NDA a pracownicy outsourcowani - jak zadbać o wrażliwe dane swojej firmy?

# Zatrudnij talent

NDA a pracownicy outsourcowani – jak zadbać o wrażliwe dane swojej firmy?

20.03.2025

W tym artykule dowiesz się:

Na czym polega NDA w outsourcingu
Jakie elementy powinna posiadać umowa NDA
Czym jest klauzula “non-solicitation” i dlaczego warto ją podpisywać
Które pozycje managerskie warto outsourcować

Obecnie firmy coraz chętniej korzystają z usług outsourcingu, ciesząc się elastycznością i oszczędnościami. Jednak wraz z korzyściami płynącymi z outsourcingu pojawia się poważne wyzwanie: jak chronić poufne informacje i wrażliwe dane przedsiębiorstwa, gdy dostęp do nich mają osoby spoza organizacji? Wyciek takich informacji może kosztować firmę utratę przewagi konkurencyjnej, a w skrajnych przypadkach zagrozić całemu biznesowi

Rozwiązaniem tego problemu jest właściwe wykorzystanie umów o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement) w relacjach z pracownikami outsourcowanymi. W tym artykule pokażemy Ci, jak skutecznie zabezpieczyć interesy firmy poprzez odpowiednie stosowanie NDA. Omówimy kluczowe elementy takich umów, przeanalizujemy potencjalne pułapki i przedstawimy strategie efektywnego egzekwowania zobowiązań poufności.

Wprowadzenie do NDA w outsourcingu

Outsourcing a NDA – to połączenie, które w dzisiejszym świecie biznesu nabiera coraz większego znaczenia. W erze, gdy firmy często korzystają z zewnętrznych specjalistów, ochrona wrażliwych danych przy outsourcingu staje się priorytetem. Właśnie tutaj na scenę wkracza umowa o zachowaniu poufności (Non-Disclosure Agreement, NDA), będąca kluczowym narzędziem w arsenale każdej firmy korzystającej z outsourcingu.

NDA to formalna umowa prawna, która tworzy barierę ochronną wokół poufnych informacji firmy. W kontekście outsourcingu, szczególnie w branży IT, NDA staje się niezbędnym elementem współpracy. Dlaczego? Ponieważ outsourcing, choć przynosi wiele korzyści, wiąże się również z ryzykiem ujawnienia wrażliwych danych przedsiębiorstwa osobom spoza organizacji. Może to dotyczyć m.in. tajemnic handlowych, strategii biznesowych, danych finansowych czy planów rozwoju produktów.

NDA pomaga zabezpieczyć te cenne aktywa, jasno określając, które informacje są poufne i jak należy z nimi postępować.

W relacji outsourcingowej możemy spotkać się z różnymi typami NDA:

jednostronne – typowe gdy firma zlecająca ujawnia swoje poufne informacje dostawcy usług;
dwustronne – stosowane, gdy obie strony wymieniają się wrażliwymi danymi;
wielostronne – stosowane w projektach angażujących więcej niż dwie strony.

Kluczowe elementy NDA dla outsourcowanych pracowników

Przy korzystaniu z outsourcingu, zwłaszcza w branży IT, odpowiednio skonstruowana umowa o zachowaniu poufności (NDA) jest kluczowa dla ochrony własności intelektualnej i wrażliwych danych firmy. Przyjrzyjmy się najważniejszym elementom NDA, które powinny znaleźć się w umowie z outsourcowanymi pracownikami:

