Automatyzacja workloadu: jak odciążyć zespół techniczny?

W tym artykule dowiesz się:

• Jakie zadania pracowników powtarzają się najczęściej
• Które z rutynowych obowiązków pracowników nadaje się do automatyzacji
• Jaki wpływ ma automatyzacja na workload pracowników 
• Jak wykorzystać zasoby odzyskane dzięki automatyzacji 

Jakie są monotonne czynności pracowników technicznych?

1. Wprowadzanie danych: Ręczne przenoszenie informacji z różnych źródeł (np. papierowych formularzy, e-maili, arkuszy kalkulacyjnych, odczytów z urządzeń pomiarowych) do systemów firmowych, takich jak ERP, CRM czy CMMS.
2. Generowanie raportów: Tworzenie cyklicznych zestawień (np. dziennych raportów produkcyjnych, tygodniowych sprawozdań z awarii, miesięcznych analiz efektywności) poprzez ręczne zbieranie danych z różnych systemów i ich formatowanie w arkuszach kalkulacyjnych.
3. Monitorowanie systemów: Regularne sprawdzanie parametrów pracy urządzeń (np. firmach produkcyjnych mogą to być dane dot. temperatury silników, ciśnienia w instalacjach czy poziomów płynów) w systemie, często wymagające fizycznego obchodu i odczytywania wskaźników.
4. Przetwarzanie dokumentacji: Wypełnianie formularzy (np. kart pracy, protokołów z przeglądów, wniosków o części zamienne) oraz aktualizacja dokumentacji technicznej (np. schematów instalacji, instrukcji obsługi) w systemach zarządzania dokumentacją.
5. Planowanie konserwacji: Tworzenie i aktualizacja harmonogramów rutynowych przeglądów (np. cotygodniowych inspekcji maszyn, kwartalnych przeglądów instalacji elektrycznych) w oparciu o zalecenia producentów i historię awarii.
6. Zarządzanie danymi: Regularna archiwizacja plików projektowych, porządkowanie folderów sieciowych, kategoryzacja dokumentów technicznych w systemach zarządzania wiedzą.
7. Aktualizacje oprogramowania: Instalowanie i konfigurowanie aktualizacji na wielu stanowiskach (np. sterownikach PLC, komputerach przemysłowych, urządzeniach IoT) często wymagające fizycznej obecności przy każdym urządzeniu.
8. Przetwarzanie zamówień: Obsługa standardowych zamówień na części zamienne lub materiały eksploatacyjne, włącznie z weryfikacją stanów magazynowych w systemie ERP i inicjowaniem procesu zakupowego.
9. Synchronizacja danych: Ręczne przenoszenie i uzgadnianie informacji między różnymi systemami w celu zapewnienia spójności danych.

Jakie czynności można zautomatyzować?

• Wprowadzanie danych: RPA może automatycznie pobierać informacje z różnych źródeł (e-maile, arkusze kalkulacyjne, formularze) i wprowadzać je do systemów firmowych, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania.
• Generowanie raportów: System może samodzielnie zbierać dane, przetwarzać je i tworzyć standardowe raporty w określonych odstępach czasowych, oszczędzając godziny pracy manualnej.
• Monitorowanie systemów: RPA może ciągle śledzić kluczowe parametry w systemach firmowych, automatycznie wykrywać odchylenia i generować alerty, zmniejszając potrzebę ciągłego nadzoru przez pracowników.
• Przetwarzanie dokumentacji: Automatyzacja może objąć wypełnianie standardowych formularzy i aktualizację dokumentacji technicznej, redukując czasochłonne zadania administracyjne.
• Obsługa powtarzalnych zapytań: Systemy RPA mogą analizować treść standardowych pytań i automatycznie udzielać odpowiedzi, odciążając pracowników od ciągłego powtarzania tych samych informacji.
• Planowanie konserwacji: RPA może tworzyć i aktualizować harmonogramy przeglądów na podstawie danych o użytkowaniu sprzętu i zaleceń producenta, optymalizując proces planowania.
• Zarządzanie danymi: Automatyczne porządkowanie, kategoryzowanie i archiwizowanie plików i dokumentów może odbywać się w tle, bez angażowania czasu specjalistów.
• Aktualizacje oprogramowania: RPA może zarządzać procesem aktualizacji na wielu urządzeniach, eliminując potrzebę ręcznej instalacji na każdym stanowisku.
• Przetwarzanie zamówień: Automatyzacja może objąć weryfikację stanów magazynowych, inicjowanie procesu zakupowego i śledzenie statusu zamówień, usprawniając cały proces logistyczny.
• Synchronizacja danych: RPA może automatycznie synchronizować informacje między różnymi systemami, zapewniając spójność danych bez ręcznej interwencji.

