Optymalizuj wykorzystując możliwości nowoczesnych systemów ERP

# BMS

Optymalizuj wykorzystując możliwości nowoczesnych systemów ERP

21.10.2020

Na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów ERP (Enterprise Resource Planning), których celem jest wspomagać efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem. Część z nich (między innymi Epicor i iScala) wdrożyło w ostatnim czasie wiele ciekawych udogodnień i nowych funkcji.

Świadomi ich mocnych oraz słabych stron, konsultanci Mindbox nie próżnowali w opracowywaniu własnych usług komplementarnych, rozbudowujących możliwości tego typu narzędzi. W rezultacie, oferując Klientowi zautomatyzowany system ERP, dostarczamy tak naprawdę zestaw różnych technologii, które wzajemnie się uzupełniają, rozbudowując funkcjonalności każdego z pojedynczych rozwiązań.

W poniższym artykule opowiadamy o kierunku rozwoju narzędzi IT wykorzystywanych na potrzeby przedsiębiorstw i ich cechach oraz o ewolucji współczesnych procesów biznesowych, w której na pierwszy plan wysuwają się pojęcia automatyzacji i optymalizacji.

Jak to się wszystko zaczęło i jakie są trendy systemów ERP

Początki systemów ERP sięgają lat 60., kiedy to pojawiły się pierwsze narzędzia typu inventory control. Dekadę później można już mówić o MRP (czyli Material Resource Planning). Było to rozwiązanie wykorzystywane głównie przez firmy produkcyjne, które używały go do ustalenia i dalszego oszacowania dostępności potrzebnych surowców. W latach 80. narzędzie to zostało rozbudowane. Można było dzięki niemu nie tylko nadzorować materiały, ale i całą linię produkcyjną wraz z jej zasobami.

Koncepcja zarządzania nie tylko produkcją, lecz całym przedsiębiorstwem pojawiła się około 10 lat później. Enterprise resource planning miało w zamyśle ułatwić pracę także działowi księgowemu, finansowemu i sprzedażowemu. Chodziło o to, by objąć cały obszar przedsiębiorstwa w jednym systemie i zrezygnować z rozproszonego zarządzania firmą na rzecz zintegrowanych programów.

W XXI wieku wiemy już, że tego typu rozwiązania mogą „komunikować” się ze sobą, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie (np. przesyłać zamówienia otrzymane wcześniej od klienta). Idąc za tym, w 2005 roku pojawiają się narzędzia dedykowane i bardziej rozbudowane, które dzięki swoim możliwościom integracyjnym zapewniają stały przepływ informacji. Wraz z rozwojem technologii wkraczają na rynek funkcje mobilne (2012) oraz tzw. „chmury” (2015), pozwalające uniknąć większej inwestycji we własną infrastrukturę technologiczną, wymagając przy tym jedynie opłaty za użytkowanie/subskrypcję.

Przełom następuje w 2017, kiedy to prym zaczyna wieść zaawansowana automatyzacja procesów (nie maszyn!), zaś czynnik ludzki zastępowany jest oprogramowaniem wszędzie tam, gdzie jest to możliwe (czyli najczęściej w prostych czynnościach). Dwa lata później wprowadzone zostają w tym zakresie rozwiązania typu artificial intelligence (sztuczna inteligencja), które rozwijane są do dziś.

Wdrażanie systemów klasy ERP w firmach– jak to wygląda w praktyce?

Z reguły przygoda z systemem ERP w organizacji zaczyna się od jego wdrożenia i okresu adaptacyjnego, w trakcie których tak naprawdę zarówno kadra zarządzająca, jak i pracownicy uczą się czerpać korzyści, które ma on do zaoferowania. Na kolejnym etapie pojawi się potrzeba kontaktu ze światem zewnętrznym, a więc i zestawu odpowiednich integracji (EDI, API, XML).

Następny krok to rozwiązania dedykowane i wyspecjalizowane – automatyzowanie procesu generowania i zbierania informacji, relacji z klientem czy łańcucha dostaw (CRM, SCM, BI). Dopiero po tym możemy płynnie przejść do modelowania biznesowego, które pozwala na bardziej świadomy sposób myślenia o procesach w firmie i dostosowanie systemu do tego, aby je efektywnie wspierał. BPM (Business Process Management) pozwala bowiem nie tylko je zoptymalizować, ale także zmierzyć oraz ocenić.

Po nadaniu procesom wagi oraz priorytetów, droga do robotyzacji jest już prosta, zaś wieńczą ją rozwiązania związane z AI i uczeniem maszynowym. Pozwalają one między innymi na stworzenie modeli prognostycznych, które pozwolą przewidzieć na przykład wyniki sprzedaży czy potencjalne awarie. Potrafią również zmienić treść nieustrukturyzowaną w tekst posiadający strukturę (czyli wydobyć najważniejsze informacje z wiadomości mailowej i przesłać je w odpowiednie miejsce, tak jak to ma miejsce w przypadku reklamacji).

Aby jednak dojść do ostatniego szczebla tej piramidy, zarządzający przedsiębiorstwem powinni najpierw spojrzeć krytycznym okiem na to, w jakim miejscu obecnie znajduje się ich firma. Na ile jest „dojrzała” w stosunku do technologii obecnych na rynku? Czy jest miejsce, by przesunąć się o poziom wyżej?