Precyzyjne określenie stron umowy: Jednym z kluczowych elementów NDA jest dokładne zdefiniowanie, kto jest stroną umowy. W przypadku outsourcingu warto rozważyć, czy umowa powinna obejmować określonego pracownika czy dostawcę usług outsourcingowych i wszystkie powiązane strony.
Definicja informacji poufnych: Jasne określenie, co stanowi informację poufną, jest fundamentem skutecznego NDA dla pracowników outsourcowanych. Należy rozważyć, czy definicja ma obejmować tylko informacje pisemne, czy także przekazywane ustnie.
Zakres obowiązku zachowania poufności: NDA powinno jasno określać, czego outsourcingowany pracownik nie może robić. Zazwyczaj oznacza to, że odbiorca informacji jest zobowiązany nie tylko do zachowania ich w tajemnicy, ale także do niewykorzystywania ich do własnych celów. To kluczowy element NDA, chroniący przed nieautoryzowanym wykorzystaniem wrażliwych danych przy outsourcingu.
Wyłączenia z obowiązku poufności: Dobrze skonstruowane NDA zawiera listę sytuacji, w których informacje nie są uważane za poufne, np. gdy są już publicznie znane lub zostały niezależnie opracowane przez odbiorcę. To pomaga uniknąć potencjalnych problemów z NDA w przyszłości.
Czas trwania umowy: Określenie, jak długo obowiązuje NDA, jest istotne dla obu stron. Zbyt długi okres może być problematyczny dla odbiorcy informacji, podczas gdy zbyt krótki może nie zapewnić wystarczającej ochrony.
Zobowiązania odbiorcy informacji: NDA powinno określać konkretne kroki, jakie odbiorca musi podjąć, aby chronić otrzymane informacje poufne. To zmniejsza ryzyko nieumyślnego naruszenia umowy.
Jurysdykcja i rozstrzyganie sporów: Określenie, które prawo będzie stosowane w przypadku sporu i gdzie będą rozstrzygane ewentualne konflikty, to kolejny ważny element NDA, szczególnie w przypadku współpracy międzynarodowej.

Co więcej, w świecie outsourcingu, gdzie talent jest kluczowym zasobem, firmy outsourcingowe często wprowadzają do NDA specjalną klauzulę. Znana jako “non-solicitation” lub zakaz pozyskiwania pracowników, ma ona na celu ochronę ich najcenniejszego kapitału – wykwalifikowanych specjalistów. Ta klauzula zazwyczaj zabrania firmie korzystającej z usług outsourcingowych bezpośredniego zatrudniania lub nakłaniania do zmiany pracy pracowników firmy outsourcingowej przez określony czas, najczęściej od 12 do 24 miesięcy po zakończeniu współpracy. Jest to swego rodzaju “polisa ubezpieczeniowa” dla firm outsourcingowych, zabezpieczająca ich inwestycje w szkolenia i rozwój pracowników. Jednocześnie pomaga utrzymać stabilność zespołów projektowych i zapobiega potencjalnym konfliktom interesów.

Przykłady problemów z NDA

Mimo że umowy o zachowaniu poufności są powszechnie stosowane w biznesie, historia zna przypadki ich naruszenia, które doprowadziły do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Oto kilka głośnych przykładów, ilustrujących skalę potencjalnych problemów z NDA:

Coca-Cola vs. Pepsi (2006)

Joya Williams, asystentka dyrektora marki Coca-Coli, wraz z dwoma wspólnikami próbowała sprzedać Pepsi tajne dokumenty i próbkę nowego produktu Coca-Coli za 1,5 mln dolarów. Pepsi, zamiast skorzystać z oferty, poinformowało FBI i Coca-Colę. Dzięki współpracy obu firm i FBI, spiskowcy zostali aresztowani, a tajemnice Coca-Coli pozostały chronione. Ta sytuacja podkreśla, jak istotne jest przestrzeganie NDA oraz że naruszenia mogą pochodzić z wewnątrz organizacji.

Waymo (Google) vs. Levandowski i Uber (2017-2019)

Anthony Levandowski, były inżynier Google’a, został oskarżony o kradzież około 14 000 poufnych plików dotyczących technologii autonomicznej jazdy przed odejściem z firmy. Założył własny startup Otto, który później został przejęty przez Uber. Waymo (jednostka Google’a) pozwało Ubera, co doprowadziło do ugody pozasądowej. Następnie prokuratura USA postawiła Levandowskiemu 33 zarzuty karne. Przypadek ten pokazuje, jak naruszenie NDA może prowadzić nie tylko do konsekwencji cywilnych, ale i karnych, oraz jak wpływa na relacje między gigantami technologicznymi.

