Modularność ERP – jak efektywnie zarządzać przepływami danych między modułami systemu ERP?

# BMS

Modularność ERP – jak efektywnie zarządzać przepływami danych między modułami systemu ERP?

21.02.2025

W tym artykule dowiesz się:

Czym dokładnie jest modularność systemu ERP
Dlaczego warto wykorzystać modularność systemu ERP
Jak odbywa się wymiana danych pomiędzy modułami
Jak wygląda zarządzeni modułami w praktyce

Modularność ERP jest jednym z powodów, dla których firmy coraz chętniej inwestują w tę technologię. Choć mogą one ułatwić skalowanie biznesu, mogą czasami sprawiać problemy z przepływem danych. Na co uważać i jak rozwiązywać trudności w tym obszarze?

Na czym polega modularność systemu ERP?

System ERP nie ma prawa działać bez energii elektrycznej lub infrastruktury IT, ale istnieje jeszcze jeden element (a właściwie elementy), bez których jego działanie może być utrudnione – mowa o modułach. Minęły już czasy, w których ERP były monolitycznymi platformami, a współczesna gospodarka stawia na skalowalność w zakresie technologii informatycznych, więc nie powinno dziwić, że coraz większą uwagą przywiązuje się do modularności.

Czym jest modularność w kontekście ERP? Mówiąc krótko, system jest zbudowany z odrębnych, ale wzajemnie powiązanych ze sobą modułów, z których każdy odpowiada za określoną funkcjonalność lub obszar działania przedsiębiorstwa, a dopiero wszystkie razem tworzą spójny system zarządzania. A jakie moduły można wyróżnić? Najczęściej stosuje się je w obszarach, takich jak:

finanse i księgowość,
kadry,
logistyka i zarządzanie łańcuchem dostaw,
produkcja,
sprzedaż i marketing,
zarządzanie projektami,
business intelligence.

Warto podkreślić, że modularność ERP sprawia, że firmy mogą wybrać tylko te moduły, które odpowiadają ich potrzebom – przykładowo małe przedsiębiorstwa mogą wdrożyć tylko podstawowe moduły (np. do finansów), ale już większe organizacje mogą korzystać z zaawansowanych funkcji.

Korzyści z modularnego podejścia w ERP

Moduły są jedną z najpopularniejszych odpowiedzi na pytanie „jak usprawnić działanie systemu ERP?”, a także jednym z najchętniej eksplorowanych kierunków rozwoju tego rodzaju platform. Dlaczego? Powodów jest wiele, ale poza podstawową korzyścią, czyli możliwością wdrożenia tylko tych rozwiązań, które faktycznie są potrzebne, wielokrotnie podkreśla się niższe koszty wdrożenia modularnych ERP – firma płaci tylko za to, czego potrzebuje, a modularność sprawia, że jeśli będzie potrzebować więcej, może to szybko dodać do systemu.

Systemy ERP na pierwszy rzut oka mogą wydawać się skomplikowane, szczególnie dla osób bez przygotowania technicznego i programistycznego, które będą z nich korzystać. W tym miejscu ujawnia się kolejna zaleta modularnych ERP – fakt, że są złożone z mniejszych „klocków”, sprawia, że łatwiej je zrozumieć i „ogarnąć”. Dodatkowo moduły mogą działać niezależnie od siebie, więc awaria w jednej części nie powinna wpływać na resztę platformy.

Co jeszcze warto podkreślić? Przede wszystkim fakt, że stosowanie modułów ERP to mniejsze ryzyko biznesowe – nie trzeba od razu wdrażać wszystkich elementów, można implementować je stopniowo, a to zmniejsza ryzyko niepowodzenia całego projektu. Podobnie działa to w przypadku nowych potrzeb biznesowych czy regulacji – zmiana działania jednego modułu jest szybsza i tańsza niż wymiana całego systemu.