Nie jest tajemnicą, że dojście na szczyt opisanej powyżej drabiny spowoduje, że konkurencyjność i wydajność przedsiębiorstwa wzrośnie, podobnie jak szybkość realizacji procesu biznesowego. Atutem będzie także łatwiejsze dojście do klientów i potencjalnych pracowników, którzy coraz częściej szukają firm z odpowiednim zapleczem technologicznym (zwłaszcza, jeśli mowa o milenialsach). Dla tego typu odbiorców wszelkiego rodzaju asystenci (voiceboty, chatboty, etc.) będą nie tylko atrakcyjnym dodatkiem, lecz wpłyną one znacząco na ich wydajność pracy.

Kiedy zacząć wdrożenie systemu ERP?

Dobra wiadomość jest taka, że bez względu na to, na którym etapie znajduje się obecnie firma jeśli chodzi o technologię, można ją zacząć w dowolnym momencie rozwijać w oparciu o pojawiające się na bieżąco potrzeby, a przy tym i uzupełniać powstałe braki. W Mindbox zajmujemy się zarówno wdrożeniami i doborem ERP pod specyfikę branży Klienta, jak i integracją oraz automatyzacją zastałych systemów. O możliwościach robotów aplikacyjnych oraz podstawach udanych procesów RPA (wraz z przykładami z naszego własnego podwórka) pisaliśmy w odrębnych tekstach. Zachęcamy również serdecznie do kontaktu celem rozmowy o dostępnych możliwościach współpracy.

Cechy nowoczesnych systemów usprawniających pracę ERP (i ich korzyści)

Jak już wspomnieliśmy, dobór odpowiedniego systemu ERP jest kwestią indywidualną – jedne z nich będą sobie lepiej radziły z raportowaniem finansowym, inne z konfiguracją produktu, czy też zarządzaniem magazynem albo produkcją. Optymalnym rozwiązaniem jest oczywiście poszerzenie podstawowego zestawu o szereg funkcjonalności i usług zaprojektowanych na miarę. Warto jednak mieć na uwadze pewien zbiór cech, którymi wyróżniają się współczesne zautomatyzowane systemy stojące na straży optymalizacji procesów.

Cechy nowoczesnych systemów ERP:

oferują atrakcyjne user experience dzięki intuicyjnym interfejsom, łatwości w obsłudze i walorom wizualnym,
działają w tzw. chmurze, są dostępne z poziomu przeglądarek www i urządzeń mobilnych,
umożliwiają wpływ na zachowanie całego systemu i jego modyfikację wedle uznania (np. dodawanie lub ukrywanie określonych pól),
posiadają funkcję drill around, która daje całościowy wgląd w interesujący nas proces za pośrednictwem jednego kliknięcia (innymi słowy, uzyskujemy dostęp do masy informacji z poziomu pojedynczego pliku),

są wyposażone w komunikatory wewnętrzne i walle, przypominając trochę media społecznościowe, co szczególnie podoba się młodym osobom,
dysponują wyszukiwarką typu Google, która podnosi wydajność pracy i pozwala skrócić czas przeznaczony na przeszkolenie z systemu.

W warstwie integracyjnej systemy ERP:

są otwarte i mają wbudowane narzędzia do integracji, dzięki czemu Klienci mogą wybrać sobie te cechy danych ERPów, których aktualnie potrzebują i które są dedykowane ich branżom (w takim ujęciu rozproszenie staje się więc zaletą),

pozwalają na integrację zewnętrzną, ale i wewnętrzną, która wpływa pozytywnie na przepływ informacji i workflow (np. w zakresie wysyłania zapytań i akceptacji decyzji),
umożliwiają mapowanie pól wiadomości do systemu,
obsługują wiele formatów, takie jak EDI, XML, Excel czy CSV.

Nowoczesne systemy raportowe:

grupują zebrane dane w formie kokpitu, umożliwiając łatwy dostęp do szczegółowych informacji i proste przejście na poziom bazy danych,

posługują się identyfikacją graficzną i widokiem 360 stopni,
mają możliwość analizy występujących trendów.

Systemy do modelowania procesów:

dają możliwość pełnej ingerencji w zachowanie systemu ERP – w łatwy sposób możemy stworzyć nowy proces, jak i zmodyfikować już istniejący (nie wymaga to zaawansowanych umiejętności informatycznych),
pozwalają na stworzenie własnych klasyfikacji (np. w zakresie zwrotu towaru uszkodzonego lub niezgodnego ze specyfikacją – informacja o brakach może trafić bezpośrednio do szefa produkcji, pozwalając zaoszczędzić cenny czas),

wprowadzają pewne miary, określenia liczbowe, parametry i zmienne oraz pozwalają określić ich wpływ na cały proces,
umożliwiają sprawne reagowanie na zdarzenia i ustalanie brzegowych warunków,
dają możliwość korzystania z kreatorów.

Potrzebujesz więcej informacji lub masz pytania? Przeczytaj nasze artykuły o systemach Epicor oraz iScala lub skontaktuj się z nami.