Tesla vs. Guangzhi Cao (2019)

Guangzhi Cao, były inżynier Tesli, przyznał się do załadowania plików źródłowych systemu Autopilot na swoje prywatne konto iCloud przed odejściem do chińskiego start-upu XPeng. Tesla oskarżyła go o kradzież tajemnic handlowych, ale Cao twierdzi, że usunął wszystkie poufne dane przed odejściem. Sprawa podkreśla wyzwania związane z kontrolą danych w chmurze oraz potrzebę jasnych protokołów podczas zakończenia współpracy z pracownikami. Pokazuje także, jak trudne może być udowodnienie naruszenia NDA, gdy dane są łatwo przenoszone między urządzeniami i kontami..

Powyższe przykłady ilustrują, jak przy rosnącym obciążeniu pracowników i presji na innowacje, granica między własnością intelektualną firmy a wiedzą pracownika może się zacierać.

Jak skutecznie egzekwować NDA?

Jak zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów z NDA? Kluczem jest skuteczne i skrupulatne egzekwowanie NDA. Poniżej znajdziesz kilka sposobów, jak możesz to zrobić:

Monitoring i audyt: Wdróż systemy śledzące dostęp do poufnych danych. Regularnie przeprowadzaj audyty, sprawdzając, kto i kiedy uzyskiwał dostęp do wrażliwych informacji.
Szybka reakcja: W przypadku podejrzenia naruszenia NDA, natychmiast podejmij działania. Przeprowadź wewnętrzne dochodzenie, zabezpiecz dowody i skonsultuj się z działem prawnym.
Konsekwentne działania prawne: Jeśli dojdzie do poważnego naruszenia, nie wahaj się podjąć kroków prawnych. Stanowcze działanie służy jako odstraszający przykład dla innych.
Procedury przy odchodzeniu pracowników: Opracuj szczegółowy proces na tzw. offboaring pracowników, obejmujący exit interview, przypomnienie o zobowiązaniach NDA i sprawdzenie, czy wszystkie poufne materiały zostały zwrócone lub usunięte.
Technologiczne zabezpieczenia: Używaj zaawansowanych narzędzi do ochrony danych, takich jak systemy zapobiegania utracie danych (DLP) czy szyfrowanie.
Jasne procedury i konsekwencje: Ustanów i komunikuj jasne zasady postępowania z poufnymi informacjami. Określ konkretne konsekwencje za naruszenie NDA.
Regularne szkolenia: Prowadź cykliczne szkolenia dla pracowników, przypominając o znaczeniu NDA i potencjalnych konsekwencjach jego złamania.
Współpraca z działem prawnym: Regularnie aktualizuj treść NDA, aby uwzględnić zmiany w prawie i technologii. Zapewnij, że umowy są sformułowane w sposób umożliwiający ich skuteczne egzekwowanie.

Podsumowanie

Pamiętaj, że samo stworzenie NDA dla pracowników outsourcowanych nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. Skuteczne zabezpieczenie danych wymaga kompleksowego podejścia, łączącego odpowiednio skonstruowaną umowę z efektywnym zarządzaniem zespołem.

Kluczowe jest budowanie kultury bezpieczeństwa informacji, promowanie otwartej komunikacji i zaufania w zespole, a także regularne szkolenia podnoszące świadomość zagrożeń. Co więcej, ważne jest też ciągłe monitorowanie procesów przetwarzania danych oraz dbałość o dobrostan pracowników, który minimalizuje ryzyko błędów i naruszeń.

W kontekście outsourcingu szczególnie ważne jest, aby partnerzy zewnętrzni również stosowali się do wysokich standardów ochrony informacji. Skuteczne egzekwowanie NDA w takim środowisku to nie tylko kwestia prawna, ale element szerszej strategii zarządzania ludźmi i informacjami, uwzględniający specyfikę pracy z zewnętrznymi dostawcami.

Porozmawiajmy!

Wypełnij formularz,
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!

Strefa wolna od botów! Piszemy my, nie maszyny.