znacznej oszczędności czasu.
Kluczowe wyzwania w zarządzaniu rozproszonym zespołem
Czas jest najcenniejszym zasobem każdego człowieka i każdej firmy, ale w przeciwieństwie do innych zasobów nie da się go odzyskać – można tylko minimalizować jego zużycie. Jest też zasobem bardzo specyficznym, co ujawnia się w zarządzaniu rozproszonym zespołem. O ile w Polsce nie stanowi to problemu, ponieważ cały kraj leży w obrębie jednej strefy czasowej, może to powodować trudności w przypadku pracy z klientem z USA, gdzie współistnieje sześć stref czasowych.
Gdy zespół jest rozproszony po świecie, problemów robi się więcej. Podstawową trudnością w zarządzaniu zespołem w różnych strefach czasowych jest sam czas – 9 rano w Warszawie to 3 w nocy w Nowym Jorku i 16 po południu w Tokio, a do tego trzeba jeszcze dodać kwestie związane z czasem letnim i zimowym, który funkcjonuje w niektórych krajach i strefach czasowych. W takiej sytuacji znalezienie czasu przez wszystkich członków zespołu może być trudne.
Z podstawowej trudności wynikają inne – jedną z nich jest komunikacja. W tym miejscu można zacytować Szekspira – „ktoś nie śpi, żeby spać mógł ktoś”. Gdy członkowie zespołu w Polsce będą zaczynać pracę, ci w Stanach Zjednoczonych będą jeszcze spać, a Australijczycy będą odpalać grille. Poza komunikacją powoduje to problemy z synchronizacją działań.
Do innych trudności związanych z organizacją pracy w różnych strefach czasowych można zaliczyć potencjalnie słabsze relacje między pracownikami, a także mniejszy poziom zaangażowania i motywacji. Istnieje jednak kilka sposobów, żeby rozproszony zespół działał skutecznie pomimo różnic w czasie.
Narzędzia i techniki efektywnej komunikacji i organizacji pracy
Nic nie wskazuje, żeby rozproszone po świecie zespoły IT przestały być codziennością branży, więc firmy muszą poszukiwać sposobów skutecznego zarządzania czasem. Najwięcej zależy od wdrożenia sposobów komunikacji dostosowanych do specyfiki rozsianych po świecie pracowników. Dobrze jest postawić na e-maile, komunikatory tekstowe i wiadomości głosowe dostępne w funkcjach Slacka, Microsoft Teams czy Discorda.
Równie ważne jest skuteczne zarządzanie projektem. Do tego celu należy stosować nie tylko wyspecjalizowane narzędzie (np. Jirę czy Asanę), ale przede wszystkim trzeba wdrożyć kilka zasad. Jedną z nich jest organizowanie spotkań w czasie, w którym wszyscy członkowie zespołu są dostępni. Inną jest wyraźne oznaczanie godziny spotkania z zaznaczeniem strefy czasowej, w której przebywa organizator. Chociaż wymienione aplikacje mogą to robić automatycznie, dobrze jest też o tym przypomnieć w mailu.
Poza stand-upami projektowymi warto też raz na jakiś czas przeprowadzić sesje team buildingowe, czy po prostu spotkać się w jednym, dogodnym dla wszystkich miejscu. Nie należy też zapominać o budowie kultury przejrzystości – wszyscy członkowie zespołu powinni mieć dostęp do tych samych informacji, a także powinni być na bieżąco z postępami projektu bez względu na strefę czasową, w której przebywają.
Budowanie kultury pracy i zaangażowania na odległość
Chociaż praca zdalna odpowiada wielu osobom (zwłaszcza w branży IT), nie da się ukryć, że pomimo swoich zalet, może ona również negatywnie wpływać na niektóre aspekty działalności firmy – wyróżnić można kulturę pracy i utrzymanie stałego poziomu zaangażowania. Ponieważ team liderzy nie mają bezpośredniego kontaktu z pracownikami w biurze, muszą stosować inne metody, aby stworzyć pozytywną atmosferę.
Komunikacja z zespołem pracującym zdalnie wymaga jeszcze większej transparentności i otwartości niż w przypadku pracy stacjonarnej. Jak wiadomo, gros komunikacji międzyludzkiej odbywa się za pomocą środków niewerbalnych (np. gestów czy mimiki), której odczytanie za pośrednictwem wideokonferencji może być trudne. Nie chodzi jednak tylko o formę komunikacji – pracownicy zdalni muszą mieć taki sam dostęp do informacji, jak stacjonarni.
Budowanie relacji w przypadku pracy zdalnej może być trudne, ale nie jest niemożliwe – można np. wykorzystywać narzędzia do pracy zespołowej, angażować członków zespołu w realizację projektów, a nawet zachęcać, żeby od czasu do czasu zagrali w coś razem. Dobrze jest też organizować regularne spotkania integracyjne, idealnie w miejscu i czasie dopasowanym do możliwości każdej osoby.
Poza wymienionymi metodami należy też zadbać, aby pracownicy zdalni mieli jasno określone cele indywidualne i zespołowe. Zawsze dobrym rozwiązaniem jest nagradzanie za osiągnięcia, najlepiej pieniężnymi premiami lub podwyżkami.
Przyszłość pracy zdalnej – jak zarządzać zespołem IT w zmieniającym się świecie?
Chociaż według analiz Światowego Forum Ekonomicznego praca zdalna przyczynia się do spadków wynagrodzeń, nic nie wskazuje, żeby popularność tego modelu pracy miała spaść. Pewne jest, że świat będzie się zmieniał, a wraz z nim branża IT, ale równie pewnym można być, że pracownicy tego sektora będą mogli dalej cieszyć się dużą mobilnością.
Pytanie, jak zarządzać zespołem IT w różnych strefach czasowych, nie zniknie. Oznacza to, że team liderzy i prezesi firm wciąż będą musieli sobie radzić z szeregiem wyzwań, przy czym zdecydowanie łatwiejsze do rozwiązania wydają się technologiczne, związane z zapewnieniem odpowiednich narzędzi i infrastruktury pracy.
Trudniejsze do rozwiązania mogą być za to kwestie związane z dobrostanem pracowników. Według badania „Social Connection in Remote Work” 55% pracowników zdalnych odczuwało samotność, a 68% uważało, że interakcje społeczne w pracy za ważne. Takie wyniki sprawiają, że zarządzający zespołami będą musieli w przyszłości przywiązywać dużą wagę do zadowolenia pracowników zdalnych i ich relacji z innymi. Czy tak jednak się stanie? Czas pokaże.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Jakie stanowiska w IT są na wymarciu?
B2B a klauzula NDA – czego nie możesz robić?
Jak wyliczyć godziny robocze przy nietypowych zadaniach?
Jak ocenić workload pracownika?