Personalizacja ERP w mikro branżach - od firm rzemieślniczych po agencje kreatywne

# BMS

Personalizacja ERP w mikro branżach – od firm rzemieślniczych po agencje kreatywne

14.05.2025

W tym artykule dowiesz się:

Dlaczego elastyczność systemu ma szczególne znaczenie w przypadku małych firm
W jaki sposób systemy ERP odpowiada na unikalne potrzeby mikro przedsiębiorstw
Dlaczego warto wdrożyć ERP w małej firmie i na co się przygotować
Jak będą wyglądały systemy ERP w kolejnych latach

Personalizacja ERP kojarzy się przede wszystkim z dużymi przedsiębiorstwami, które oczekują od swoich systemów pełnego dostosowania do ich unikalnego i skomplikowanego środowiska biznesowego. Tak naprawdę jednak jest to inwestycja, która może zrewolucjonizować sposób działania firm czy agencji także w mikro branżach. W erze dynamicznych zmian rynkowych użycie jednocześnie nowoczesnych, jak i sprawdzonych technologii nie jest już luksusem, a koniecznością. Cyfrowa transformacja pozwala wyróżnić się na tle konkurencji i wykorzystać pełne możliwości w organizacji, których w innym wypadku możemy nawet nie zauważać.

Dlaczego personalizacja ERP jest bardzo ważna?

W świecie biznesu, szczególnie w mikro branżach i organizacjach takich jak firmy rzemieślnicze czy agencje kreatywne, każda firma ma swoją unikalną tożsamość i sposób działania. Standardowe systemy ERP (Enterprise Resource Planning należące do szerszej grupy BMS – Business Management Systems) mogą być świetnym rozwiązaniem dla wielu przedsiębiorstw, jednak ich uniwersalność nie zawsze odpowiada specyficznym potrzebom małych, niszowych biznesów.

Personalizacja ERP pozwala na dopasowanie systemu do indywidualnych wymagań firmy, umożliwiając automatyzację procesów, które faktycznie mają znaczenie dla danej działalności. W mikro branżach, gdzie elastyczność i indywidualne podejście do klientów są kluczowe, personalizowane ERP może stanowić realną przewagę konkurencyjną, o którą coraz trudniej w dzisiejszym świecie małych biznesów.

Personalizacja ERP pozwala usunąć niepotrzebne funkcjonalności, które mogłyby zaciemnić obraz interfejsu działając na szkodę UX i skomplikować codzienne użytkowanie systemu. Może dodać za to takie moduły, które znacznie ułatwią i zautomatyzują codzienną pracę mikroprzedsiębiorców. Dokładna analiza potrzeb jest więc potrzebna, żeby skutecznie spersonalizować system dla konkretnej firmy.

Unikalne potrzeby a funkcjonalności ERP

Weźmy na przykład firmę rzemieślniczą produkującą na zamówienie personalizowane meble. Jej procesy – od przyjmowania zamówienia, przez projektowanie, po dostawę – są inne niż w tradycyjnej produkcji masowej, gdzie wszystko odbywa się z reguły tak samo i jest liczone w setkach, o ile nie tysiącach sztuk identycznych mebli. Standardowy system ERP może nie uwzględniać takich szczegółów jak zarządzanie zamówieniami jednostkowymi czy kalkulacja kosztów na podstawie specyficznych materiałów zamówionych do jednorazowo wykonanej rzeczy.

Z kolei w agencjach kreatywnych kluczowe są narzędzia umożliwiające zarządzanie projektami, czasem pracy zespołu oraz precyzyjne rozliczanie z klientami. W mniejszych agencjach projekty będą się często od siebie znacznie różnić, dlatego to również powinno być uwzględnione w elastycznym systemie. Dostosowanie systemów ERP do tych specyficznych potrzeb pozwala uniknąć niepotrzebnych funkcji i skupić się na tym, co naprawdę wspiera codzienną działalność.

Kiedy warto dostosować system ERP do specyfiki firmy?

Jak wspomnieliśmy wyżej, decyzja o personalizacji powinna być poprzedzona szczegółową analizą potrzeb, żeby nasz ERP działał jak najlepiej. Warto zadać sobie pytania: czy obecny system ERP ogranicza rozwój firmy? Czy możemy zautomatyzować więcej procesów, które codziennie zajmują sporo czasu? Jeśli standardowe rozwiązania są niewystarczające lub generują dodatkowe koszty związane z ręcznym przetwarzaniem danych, to znak, że czas na dalsze zmiany.

Personalizowane ERP to także świetna opcja, gdy firma szybko się rozwija i potrzebuje systemu, który rośnie wraz z nią. Dostosowanie pozwala lepiej zarządzać procesami, skalować działania oraz sam system ERP i unikać „zatykania się” i zawieszania systemu przy większym obciążeniu.

Analiza kosztów i korzyści personalizacji ERP

Personalizacja ERP wiąże się z inwestycją, dlatego analiza kosztów i korzyści jest kluczowa. Niestety początkowy koszt dostosowania systemu może być wyższy niż wdrożenie standardowego ERP, ale długofalowe oszczędności i efektywność często rekompensują ten wydatek.

Korzyści obejmują między innymi redukcję błędów dzięki automatyzacji konkretnych, często unikalnych procesów, większą przejrzystość danych, skrócenie czasu realizacji zadań i, oczywiście, możliwość szybkiego reagowania na dynamiczne zmiany rynkowe.

Warto także pamiętać, że personalizacja ERP oznacza wyższy poziom satysfakcji pracowników, którzy mogą korzystać z systemu idealnie dopasowanego do swoich potrzeb. Nie odczuwają oni frustracji spowodowanej używaniem narzędzia, które tylko częściowo spełnia ich oczekiwania, podczas gdy żmudna praca manualna nadal pozostaje niezbędna.

Przyszłość ERP – trendy i innowacje

Przyszłość ERP rysuje się w różowych barwach. Współczesne systemy ERP ewoluują, oferując coraz więcej możliwości personalizacji od samego początku. Nie są już pojedynczymi systemami, a raczej zbiorem wielu funkcjonalności, które łatwo możemy dodawać i usuwać. Dzięki technologiom takim jak sztuczna inteligencja (AI) czy uczenie maszynowe (ML), systemy ERP mogą dostosowywać się do zmieniających się potrzeb firmy w czasie rzeczywistym.

Dla mikro branż i organizacji takich jak firmy kreatywne czy rzemieślnicze kluczowe będą rozwiązania modułowe, które pozwolą na elastyczne i skalowalne rozbudowywanie funkcjonalności w miarę rozwoju biznesu. Popularność zyskuje także ERP w chmurze, umożliwiający bezpieczny dostęp do systemu z dowolnego miejsca, co jest szczególnie ważne dla zespołów zdalnych.