RPA dla finansów – jakie obszary możesz ulepszyć?
W tym artykule dowiesz się:
- Jak przebiega proces zautomatyzowanego raportowania finansowego
- W jaki sposób RPA wspiera zarządzanie budżetem
- Dlaczego automatyzacja będzie korzystna przy audytach
- Czy RPA ułatwia analizę rentowności, płynności i wskaźnika zadłużenia
W finansach precyzja to klucz do sukcesu, nie powinno więc dziwić, że coraz więcej firm stosuje RPA, żeby automatyzować powtarzalne procesy, redukować ryzyko błędów i zwiększyć produktywność. Jakie konkretne obszary w finansach można usprawnić dzięki tej technologii?
Automatyzacja raportowania finansowego
RPA (zrobotyzowana automatyzacja procesów) ma mnóstwo zastosowań – od automatyzacji w niszowych branżach po automatyzację procesów biznesowych w międzynarodowych korporacjach. Jednym z przykładów zastosowania tej technologii jest jej wdrożenie w szeroko pojętych finansach (można tu mieć na myśli zarówno branżę, jak i działy finansowe przedsiębiorstw) – jak roboty sprawdzają się w tym kontekście?
Pierwszym przykładem może być automatyzacja raportowania finansowego – zajęcia niezbędnego i częstokroć wymaganego prawem, ale żmudnego, czasochłonnego i podatnego na błędy. Tymczasem wykorzystanie botów programowych może ułatwić pracę analitykom, a także usprawnić przygotowywanie, analizę i prezentację raportów finansowych.
Jednym z najbardziej widocznych usprawnień wynikających z zastosowania RPA w raportowaniu finansowym jest eliminacja manualnych i powtarzalnych zadań, np. wprowadzania danych. W dużych organizacjach, gdzie dane finansowe są przechowywane w różnych systemach ERP w rodzaju SAP czy Oracle, boty RPA mogą integrować dane z różnych źródeł, co sprawia, że opracowanie bilansów czy rachunków zysków i strat staje się nie tylko szybsze, ale również dokładniejsze.
RPA ułatwia także harmonizację i standaryzację danych. W przedsiębiorstwach międzynarodowych, które operują w różnych jurysdykcjach i walutach, konieczność dostosowywania danych do lokalnych standardów rachunkowości może być czasochłonna. Można to usprawnić, wykorzystując boty RPA – mogą one automatycznie przeliczać waluty według aktualnych kursów, a w raportowaniu zgodnym z zasadami IFRS mogą szybko wyszukiwać różnice pomiędzy lokalnymi standardami a wymaganiami międzynarodowymi i automatycznie je poprawiać.
Zarządzanie budżetami i przepływami pieniężnymi
Boty RPA pomagają też w sprawozdawczości finansowej – automatyczne zbieranie danych z różnych źródeł oraz ich konsolidacja w celu stworzenia całościowego obrazu budżetu ułatwia np. przedsiębiorstwom operującym w wielu lokalizacjach agregowanie danych budżetowych z oddziałów, co zapewnia spójność w raportach.
Roboty mogą też śledzić terminy płatności faktur oraz automatycznie przypominać kontrahentom o zbliżających się terminach, co zmniejsza ryzyko opóźnień w płatnościach. Co więcej, mogą integrować się z systemami bankowymi, monitorując w czasie rzeczywistym saldo na rachunkach, co umożliwia bieżącą optymalizację operacji finansowych.
Boty RPA mogą też na bieżąco monitorować wskaźniki ryzyka (np. wskaźnik płynności) i generować alerty w przypadku wykrycia nieprawidłowości lub odchyleń od ustalonych norm. Z kolei w kontekście zarządzania budżetami inwestycyjnymi mogą wspierać ocenę i alokację kapitału – mogą np. automatycznie analizować dane dotyczące kosztów i potencjalnych zwrotów z inwestycji, żeby skuteczniej nadawać priorytety projektom.
