W tym artykule dowiesz się:
- Na czym polega skalowanie w dół i kiedy się je stosuje
- Jak wygląda skalowanie w dół przy automatyzacji procesów
- W jaki sposób skalowanie w dół generuje oszczędności
- Jakie są słabe strony skalowania w dół
Osiągnięcie nawet 50% oszczędności w budżecie technologicznym jest możliwe dzięki precyzyjnej strategii obejmującej skalowanie w dół nadmiarowej infrastruktury. Nowoczesna automatyzacja procesów nie polega na bezustannym dokładaniu zasobów, lecz na ich inteligentnej redukcji w odpowiedzi na realne wahania rynkowe. Zamiast akceptować marnotrawstwo w chmurze, menedżerowie mogą wdrożyć procesy, które trwale obniżają koszty IT bez ryzyka obniżenia jakości obsługi klienta. Zrozumienie, kiedy i jak ograniczyć złożoność systemów, to obecnie jedna z najważniejszych kompetencji pozwalająca na skuteczną optymalizację kosztów IT w dużych przedsiębiorstwach.
Dlaczego skaluje się w dół?
Skalowanie w dół staje się konieczne, gdy firma musi dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych, takich jak spadek popytu czy konieczność optymalizacji kosztów.
W kontekście automatyzacji, skalowanie w dół pozwala na efektywne zarządzanie zasobami, uniknięcie nadmiaru aktywnych procesów i dysków, na przykład chmurowych, oraz zmniejszenie zużycia energii i innych kosztów operacyjnych. Skalowanie infrastruktury w dół jest również istotne, gdy firma chce uniknąć marnotrawstwa i skupić się na najbardziej efektywnych działaniach.
Automatyzacja wzmacnia biznes i dobrze w nią inwestować, jednak inteligentne zarządzanie zasobami polega także na regularnych audytach i analizach zasobów – nie ma sensu utrzymywanie czegoś, co de facto nie jest wykorzystywane, a generuje koszty dla organizacji.
Jak skalowanie w dół działa w przypadku automatyzacji?
Skalowanie automatyzacji w dół polega na zmniejszeniu zakresu lub intensywności automatyzowanych procesów, co pozwala na lepsze dostosowanie się do bieżących potrzeb biznesowych.
Organizacja może zdecydować się na ograniczenie automatyzacji w obszarach o mniejszej rentowności lub tam, gdzie interakcja ludzka przynosi lepsze rezultaty – na przykład w kontakcie z klientem. Efektywne skalowanie automatyzacji w dół może również obejmować redukcję liczby serwerów czy innych zasobów IT, co prowadzi do obniżenia kosztów operacyjnych.
To niektóre ze zautomatyzowanych procesów, które możemy skalować w dół:
- redukcja liczby zautomatyzowanych kampanii marketingowych, które generują spore koszty,
- zmniejszenie zakresu automatyzacji w obsłudze klienta – ograniczenie liczby chatbotów lub automatycznych mailingów na rzecz spersonalizowanej obsługi, często przynoszącej więcej korzyści,
- zarządzanie skalowalnością chmury, na przykład redukcja wykorzystywanych maszyn wirtualnych lub zasobów obliczeniowych, co może przynieść naprawdę spore oszczędności,
- ograniczenie zautomatyzowanego raportowania, czyli ograniczenie częstotliwości lub zakresu raportów, co oszczędza zasoby informatyczne oraz zmniejsza obciążenie infrastruktury, jednak zabiera nam również jakąś część informacji o firmie opartych na danych.
Pamiętajmy, że skalowanie takich procesów w dół może przynieść oszczędności i odciążyć infrastrukturę, jednak niektóre z nich są dla firmy bardzo istotne – niezbędne jest więc przeprowadzenie szczegółowej analizy tego, co faktycznie nie jest potrzebne i może z powodzeniem zostać wyłączone lub ograniczone.
Obecnie zaawansowane roboty RPA i inne inteligentne metody wykorzystywania technologii cyfrowej do automatyzacji, na przykład kompleksowa metoda Digital Process Automation (DPA), pozwalają na efektywne skalowanie w dół i w górę w zależności od dynamicznie zmieniających się potrzeb klienta. Technologie te zakładają od początku, że takie zmiany mogą być potrzebne, dlatego są one od razu ujęte w projekcie i możliwe do szybkiego wdrożenia.
Jak przekłada się to na oszczędności?
Skalowanie automatyzacji w dół może prowadzić do znaczących oszczędności, zarówno w krótkim, jak i długim terminie. Redukcja i zmniejszenie złożoności systemów czy zasobów chmury pozwala na obniżenie kosztów infrastruktury, takich jak serwery, oprogramowanie czy zużycie energii.
Taki ruch może przynieść nam nawet kilkadziesiąt procent oszczędności, tak jak w przypadku case study, gdzie optymalizacja kosztów maszyn i procesów AWSowych przyniosła klientowi 50% oszczędności. Ponadto, efektywne skalowanie może ograniczyć wydatki związane z utrzymaniem i rozwojem systemów, co przekłada się na większą elastyczność finansową i zdolność do reagowania na zmieniające się warunki rynkowe.
Minusy skalowania w dół
Mimo licznych zalet, skalowanie w dół ma również swoje wady. Redukcja zakresu automatyzacji może prowadzić do obniżenia efektywności operacyjnej, zwłaszcza jeśli nie jest przeprowadzona z należytą starannością. Co więcej, zbyt agresywne skalowanie w dół może wpłynąć na jakość obsługi klienta, jeśli zautomatyzowane procesy zostaną zredukowane w obszarach, gdzie są kluczowe dla zapewnienia satysfakcji klientów. Możemy także stracić wiele cennych danych i informacji opartych na danych, jeśli zbyt pochopnie ograniczymy automatyczne raportowanie.
Podkreślimy to jeszcze raz – skalowanie czy to w dół, czy w górę, żeby było skuteczne i przyniosło zamierzony skutek, powinno być przeprowadzone po analizie naszych istniejących procesów oraz celów i potrzeb biznesowych. Jeśli masz wątpliwości, napisz do nas – nasi eksperci chętnie pomogą dostosować automatyzację do Twoich potrzeb.
