Niezbędne narzędzia do zarządzania projektami i ich wydajnością w przedsiębiorstwach
Każdy przedsiębiorca intuicyjnie wie, że umiejętne zarzadzanie projektami jest kluczowe dla działania przedsiębiorstwa. Na rynku istnieje jednak cała masa narzędzi stworzonych specjalnie by wesprzeć nas w tym zadaniu. Jak zatem wybrać te, które są dla nas najlepsze?
Czym jest project management?
Zacznijmy od zrozumienia czym w ogóle jest project management. Ta angielska nazwa zbiorcza określa wszystkie czynności, które są niezbędne do zarządzania przedsięwzięciem: planowanie, tworzenie harmonogramu, realizowanie zadań i ich kontrolowanie, a także rozliczanie efektów. Wiele firm posiada dedykowane zespoły, które specjalizują się w tej właśnie dziedzinie. Zarządzanie projektami to skomplikowane zadanie, często wymagające zaangażowania wielu osób, doświadczenia i odpowiednich narzędzi. Warto pamiętać, że projektem nie jest każde nieco bardziej złożone zadanie na naszej „liście rzeczy do zrobienia”. Owszem, w potocznym użyciu termin ten może funkcjonować w takim kontekście, ale w świecie biznesowym to hasło musi spełniać więcej kryteriów by rozróżnić go od np. procesu w firmie. By być precyzyjnym, projektem nazywamy przedsięwzięcie, które jest dla nas innowacyjne, czas jego realizacji jest jasno sprecyzowany oraz wyniki pracy są mierzalne. Cele projektu powinny być jednocześnie ambitne i realnie osiągalne, a efekty projektu – unikatowe.
Dlaczego odpowiednie zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach jest tak istotne?
Odpowiednie zarządzenie projektami w przedsiębiorstwie stanowi podstawę ich realizacji. Firma może dysponować ogromnymi zasobami ludzkimi, posiadać wszystkie niezbędne składniki, potrzebne do wykonania projektu, ale bez właściwej komunikacji, bez dobrego nadzoru i planu działania nie ma zbyt wielkich szans, że odniesie sukces. Tymczasem realizacja projektów bez opóźnień, bez awarii i bez przekraczania budżetu jest niezbędna do pozyskania i utrzymania zaufania klientów.
Ponadto każda firma posiada własne cele strategiczne. Właściwa ocena projektów pozwala na ich realizację. Często zdarza się, że w przedsiębiorstwach mamy do czynienia z wieloma projektami, a osiągnięcie celów strategicznych jest możliwe nie poprzez sukces pojedynczego projektu lecz całej grupy projektów.
Logicznym jest więc stwierdzenie, że dobre zarządzanie projektami ma wpływ na działanie całej firmy. Przyjrzyjmy się zatem dostępnym nam metodologiom project managementu.
Metodologie zarządzania projektami w przedsiębiorstwach
Jak wybrać odpowiednią metodologię zarządzania projektami?
Szukając odpowiedzi na pytanie jak zarządzać projektami, warto uprzednio dowiedzieć się jakie istnieją metody zarządzania projektami. Project management oferuje wiele opcji do wyboru, te najbardziej popularne obejmują: wywodzący się z Japonii system Kanban i szerszą filozofię Lean redukującą niepotrzebne elementy; mamy też wyjątkowo przejrzystą Metodę Ścieżki krytycznej (ang. Critical Path Method) czy stawiającą na jakość Six Sigmę. Wybór odpowiedniej metodologii do danego projektu pozwala uzyskać jego maksymalną wydajność. Warto zapoznać się z nimi bliżej, by znaleźć tę, która najlepiej odpowiada potrzebom danego projektu i zespołu. Przy projektach, gdzie istnieje wiele etapów dobrze może sprawdzić się Kanban, ale nie oferuje on tak skutecznego polepszenia jakości jak Six Sigma. Każda metodologia odpowiada na inne potrzeby i to od nas zależy na jakim aspekcie przy zarządzaniu projektami chcemy się najbardziej skupić.
Narzędzia i oprogramowanie wspomagające zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach
Narzędzia wspomagające zarządzanie projektami to liczna grupa aplikacji i systemów, która stale się powiększa. Programy do zarządzania projektami bazują często na wcześniej wspomnianych metodologiach, dlatego wybierając na przykład metodologię Kanban dobrym wyborem może być narzędzie do kooperacji Trello. Umożliwia ono bardzo wygodne śledzenie na jakim etapie jest dany projekt, ponieważ informacje te są przedstawione w sposób wizualnie prosty do zrozumienia.
W większych firmach warto rozważyć zaimplementowanie systemu ERP lub MRP. Systemy te pomagają w planowaniu zasobami firmy i pozwalają na lepszą komunikację między poszczególnymi działami (księgowością, magazynem, działem przyjmującym zlecenia itd.), dzięki czemu zyskujemy lepsze informacje na temat wydajności projektów. W Mindbox jesteśmy w stanie doradzić jak odpowiednio przygotować etapy do ich wdrożenia oraz jakich błędów uniknąć, by inwestycja się powiodła. Zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami by już dziś obrać jak najlepszą strategię project managementu w Twojej firmie.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
Zarządzanie projektem wdrożenia w warunkach pandemii
Zarządzanie projektem wdrożenia w warunkach pandemii cz.2
Optymalizuj wykorzystując możliwości nowoczesnych systemów ERP
Etapy wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie. Jak przygotować biznes na zmiany?