RPA w compliance – automatyzacja w służbie minimalizacji ryzyka
W tym artykule dowiesz się:
- Jak działa RPA w kontekście procesów związanych z compilance
- W jaki sposób RPA znajdzie swoje zastosowanie w audytach i zarządzaniu ryzykiem
- Dlaczego automatyzacja skutecznie zmniejsza ryzyko w obszarze compilance
- Jak wygląda zastosowanie RPA w compilance w praktyce
Utrzymanie zgodności z przepisami to jedno z największych wyzwań współczesnych organizacji, ale może ono stać się prostsze dzięki RPA. Jak dzięki tej technologii firmy mogą skuteczniej zarządzać ryzykiem, minimalizować błędy i uniknąć kosztownych konsekwencji związanych z naruszeniami?
Czym jest RPA i dlaczego jest kluczowe dla zarządzania compliance?
W ramach RPA (skrót od Robotic Process Automation, czyli zrobotyzowanej automatyzacji procesów) boty oparte na algorytmach sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym mogą m.in. przetwarzać dane, wprowadzać informacje do systemów czy generować raporty przy minimalnym udziale człowieka. RPA w praktyce umożliwia automatyzację procesów wymagających wysokiej precyzji, powtarzalności i czasu.
Swoje zalety ujawnia RPA w compliance, czyli zapewnianiu zgodności z przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami organizacji. Compliance wymaga skrupulatnego przestrzegania norm prawnych, regulacji branżowych oraz wewnętrznych procedur, których naruszenie może skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Z tego powodu coraz więcej organizacji – według raportu Accenture aż 93% organizacji – decyduje się zautomatyzować procesy compliance przy pomocy m.in. RPA i innych nowych technologii, takich jak Internet Rzeczy czy samouczące się systemy.
RPA wspiera zarządzanie compliance na wielu poziomach. Przede wszystkim automatyzacja procesów związanych z weryfikacją danych czy raportowaniem znacząco zmniejsza ryzyko popełnienia błędów ludzkich, które mogą prowadzić do naruszenia przepisów prawnych. W obszarze zarządzania danymi osobowymi (w szczególności w kontekście RODO) boty RPA mogą automatycznie przetwarzać i archiwizować dane zgodnie z określonymi standardami ochrony prywatności.
Boty mogą też rejestrować każde wykonane zadanie i gromadzić szczegółowe logi, co jest niezbędne w przypadku audytów. Organizacja dzięki temu zyskuje pewność, że wszystkie wymagane procedury zostały wykonane zgodnie z obowiązującymi standardami, a wszelkie odstępstwa są natychmiastowo wykrywane i dokumentowane.
Jak automatyzacja procesów minimalizuje ryzyko w obszarze compliance?
Działania compliance wymagają rygorystycznego przestrzegania zarówno regulacji prawnych, jak i wewnętrznych procedur organizacyjnych, więc w tym kontekście automatyzacja staje się jednym z fundamentalnych narzędzi w zarządzaniu ryzykiem i eliminowaniu błędów. W kontekście compliance nawet niewielka pomyłka może prowadzić do poważnych konsekwencji, zwłaszcza w obszarze finansów, ochrony danych osobowych czy zgodności z regulacjami branżowymi.
Jak zatem boty RPA pomagają unikać problemów w compliance? Otóż programuje się je do wykonywania ściśle określonych zadań w powtarzalny sposób. Można to wyjaśnić na przykładzie audytów wewnętrznych. W tradycyjnym podejściu prowadzą je pracownicy, którzy z powodu zmęczenia czy nieuwagi, mogą np. niewłaściwie przypisać odpowiedzialności. W podejściu zautomatyzowanym systemy mogą samodzielnie śledzić zmiany w regulacjach prawnych i wprowadzać niezbędne korekty w procesach organizacyjnych, zapewniając, że organizacja pozostaje na bieżąco z obowiązującymi przepisami.
Automatyzacja procesów compliance zwiększa też ich transparentność. Dzięki ścisłemu rejestrowaniu wszystkich działań botów organizacje mogą łatwo dokumentować swoje działania w logach systemowych i mieć do nich łatwy wgląd w przypadku kontroli lub zapytań ze strony instytucji regulacyjnych.
