Zarządzanie outsourcowanym zespołem na pracy zdalnej – czego unikać?
W tym artykule dowiesz się:
- Jak zdalne zarządzanie wpływa na zespół
- Jakie są główne wyzwania w zarządzaniu zespołem pracującym zdalnie
- Jakich błędów unikać przy zarządzaniu outsourcowanym zespołem
- Co warto wdrożyć w zarządzanie outsourcowanym zespołem pracującym zdalnie
Branża IT cały czas się zmienia, ale praca zdalna cały czas pozostaje jednym z najpopularniejszych modeli pracy. Równie popularny w sektorze jest outsourcing – jak połączenie pracy zdalnej i outsourcingu wpływa na zarządzanie zespołem?
Efektywne zarządzanie zdalnymi zespołami
55,5% pracowników IT wykonywało swoje obowiązki zdalnie – takie realia branży IT w 2023 roku opisywał raport No Fluff Jobs. I choć firmy coraz rzadziej oferują możliwość tego typu pracy w ogłoszeniach, wciąż jedną z umiejętności przydatnych w tym modelu pracy jest zarządzanie pracą zespołu – ponieważ liderzy na co dzień nie mają fizycznego kontaktu z członkami podlegających im zespołów, muszą odpowiednio podchodzić do organizacji czasu pracy oraz podziału odpowiedzialności i zadań.
Jednym z najważniejszych elementów zarządzania outsourcowanym zespołem jest komunikacja. Brak codziennego kontaktu w biurze wymusza konieczność organizowania regularnych spotkań (np. codziennych stand-upów w często stosowanej w tym modelu pracy metodologii Scrum) oraz ustalenia jasnych zasad dotyczących tego, kiedy i jak komunikować się za pomocą różnych kanałów (mogą to być np. e-maile, komunikatory czy wideokonferencje).
Kolejnym ważnym aspektem jest umiejętne zarządzanie zadaniami – do tego celu można wykorzystywać narzędzia w rodzaju Trello, Asany lub Jiry, ale zdecydowanie ważniejsze jest jasne zdefiniowanie konkretnych celów, terminów i oczekiwań względem każdego członka zespołu.
Zarządzanie zadaniami łączy się z następnym elementem – budowaniem zaufania. Zdalny tryb pracy utrudnia lub uniemożliwia pełną kontrolę nad wykonywaniem zadań przez pracowników, ale nie warto fiksować się na poczuciu kontroli – zapewnienie członkom zespołu autonomii w realizacji zadań i transparentne decyzje i działania mogą sprawić, że zespół będzie pracował równie skutecznie jak pracownicy stacjonarni.
Główne wyzwania zarządzania zdalnym zespołem
Chociaż dowody w postaci raportów pokazują, że pracownicy zdalni mogą być równie wydajni jak stacjonarni, w pracy zdalnej istnieje kilka wyzwań nieznanych w „klasycznym” modelu pracy. Jednym z najłatwiej zauważalnych jest komunikacja – ponieważ w zdalnych zespołach często dominuje komunikacja asynchroniczna (np. e-maile), może to powodować opóźnienia i utrudniać natychmiastowe reakcje.
Czasami problematyczne może być także przydzielenie odpowiedzialności, a członkowie outsourcowanych zespołów muszą wykazywać się większą samodyscypliną i odpowiedzialnością, co w niektórych sytuacjach może być trudne bez nadzoru. Jednocześnie trzeba pamiętać, że praca zdalna może powodować problemy z motywacją np. z powodu zacierania granic między życiem zawodowym a prywatnym, co może prowadzić do wypalenia zawodowego.
Branża IT na tle innych wyróżnia się większą globalizacją, a zespoły złożone z członków rezydujących w różnych krajach nie są w tym sektorze niczym dziwnym. Z tego względu czasami mogą pojawić się problemy z zarządzaniem zespołem w różnych strefach czasowych – gdy zespół pracuje w dwóch czy trzech strefach, wszystko można w miarę łatwo skoordynować, ale gdy kierownik rezyduje w Nowym Jorku, część zespołu w Warszawie, a kolejna w Mumbaju, mogą pojawić się problemy.
Zdalne zespoły mogą mieć też większą tendencję do generowania konfliktów, co może np. wynikać z niejasnych zasad komunikacji. Mogą być one też trudniejsze do rozwiązania w zdalnym środowisku, ponieważ brak bezpośrednich interakcji utrudnia rozpoznanie problemów. Warto też pamiętać, że zdalni pracownicy mogą mieć różne potrzeby i oczekiwania, co wymaga od menedżera elastycznego stylu przywództwa.
