Systemy ERP – kiedy należy myśleć o skalowaniu?
W tym artykule dowiesz się:
- Kiedy należy zacząć myśleć o zmianie oprogramowania ERP
- Jakie są rodzaje skalowalności i czym się różnią
- W jaki sposób sprawdzić skalowalność systemu ERP
- Czy wszystkie systemy ERP są skalowalne
Mimo iż systemy ERP niemal od razu przynoszą korzyści, nie ma pewności, że będą to robić cały czas. Wraz z rozwojem firmy może okazać się, że możliwości starego oprogramowania mogą przestać wystarczać, a to moment, żeby pomyśleć o skalowalności systemu ERP.
Czym jest skalowalność systemu ERP?
Jednym z sygnałów świadczących o potrzebie zmiany oprogramowania ERP jest jego spadająca skalowalność albo – co gorsza – całkowity jej brak. Nie ma nic gorszego dla firmy niż sytuacja, w której dotychczas stosowane systemy przestają funkcjonować lub ich działanie nie przynosi takich efektów jak wtedy, gdy organizacja była mniejsza.
Zanim jednak będzie można przejść do podjęcia decyzji o skalowaniu ERP, warto dowiedzieć się, czym jest sama skalowalność. Pod tym pojęciem kryje się zdolność systemu do dostosowania swojego działania do zmian potrzeb organizacji, co obejmuje możliwość zwiększania (jeśli biznes rośnie) i zmniejszania (jeśli ogranicza działalność) zasobów oraz funkcjonalności w odpowiedzi na wymagania biznesowe. Wyróżnia się następujące rodzaje skalowalności:
- Skalowalność pozioma opisuje zdolność systemu do obsługi zwiększonej liczby użytkowników i operacji poprzez dodawanie więcej serwerów lub instancji.
- Skalowalność pionowa polega na zwiększaniu mocy obliczeniowej istniejącego serwera np. poprzez dodawanie pamięci RAM, procesorów czy przestrzeni dyskowej.
- Skalowalność funkcjonalna dotyczy zdolności systemu do dodawania nowych modułów i funkcji w miarę rosnących potrzeb biznesowych.
- Skalowalność geograficzna odnosi się do zdolności systemu do obsługi wielu lokalizacji i oddziałów firmy.
Może się wydawać, że znajomość rodzajów skalowalności jest wiedzą czysto teoretyczną, ale nic bardziej mylnego – dzięki nim można w prosty i szybki sposób określić zakres działań niezbędnych, aby system ERP funkcjonował w zgodzie z nowymi warunkami biznesowymi.
Kiedy powinniśmy myśleć nad skalowaniem systemu ERP?
Pracując z systemem ERP, trzeba myśleć nie tylko o tym, jak migrować go do chmury (co ma znaczenie w rozwoju biznesowym), ale również, jak skalować go w zgodzie z potrzebami firmy oraz naturalnym tempem jej ewolucji. Choć decyzja o skalowaniu ERP zależy od indywidualnych czynników danej firmy i jej specyfiki, istnieje kilka sytuacji, w których warto zacząć to rozważać.
Najbardziej naturalną sytuacją, w której ujawnia się potrzeba skalowalności systemu ERP, jest wzrost firmy – gdy zwiększa się liczba użytkowników, klientów i operacji, pojawia się potrzeba, żeby ERP było w stanie obsłużyć rosnącą liczbę danych bez utraty wydajności. Wzrost może też wiązać się z cyfrową transformacją i automatyzacją procesów biznesowych, np. przez zastosowania sztucznej inteligencji.
Skoro już mowa o procesach biznesowych warto wspomnieć, że częstym powodem skalowania ERP są zmiany tychże. Wprowadzenie nowych produktów czy wejście na nowe rynki – sytuacje te sprawiają, że mogą być potrzebne dodatkowe moduły lub funkcjonalności systemu ERP. Zmiany mogą też ujawnić problemy z wydajnością – gdy obecny system zaczyna działać wolniej, często się zawiesza lub nie jest w stanie sprostać bieżącym obciążeniom, to znak, że wymaga on skalowania.
