RPA w zarządzaniu – jakie obszary możesz ulepszyć?
W tym artykule dowiesz się:
- Co można zautomatyzować w procesie planowania projektów
- Czy można zautomatyzować zarządzanie zespołem
- W jaki sposób RPA wspiera optymalizację procesów biznesowych
- Czy robotyzacja może wspierać raportowanie i analizy
Zarządzanie firmą to nieustanne balansowanie między strategią a codziennymi operacjami, ale RPA otwiera nowe możliwości prowadzenia biznesu. Jakie obszary zarządzania możesz usprawnić dzięki tej technologii?
Automatyzacja planowania projektów
Menedżerowie, zastanawiając się, co mogą zautomatyzować w przedsiębiorstwach przy pomocy RPA, niejednokrotnie decydują się na wykorzystanie możliwości automatyzacji w planowaniu projektów. Główny powód jest prosty – RPA może usprawnić procesy związane z planowaniem pracy i zarządzaniem zasobami, czyli dwoma podstawowymi elementami pracy kadry zarządzającej.
Jak jednak w szczegółach wygląda wykorzystanie RPA w zarządzaniu? Weźmy, chociażby, tworzenie harmonogramów – boty RPA mogą przetwarzać dane z różnych źródeł, takich jak systemy ERP, CRM czy platformy w rodzaju Jiry i na podstawie pozyskanych z nich danych tworzyć harmonogramy uwzględniające kwestie personelu (np. kalendarze pracowników, plan urlopów) i zasoby materiałowe (np. dostępność sprzętu).
Innym przykładem może być wykorzystanie robotów RPA do analizy obciążeń pracowników w czasie rzeczywistym. Dzięki niej boty mogą wspierać – lub wręcz wyręczać – menedżerów w przypisywaniu zadania na podstawie kompetencji, dostępności i priorytetów projektu. Mogą także pomóc w usprawnieniu procesu komunikacji w przypadku zmian, np. automatycznie aktualizować przypisania w Asanie.
Warto też podkreślić, że RPA może zbierać dane z wielu źródeł w czasie rzeczywistym i na ich bazie tworzyć raporty obrazujące stopnień realizacji założonych celów i wskaźników KPI. Może też wykorzystywać te dane w połączeniu z danymi historycznymi do identyfikacji wzorców i anomalii w procesach planowania, sugerując działania korygujące.
Usprawnienie zarządzania zespołami
W kontekście zarządzania zespołami automatyzacja to nie tylko samoczynne przypisywanie zadań do odpowiednich członków zespołu na podstawie ich obciążenia, kompetencji oraz terminów realizacji. Roboty, choć brzmi to nieoczywiście na początku, mogą usprawnić też komunikację wewnętrzną. Przyjrzymy się np. automatycznej wysyłce powiadomień o nowych zadaniach – dzięki automatyzacji tego procesu zespoły są informowane na bieżąco, a to zmniejsza ryzyko nieporozumień i opóźnień wynikających z braku jasnych instrukcji.
Z kolei automatyzacja procesów HR (np. śledzenie obecności czy zarządzanie urlopami) pozwala szybciej reagować na zmiany w składzie zespołu. Jest to szczególnie ważne w branżach, w których projektowy charakter pracy wymaga elastycznego zarządzania zasobami. Połączenie tego rodzaju systemów z RPA pozwala automatycznie aktualizować statusy zespołów, uwzględniając takie zmienne jak urlopy czy choroby, co przekłada się na optymalną organizację pracy.
Technologie RPA w HR pomagają też w ocenie wydajności zespołów. Roboty mogą generować raporty na podstawie zebranych danych, co oszczędza czas menedżerów, którzy dzięki temu mogą skupić się na bardziej strategicznych działaniach, takich jak podejmowanie decyzji o rozwoju zespołu czy wprowadzanie optymalizacji w procesach.