Błędy do unikania przy zarządzaniu outsourcowanym zespołem
Jednym z największych błędów, które można popełnić w zarządzaniu rozproszonym zespołem, jest nadmierne zarządzanie czasem i zadaniami – znane jest to jako micromanagement. Choć w kryzysowych sytuacjach może to przynosić pozytywne skutki, mikrozarządzanie na dłuższą metę może być nieefektywnym sposobem organizacji pracy – jeśli pracownicy będą czuć, że cały czas ktoś ich kontroluje i ogranicza ich autonomię, może spaść ich wydajność i zaangażowanie. Z tego powodu dobrze jest dać członkom zespołu wolną rękę tam, gdzie to możliwe i rozliczać ich z efektów, a nie z czasu czy nakładu pracy.
Jak już wspomniano, zarządzanie ludźmi na pracy zdalnej w branży IT wiąże się z pracą z osobami z różnych miejsc świata. Z tego powodu warto wziąć pod uwagę różnice kulturowe, które mogą przejawiać się w stylach pracy, komunikacji i podejściu do rozwiązywania problemów. Trzeba też pamiętać o lokalnych świętach, godzinach pracy czy normach społecznych – ich uwzględnienie w zarządzaniu może pomóc w poprawie wydajności.
Najwięcej błędów można popełnić w zarządzaniu czasem – mowa tutaj nie tylko o różnicach czasowych, ale również o narzucaniu zbyt krótkich terminów bez uwzględnienia ograniczeń zespołu. Także rzadkie lub nieregularne spotkania mogą prowadzić do utraty kontroli nad projektem oraz poczucia izolacji wśród członków zespołu. Warto też dbać o regularny i jak najbardziej pełny feedback, ponieważ nieodciągnięcia w tym obszarze mogą prowadzić do powielania błędów i frustracji w zespole.
Zarządzenie outsourcowanym zespołem wymaga też inwestycji w relacje – traktowanie pracowników zdalnych jedynie jako dostawców, a nie partnerów, może prowadzić do braku zaangażowania. Trzeba też dbać, że zespół outsourcowany czuł się częścią większej całości.
Rady dla menedżerów zdalnych zespołów
Jak dobrze kontrolować pracę zdalną? Firmy IT, które pracują w takich warunkach od co najmniej kilku lat, nauczyły się już, jak skutecznie zarządzać pracą outsourcowanego zespołu. Zrozumiały m.in. że poza kwestiami zarządczymi nie wolno ignorować kwestii finansowych – outsourcing wiąże się z kosztami komunikacji czy koordynacji, więc brak jasnych modeli rozliczeń i struktur kosztów może prowadzić do problemów finansowych i niepotrzebnie zwiększać koszty operacyjne.
Rozproszony zespół powinien też mieć dostęp do odpowiednich narzędzi i technologii – po stronie zleceniodawcy leży zapewnienie, żeby outsourcowani pracownicy mogli korzystać z narzędzi stosowanych w firmie, a także mogli uzyskać wsparcie techniczne, jeśli zajdzie taka potrzeba.
W pracy zdalnej trzeba też odpowiednio motywować zespół – poza regularnym uznawaniem osiągnięć nie tylko dobrym słowem, ale również benefitami finansowymi i pozafinansowymi, dobrze jest organizować spotkania towarzyskie, które pozwalają na budowanie relacji – w miarę możliwości dobrze jest to robić w konkretnej lokalizacji, ale sprawdzą się również spotkania wirtualne.
W pracy zdalnej trzeba dbać również o kwestie organizacyjne i właściwą atmosferę – dobry menedżer zdalnego zespołu powinien stworzyć środowisko, w którym członkowie zespołu czują się komfortowo, dzieląc się opiniami i sugestiami. Powinien być też dostępny i jak najlepiej rozwiązywać problemy, z którymi mogą się spotkać członkowie zespołu.
Inną radą dla menedżerów zdalnych zespołów jest dbałość o zdrowie i dobre samopoczucie pracowników – dobrze jest zachęcać ich do zachowania zdrowej równowagi między pracą a życiem prywatnym, a także ustalić jasne zasady dotyczące przerw i godzin pracy. Równocześnie pracownicy zdalni powinni mieć taki sam dostęp do szkoleń i programów mentoringowych jak pracownicy stacjonarni.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
Jak hybrydowy model pracy jest postrzegany przez prawo?
Jak skutecznie budować zaufanie w zespole?
Wypalenie zawodowe w IT – dlaczego zdarza się tak często?
Outsourcing IT – Jakie ma zalety dla dynamicznie rozwijających się firm?