Na potrzebę skalowalności systemów ERP wpływają też decyzje czysto biznesowe – mowa np. o ekspansji na nowe rynki czy sezonowych zmianach popytu. Konieczność skalowania ERP może też się pojawić w przypadku fuzji lub przejęcia innej firmy – wtedy skalowanie systemu może być niezbędne, aby prawidłowo integrować procesy i dane z nowo pozyskanych jednostek biznesowych.
Jak sprawdzić skalowalność systemu ERP?
Znajomość powodów skalowania ERP to jedna sprawa, ale jak sprawdzić, czy system ERP jest skalowalny? Warto zacząć od analizy wymagań biznesowych i określić, jak może wyglądać przyszły wzrost firmy pod względem liczby użytkowników, transakcji czy procesów biznesowych. Dzięki temu będzie można zidentyfikować funkcjonalności, które mogą być potrzebne w przyszłości.
Kolejnym krokiem są testy samego systemu. Testować należy różnorodnie i maksymalnie szeroko. Warto zacząć od testów obciążeniowych, które pozwolą sprawdzić, jak system obsługuje zwiększoną liczbę użytkowników oraz jak działa pod względem czasu odpowiedzi, przepustowości oraz stabilności przy zwiększonym obciążeniu. Następnie można przejść do testów wydajnościowych, które analizują m.in. efektywność wykorzystania zasobów i czas reakcji.
Po testach wytrzymałościowych (sprawdzają, jak system działa w warunkach przeciążenia, co jest ważne np. w kontekście bezpieczeństwa danych) i testach elastyczności (sprawdzają, jak system radzi sobie z nowymi modułami) można przejść do oceny architektury systemu, w ramach której bada się, czy technologie używane w systemie wspierają skalowanie.
Skalowalność systemu ERP można też sprawdzić poprzez konsultacje z dostawcą, które pozwolą zrozumieć, jakie są ograniczenia systemu. Mogą być one też początkiem projektu skalowania, ponieważ współpraca z dostawcą ERP nie tylko może przyspieszyć finalizację tego projektu, ale również może być wydajniejsza niż skalowanie na własną rękę.
Co, gdy twój system ERP nie jest skalowalny?
Można założyć, że firma, która pracuje nad rozszerzeniem systemu ERP, żeby poprawić wydajność produkcyjną, sprawdziła, czy jest on rzeczywiście skalowalny, ale wyniki testów okazały się negatywne. Co robić w takiej sytuacji? Dobrym początkiem są konsultacje z dostawcą ERP, ponieważ może się okazać, że aktualizacje lub dodatkowe moduły mogą poprawić skalowalność systemu.
Jeśli to nie pomoże, warto sprawdzić, które elementy systemu powodują problemy ze skalowalnością i jak wpływają na operacje firmy, zarówno krótkoterminowo, jak i długoterminowo. Pozwoli to zidentyfikować miejsca, w których można np. zoptymalizować bazy danych tak, aby obsługiwały większe obciążenia. Rozwiązaniem może też być zwiększenie zasobów sprzętowych, takich jak procesory, pamięć RAM i przestrzeń dyskowa.
Innym sposobem poprawy skalowalności ERP jest migracja do chmury – może to zapewnić elastyczność trudną do osiągnięcia w tradycyjnych rozwiązaniach on-premise. W tym kontekście można rozważyć wdrożenie w modelu SaaS – często zapewnia to lepszą skalowalność systemu ERP i mniejsze koszty utrzymania.
Kolejnym sposobem pozbycia się problemów ze skalowalnością może być przekształcenie monolitycznego systemu ERP w modułową architekturę mikroserwisów. Poza rozwiązaniami technicznymi warto też dbać o kwestie organizacyjne, np. poszukać systemu ERP, który lepiej odpowiada na potrzeby skalowalności firmy oraz regularnie szkolić zespół IT w zakresie najlepszych praktyk związanych z zarządzaniem tego typu oprogramowaniem.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Cyfrowy pracownik – czym różni się od bota oraz jakie jest jego znaczenie w rewolucji technologicznej?
Jak się zmieniły wymagania stawiane systemom ERP po doświadczeniu pandemii?
ERP dla produkcji – na co zwrócić uwagę wybierając system do zarządzania produkcją dla przedsiębiorstw produkcyjnych?
ERP onboarding — najgorsze błędy, jakie można popełnić przy wdrażaniu