Optymalizacja zgodności i audytów
RPA w finansach ma też znaczenie w zapewnianiu zgodności regulacyjnej oraz realizacji audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Mowa tu m.in. o zdolności botów do monitorowania i analizowania dużych wolumenów danych w czasie rzeczywistym. Na przykład w sektorze finansowym, gdzie obowiązują rygorystyczne regulacje w rodzaju Bazylea III czy MiFID II, boty RPA mogą automatycznie gromadzić, weryfikować i przesyłać wymagane dane do organów nadzorczych.
Zastosowanie RPA pozwala też zautomatyzować generowanie raportów po audytach. Co więcej, dzięki zdolności do tworzenia szczegółowych ścieżek audytowych, boty mogą dokumentować każdą operację w transparentny sposób, a to pomaga w identyfikacji i zarządzaniu ryzykiem regulacyjnym. Boty mogą na bieżąco monitorować zmiany w przepisach prawnych oraz automatycznie aktualizować wewnętrzne procedury zgodności.
Warto też podkreślić rolę RPA w wykrywaniu anomalii i nieprawidłowości. Roboty szybciej i wydajniej niż ludzie mogą analizować dane transakcyjne pod kątem nietypowych wzorców, takich jak duże, jednorazowe transakcje lub odstępstwa od ustalonych procedur, i generować alerty dla zespołów audytowych. Ma to znaczenie w e-commerce, gdzie duża liczba transakcji online zwiększa ryzyko oszustw finansowych.
Tradycyjnie zarządzanie audytami wymaga zaangażowania dużej liczby pracowników oraz czasu, ale dzięki automatyzacji można zredukować liczbę godzin pracy wymaganych do realizacji tych zadań, jednocześnie zachowując, a nawet zwiększając ich jakość.
Wspomaganie analiz finansowych
Zastosowanie technologii RPA w budżetowaniu widać również na przykładzie analiz finansowych. W tradycyjnym podejściu proces ten wymagał ręcznego zbierania informacji z wielu platform, ale dzięki automatyzacji boty programowe mogą w krótkim czasie agregować dane. W przedsiębiorstwach o rozbudowanych strukturach operacyjnych roboty mogą automatycznie konsolidować dane finansowe z różnych jednostek biznesowych, co ułatwia ich analizę.
Boty mogą też korzystać z danych historycznych – można wyobrazić sobie firmę zajmującą się handlem detalicznym, która stosuje RPA do przewidywania sezonowych trendów zakupowych, żeby optymalnie alokować zasoby. Firma ta może też zaprogramować roboty tak, by uwzględniały w swoich analizach czynniki zewnętrzne w rodzaju kursów walut, zmian stóp procentowych czy trendów makroekonomicznych, żeby prognozy były precyzyjniejsze.
Automatyzacja wspiera również analizę KPI, takich jak rentowność, płynność czy wskaźnik zadłużenia. Dzięki temu zarząd oraz zespoły analityczne mają dostęp do aktualnych i dokładnych wyników, co umożliwia szybsze reagowanie na pojawiające się wyzwania i szanse. Przykładowo automatyzacja analizy kosztów operacyjnych, pozwala zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji.
Kolejną zaletą zastosowania RPA w analizach finansowych jest zdolność do przeprowadzania wielowymiarowych symulacji finansowych. Boty mogą automatycznie tworzyć scenariusze „co jeśli”, uwzględniając różne zmienne, takie jak zmiana kosztów surowców, poziomu sprzedaży czy wprowadzenie nowych produktów. Jest to bardzo pomocne w ocenie potencjalnych wyników finansowych i minimalizowaniu ryzyk związanych z podejmowaniem decyzji inwestycyjnych.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
Najważniejsze informacje o robotyzacji procesów biznesowych (RPA) dla praktyków I Mindbox
Jak wybrać pierwsze procesy do wdrożenia technologii RPA? Automatyzacja procesów biznesowych w praktyce
Czy robotyzacja w księgowości zwiększa ryzyko błędów?
Automatyzacja fakturowania – dlaczego RPA to przyszłość księgowości?