Jak automatyzacja monotonnych czynności wpłynie na workload pracownika technicznego?

• Redukcji czasu pracy: Aż 38% pracowników uważa, że spędza zbyt dużo czasu na powtarzalnych zadaniach. Dzięki automatyzacji, pracownicy mogą skupić się na bardziej złożonych i kreatywnych aspektach swojej pracy, zamiast zajmować się rutynowymi czynnościami. 
• Zwiększenia produktywności: Automatyzacja procesów może zwiększyć produktywność o 20%, a efektywność pracy nawet o 240%.
• Poprawy jakości pracy: Redukcja błędów dzięki automatyzacji może sięgać 70%, co znacząco wpływa na jakość wykonywanych zadań.
• Lepszego work-life-balance: 76% pracowników wierzy, że automatyzacja mogłaby poprawić ich równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
• Rozwoju nowych umiejętności: Pracownicy techniczni mają szansę na rozwój nowych kompetencji związanych z zarządzaniem zautomatyzowanymi procesami.
• Większej satysfakcji z pracy: 82% pracowników uważa, że automatyzacja poprawi ich wyniki w pracy, co może przełożyć się na większe zadowolenie z wykonywanych obowiązków.
• Oszczędności dla firm: Organizacje mogą oczekiwać oszczędności czasu i kosztów sięgających 50-70%, co może przełożyć się na lepsze warunki pracy i możliwości rozwoju dla pracowników.

Co zrobić z wolnymi mocami przerobowymi pracowników technicznych?

• Rozwój innowacji: Uwolnione moce przerobowe pracowników technicznych można skierować na opracowywanie nowych rozwiązań i usprawnień w procesach. Pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na kreatywne myślenie i eksperymentowanie z nowymi technologiami.
• Pogłębiona analiza danych: Zwiększone moce przerobowe pozwalają na głębszą analizę danych generowanych przez systemy automatyczne. Pracownicy techniczni mogą skupić się na interpretacji wyników i wyciąganiu wartościowych wniosków.
• Doskonalenie umiejętności: Część uwolnionych mocy przerobowych warto przeznaczyć na szkolenia i rozwój kompetencji pracowników. Mogą oni zdobywać nowe umiejętności związane z nowoczesnymi technologiami, co zwiększy ich wartość dla organizacji.
• Poprawa obsługi klienta: Moce przerobowe pracowników technicznych można wykorzystać do poprawy jakości obsługi klienta. Mogą oni poświęcić więcej czasu na rozwiązywanie złożonych problemów klientów i zapewnianie spersonalizowanego wsparcia.
• Optymalizacja procesów: Uwolniony czas pozwala na szukanie rozwiązań w celu ulepszenia działania systemów i ich optymalizacji.
• Współpraca międzydziałowa: Zwiększone moce przerobowe pracowników technicznych umożliwiają im lepszą współpracę z innymi działami. Mogą oni dzielić się swoją wiedzą techniczną i wspierać inne zespoły w rozwiązywaniu problemów.
• Proaktywne zarządzanie ryzykiem: Pracownicy techniczni mogą wykorzystać dodatkowy czas na identyfikację potencjalnych zagrożeń i opracowywanie strategii zapobiegawczych, co zwiększy bezpieczeństwo i stabilność systemów.
• Mentoring i szkolenia wewnętrzne: Doświadczeni pracownicy mogą wykorzystać swoje moce przerobowe na mentoring młodszych kolegów, dzieląc się wiedzą i doświadczeniem.

Podsumowanie