Wreszcie, trzeba zwrócić uwagę, że ERP modularne można łatwo dopasować do potrzeb poszczególnych branż, a nawet można tworzyć wyspecjalizowane moduły dostosowane do konkretnych potrzeb firm i sektorów.

Przepływ danych między modułami ERP

Jak już wspomniano, każdy moduł odpowiada za określony obszar działalności firmy – wszystkie są jednak ze sobą zintegrowane, ale jak wygląda przepływ danych między nimi?

Najczęściej wszystko odbywa się automatycznie – dane generowane w jednym module od razu są udostępniane innym, które ich potrzebują do realizacji swoich funkcji. Gdy dział sprzedaży wprowadzi zamówienie do systemu, informacje od razu trafiają do modułu finansowego, gdzie generowana jest odpowiednia faktura, a także do modułu produkcyjnego, który zleca proces wytworzenia, współpracując jednocześnie z modułem magazynowym, który otrzymuje dane o zmniejszeniu stanu zapasów.

Opisany wyżej proces eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji w różnych systemach, a zatem redukuje też ryzyko błędów. Moduły korzystają ze wspólnej i aktualizowanej w czasie rzeczywistym bazy danych, a to zapewnia stałą aktualność informacji w całej firmie – zmiana danych klienta w module CRM natychmiast aktualizuje jego profil w module finansowym i logistycznym. Jak widać, pomimo swojej modularnej natury system ERP cały czas działa jak jedno środowisko, w którym wszystkie procesy są wzajemnie powiązane.

Przykłady efektywnego zarządzania modułami ERP

Rozważając modularność ERP, warto też zadać sobie pytanie – dlaczego na tego typu systemach nie powinno się oszczędzać? Poza podstawowymi powodami – zwiększeniem efektywności operacyjnej, mniejszymi kosztami, lepszym przepływem pracy – można też zobrazować sobie korzyści z wdrożenia ERP na kilku przykładach.

Wyobraźmy sobie producenta laptopów, który korzysta z ERP, w którym zainstalował moduły planowania produkcji, logistyki i finansów. Gdy dział sprzedaży prognozuje wzrost popytu na komputery przed Cyber Monday, dane automatycznie trafiają do modułu produkcyjnego, gdzie na ich podstawie system generuje plany zapotrzebowania na surowce. Te trafiają do modułu logistycznego, który inicjuje zamówienia u dostawców, a równolegle moduł finansowy kontroluje budżet operacyjny.

Teraz przejdźmy do sklepu internetowego, który przygotowuje promocję na laptopy z okazji Cyber Monday i w tym celu zainstalował system ERP. Wyposażył go w moduł CRM, który zintegrował z modułem sprzedaży i magazynowym. W ten sposób, gdy klient złoży zamówienie, dane trafiają do modułu sprzedaży, który automatycznie wystawia paragon lub fakturę. W tym samym czasie system sprawdza, czy w magazynie dostępne są zamówione produkty i rezerwuje je, ale jeśli zapasy są na wyczerpaniu, moduł magazynowy inicjuje zamówienie u producenta laptopów.

Przyjrzeć się można jeszcze firmie logistycznej, która wdrożyła ERP i nawiązała współpracę ze wspomnianymi wyżej producentem laptopów i sklepem internetowym. Żeby zapewnić im maksimum satysfakcji, zainstalowała moduł do śledzenia przesyłek i połączyła go z modułami do obsługi klienta i finansów. W ten sposób informacje o statusie przesyłki w czasie rzeczywistym trafiają do CRM, więc obsługa klienta może informować odbiorców o lokalizacji ich zamówień. Z kolei moduł finansowy automatycznie generuje faktury za zrealizowane usługi.

Jak widać na powyższych przykładach, zintegrowane moduły dostarczają firmom narzędzi do optymalizacji działań operacyjnych, poprawy obsługi klienta i lepszego wykorzystania zasobów, bez względu na obszar działalności.

Porozmawiajmy!

Wypełnij formularz,
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!

Strefa wolna od botów! Piszemy my, nie maszyny.