RPA sprawdzi się szczególnie w zarządzaniu projektami o dużej skali w takich branżach jak IT, produkcja, czy finanse, gdzie precyzyjne zarządzanie zespołami jest niezbędne dla powodzenia projektów.
Optymalizacja procesów decyzyjnych
Nie myśli się o tym od razu, ale powtarzalne zadania związane z gromadzeniem i przetwarzaniem danych są podstawą podejmowania decyzji. Są one czasochłonne i żmudne, więc ich automatyzacja z pomocą RPA może znacząco poprawić jakość i tempo procesu decyzyjnego, jednocześnie minimalizując ryzyko błędów wynikających np. z nieprawidłowego wprowadzenia danych i uproszczając dostęp do najważniejszych informacji.
Boty RPA, dzięki integracji z systemami ERP czy CRM, mogą w czasie rzeczywistym przetwarzać ogromne ilości informacji, tworząc kompleksowe raporty, które stanowią podstawę dla podejmowanych decyzji. Menedżerowie projektów nie muszą już ręcznie zbierać danych z różnych źródeł, co pozwala im skoncentrować się na opracowywaniu strategii.
Realnym przykładem implementacji RPA w procesach decyzyjnych jest zastosowanie tego rozwiązania w branży finansowej. Banki i instytucje finansowe coraz częściej korzystają z robotów do automatycznego analizowania danych rynkowych, historii kredytowej klientów czy zmian w regulacjach prawnych. Dzięki temu podejmowanie decyzji dotyczących kredytów, inwestycji czy ryzyka staje się szybsze i bardziej precyzyjne.
Z kolei w branży IT RPA może wspierać decyzje związane z alokowaniem zasobów do projektów programistycznych, przydzielając programistów do zadań na podstawie ich umiejętności, doświadczenia oraz dostępności.
Robotyzacja raportowania i analiz
Gromadzenie i przetwarzanie danych ma też znaczenie w kontekście raportowania i analityki. W szczególności w obszarze zarządzania projektami automatyzacja tych procesów pozwala na uzyskanie szybszych, bardziej rzetelnych i szczegółowych analiz, a to ma niebagatelne znaczenie dla działalności firmy.
Roboty RPA mogą nie tylko samoczynnie zbierać dane – mogą też automatycznie generować raporty w wybranym formacie, np. w formie arkuszy Excel, plików PDF, raportów w systemach BI (Business Intelligence) czy prezentacji w PowerPoint. Możliwość tworzenia raportów na żądanie lub zgodnie z ustalonym harmonogramem daje ciągły dostęp do aktualnych informacji, a to jest ważne w projektach o dużej skali, w których dynamika zmian wymaga stałego monitorowania.
Zamiast czekać na ręczne opracowanie analiz przez zespół analityków, owi analitycy mogą wykorzystać roboty RPA do przetwarzania danych, zaawansowanych obliczeń czy generowania wniosków. W projekcie budowlanym RPA może m.in. analizować dane dotyczące postępów w pracy, zużycia materiałów oraz obciążenia roboczego, a następnie przedstawiać rekomendacje dotyczące optymalizacji harmonogramu czy alokacji zasobów.
Dzięki zastosowaniu robotów do analizy danych organizacje mogą wykorzystywać bardziej zaawansowane techniki, takie jak analiza predykcyjna. Roboty RPA mogą przetwarzać dane z poprzednich projektów, analizować wzorce i na tej podstawie przewidywać możliwe ryzyka, a menedżerowie mogą lepiej planować działania i podejmować decyzje na podstawie prognoz, co poprawia efektywność zarządzania projektami.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
Robotyzacja dla początkujących. Jak zacząć wdrożenie w organizacji – starter pack
Robotyzacja a automatyzacja: jakie są główne różnice i w co warto inwestować?
Robotyzacja w HR – jakie procesy w dziale HR można zrobotyzować?
Total Cost of Automation (TCA) – na jakie całkowite koszty automatyzacji i robotyzacji należy się przygotować?