W obszarze compliance ważna jest zgodność z ustalonymi procedurami i regulacjami, co wymusza zachowanie spójności w realizacji zadań. W tym kontekście RPA może działać zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi algorytmami, a to eliminuje ryzyko, że różni pracownicy będą podejmować różne decyzje w podobnych przypadkach.
Kluczowe zastosowania RPA w audytach i zarządzaniu ryzykiem prawnym
Zależności między automatyzacją a minimalizacją ryzyka można wyjaśnić na przykładzie audytów. Automatyzacja zbierania i weryfikacji danych za pomocą botów RPA przyspiesza cały proces, jednocześnie zapewniając jego zgodność z wymaganiami regulatorów i standardami branżowymi. W audycie finansowym boty RPA mogą np. automatycznie weryfikować faktury i sprawdzać zgodność z politykami firmy lub regulacjami branżowymi, co zwiększa efektywność procesu, a audytorom daje więcej czasu na analizę wyników.
RPA również wspiera audyty zgodności. W tym kontekście boty mogą automatycznie zbierać dane o działaniach organizacji i analizować ich zgodności z przepisami. Dzięki temu można szybko wykrywać potencjalne naruszenia, a organizacja może równie szybko podjąć odpowiednie kroki zaradcze.
Przechowywanie, monitorowanie i egzekwowanie warunków umów to ważne elementy minimalizacji ryzyka prawnego – można je dodatkowo zmniejszyć z pomocą botów RPA. Mogą one np. automatycznie śledzić daty ważności umów i wysyłać odpowiednim osobom przypomnienia o przedłużeniu kontraktów, a także analizować warunki umów pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami.
Warto też podkreślić, że automatyzacja często równa się większemu bezpieczeństwu. Roboty mogą automatycznie sprawdzać, czy procesy operacyjne są zgodne z procedurami, a także generować raporty dotyczące potencjalnych zagrożeń. Pozwala to organizacjom minimalizować ryzyko związane z niezgodnymi działaniami operacyjnymi.
Przykłady zastosowania RPA w compliance
Poza oczywistym zastosowaniem RPA do zapewniania zgodności z regulacjami dotyczącymi ochrony prywatności, zrobotyzowaną automatyzację procesów można też wykorzystać do automatyzacji działań związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (znane jest też to pod skrótem AML – Anti-Money Laundering). W tym wypadku boty mogą monitorować transakcje finansowe w czasie rzeczywistym, porównując je z wcześniej ustalonymi wzorcami, co ułatwia wykrywanie transakcji, które mogą budzić wątpliwości pod kątem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
RPA czasami wykorzystuje się też do monitorowania regulacji w wielu branżach, w tym w sektorze finansowym, ochronie środowiska czy przemyśle farmaceutycznym. Prawa w tych obszarach często ulegają zmianom, które wymagają szybkiego dostosowania procedur organizacyjnych. Boty mogą skanować strony internetowe organów regulacyjnych w celu wychwycenia zmian w przepisach, po czym mogą automatycznie generować raporty o nowych regulacjach, co ułatwia ich wdrożenie w środowisku pracy.
RPA pomaga też w procesach związanych z raportowaniem compliance, zwłaszcza w sektorach, w których organizacje muszą regularnie przekazywać raporty do organów nadzorujących. Przykładem może być automatyzacja procesów związanych z przygotowywaniem raportów o zgodności z przepisami finansowymi lub podatkowymi. W tym wypadku boty mogą zbierać dane, analizować je zgodnie z wymaganiami przepisów prawa, a następnie generować gotowe raporty, które mogą być wysyłane do odpowiednich organów w ustalonych terminach.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
RPA dla bankowości – jakie obszary możesz ulepszyć?
Automatyzacja specjalistycznych oraz skomplikowanych procesów – ile to zajmuje?
Automatyzacja tworzenia dokumentów – w jakich przypadkach się sprawdzi?
Jak zautomatyzować procesy audytowe w średnich firmach?