/ We know how

Prywatność pracownika na służbowym sprzęcie – czego nie robić?


W tym artykule dowiesz się:

  • W jakim stopniu działania na służbowym kompturze mogą być kontrolowane przez pracodawcę
  • Czy pracodawca może mieć wgląd w wiadomości i strony odwiedzane przez pracownika
  • Jak wygląda śledzenie pracownika w świetle prawa i czy jest to legalne
  • Jakie mogą być oznaki tego, że pracodawca śledzi działania pracownika na śłużbowym komputerze

Służbowy laptop to podstawowe narzędzie do pracy zdalnej. Zazwyczaj pracodawca wymaga od nas pracy na sprzęcie dostarczonym przez firmę, a nie zezwala na korzystanie w tym celu z laptopów prywatnych. Naturalnie powstaje pytanie, dlaczego i czego zatem pracownik na służbowym sprzęcie nie powinien robić? Jak ma się do tego kwestia prywatności pracownika? Po odpowiedzi zapraszamy do naszego artykułu.

 

 

Co pracownik może robić na służbowym komputerze?

 

Nie będzie niczym zaskakującym stwierdzenie, że pracodawca oczekuje iż pracownik będzie korzystać ze służbowego komputera… do pracy. I najlepiej jeśli tylko do tego ograniczymy nasze działania na takim sprzęcie. Taki jest bowiem podstawowy cel udostępnienia komputerów pracownikom. Dla pracodawców to jedyny sposób by zagwarantować pracę w zgodzie z wymogami bezpieczeństwa oraz regulacjami prawnymi (takimi jak na przykład RODO). Z tego też powodu pracodawcy zabraniają korzystania z programów typu peer-to-peer takich jak torrenty. Przyczyny legalno-prawne powodują, że to, co pracownik może robić na służbowym komputerze jest mocno ograniczane przez pracodawcę i powinniśmy tych zaleceń przestrzegać.

Praca zdalna w obszarze IT jest już normą i niczym niezwykłym, a od czasów pandemii wiele innych firm przestawiło się na tryb pracy zdalnej bądź hybrydowej. Chociaż granice między życiem osobistym a pracą stały się nieco zamazane od tego czasu, to na sprzęcie służbowym warto unikać odwiedzania stron internetowych, pobierania plików czy wysyłania maili niezwiązanych z zadaniami naszej pracy, ponieważ pracodawcy często kontrolują poczynania swoich pracowników.

Oczywiście istnieją też pewne szare strefy, w których aktywności choć nie są bezpośrednio związane z pracą mogą tę pracę wspierać i przez to nie są blokowane czy piętnowane przez pracodawcę, jak na przykład słuchanie muzyki pomagającej utrzymać skupienie. W naszym artykule z 2021 roku podpowiadamy jakie programy mogą wspomagać organizację i komunikację pracy zdalnej, jednak przed ich instalacją warto upewnić się, że korzystanie z nich nie jest sprzeczne z polityką prywatności w danej firmie.

 

 

Jak pracodawcy kontrolują poczynania swoich pracowników?

 

Kontrola pracownika przez przełożonego może odbywać się na kilka sposobów. Podstawowa metoda polega na blokowaniu różnego rodzaju nieautoryzowanego oprogramowania czy stron. Często instalacja dodatkowego oprogramowania wymaga specjalnego hasła wprowadzanego przez administratora IT. W takich przypadkach, gdzie wymagany przez klienta program wymaga zgody IT nie jesteśmy w stanie samodzielnie go zainstalować i musimy złożyć formalną prośbę do działu IT. Prośby te są rejestrowane za pomocą systemów ticketingowych, co umożliwia pracodawcy ścisłą kontrolę nad tym, do czego dany użytkownik jest uprawniony.

Firmy często też monitorują sieć na laptopach służbowych, to znaczy śledzą jakiego rodzaju strony są odwiedzane przez danego pracownika, treść jego maili czy pobieranych plików. Mogą również instalować ukryte programy logujące aktywność na danym komputerze: np. treści wiadomości. Tego typu program monitorujący pracę może być niezbędny by zapobiegać działaniu użytkowników na szkodę firmy.

Istnieje również mniej popularna metoda tzw. time tracking, w której śledzone jest na jakich aktywnościach pracownik spędza czas. Jest to jednak metoda demotywująca i stosowana raczej w sytuacjach, kiedy dany manager próbuje ustalić jakie aktywności pochłaniają największe zasoby czasowe i jakie w związku z tym wprowadzić ulepszenia do procesów biznesowych.

Normą jest jednak przede wszystkim przedstawienie warunków i wskazanie jakie aktywności są niedopuszczalne przed udzieleniem zgody na rozpoczęciem pracy zdalnej przez pracownika. Często dział IT dostarcza również materiały szkoleniowe informujące jakie oprogramowanie jest uprawnione w danej firmie. W razie wątpliwości czy dane oprogramowanie, które wspiera naszą pracę jest dopuszczalne warto zwrócić się z zapytaniem bezpośrednio do administratorów.

 

 

Czy to legalne?

 

Kontrowersje związane z legalnością śledzenia pracownika przez pracodawcę mogą wiązać się z obawami pracowników, że ich produktywność jest śledzona każdą minutę każdego dnia. Takie podejście może powodować stres i prowadzić do burnout’u. Pracodawcy muszą mieć świadomość, że pracownicy będą mieć gorsze i lepsze dni. Mając to na uwadze, naturalne jest, że mają jednak prawo wymagać od pracownika przestrzegania regulaminu pracy, szczególnie jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych. Kwestia legalności egzekwowania takiej kontroli w dużej mierze zależy od przepisów obowiązujących w danym kraju. Zdarzają się przypadki, gdzie pracodawca ma prawo monitorować pracę pracownika, jeśli istnieje uzasadnione podejrzenie naruszenia przepisów. Pracodawcy jednak powinni ściśle przestrzegać przepisów prawnych i informować pracowników o monitoringu. Legalność monitorowania pracownika przez pracodawcę jest niezbędna do jej prowadzenia, a prywatność pracownika musi być też poszanowana.

 

 

Jak sprawdzić, czy pracodawca wie co robimy na służbowym sprzęcie?

 

Istnieją pewne sygnały wskazujące, że pracodawca monitoruje naszą pracę. Częste pytania o postępy i prośby o dostarczenie szczegółowych raportów ze strony managerów mogą wskazywać, że nasz przełożony oczekuje od nas większego skupienia na pracy. Od strony software’owej możemy zauważyć, że sprzęt może działać wolniej lub mogą się też pojawić nowe ikony programów na komputerze. Dla swojego własnego spokoju nie warto po prostu w ogóle podejmować działań ryzykownych ze służbowym sprzętem. Trzeba mieć świadomość, że nasze działania mogą być monitorowane i należy ograniczyć jego użytkowanie tylko do czynności związanych z pracą.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!