Prawdopodobnie powodów migracji pomiędzy systemami informatycznymi jest tyle, ile samych systemów. Nowsze technologie bazodanowe, zmiany w prawie i procesach biznesowych, nienadążanie za rozwojem firmy, odgórne decyzje korporacji po przejęciach to tylko wierzchołek góry lodowej możliwych przyczyn. Zmiana platformy robotyzacji procesów biznesowych RPA (Robotics Process Automation) także nie jest żadną osobliwością. Z reguły życie jest dużo bogatsze w kreowaniu zdarzeń niż wyobraźnia ludzi projektujących systemy informatyczne. Zatem jeśli na horyzoncie widać objawy poważnych niedomagań systemu RPA, pora myśleć o migracji.
Sygnały źle działającego systemu RPA, z którego trzeba migrować
Rzadko spotyka się systemy informatyczne pracujące dziesięciolecia, choć oczywiście są chlubne wyjątki[i]. Wcześniej czy później użytkownicy dostrzegają coraz więcej uciążliwych mankamentów i niedomagań, aż ich liczba przekroczy magiczną granicę, poza którą zapada decyzja o wymianie systemu. W przypadku rozwiązań klasy RPA jest kilka charakterystycznych objawów, które prostą drogą prowadzą do dyskusji, czy firma posiada odpowiednią do swoich potrzeb platformę robotyzacji[ii] i adekwatne narzędzia, czy może już czas na zmianę?
Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na szybkość działania usług. Jeśli proste, powtarzalne i mało skomplikowane zadania wykonywane są w zauważalnie malejącym tempie, to jest to poważny sygnał ostrzegawczy. Sensem wprowadzania robotyzacji procesów biznesowych jest przecież przyśpieszenie działań operacyjnych. Jeśli do tego dołożyć trudności w modyfikowaniu robotów i czasochłonność tego typu prac, to znaczy, że coś jest nie tak. Towarzyszący temu wzrost wymagań stawianych administratorom i konieczność posiadania unikalnych kompetencji, których nie ma lokalny zespół IT, generuje dodatkowe koszty i komplikacje.
Czasami zdarza się, że pracownicy muszą poświęcać zbyt wiele czasu na uruchamianie robotów i monitorowanie ich pracy – wtedy także pod znakiem zapytania staje ekonomiczny sens całej z robotyzacji. Przecież wszyscy mieli mieć więcej czasu na inne ważne zadania, a tu proszę – zajmują się konserwowaniem, diagnozowaniem i wspomaganiem pracy swoich cyfrowych asystentów.
Kolejna grupa typowych przyczyn zmiany systemów i platform RPA związana jest z szeroko pojętym bezpieczeństwem danych. Jeśli nawet teoretycznie nieupoważnione osoby mogą uzyskać dostęp do poufnych danych firmy to powód do podjęcia natychmiastowych działań. Czasami zdarzają się luki w trywialnych zabezpieczeniach makr, a czasami brak odpowiedniego poziomu ochrony wynika z fundamentalnych luk na poziomie projektu całego rozwiązania. Brak pewności użytkowników, że przetwarzane przez roboty dane są chronione i bezpieczne to ważki argument na rzecz zmiany systemu RPA.
Zupełnie inną kwestą jest określenie stopnia wykorzystania robotów. To bardzo ważny wskaźnik, który informuje, czy są szanse na osiągnięcie zakładanej wartości zwrotu z inwestycji. Jeśli coś w tej mierze jest nie tak, należy zwrócić uwagę na dobór procesów do robotyzacji. Czasami pomoże przeorientowanie i zmodyfikowanie robotów, a czasami będzie to wymagało podjęcia radykalnych decyzji o migracji RPA na inną platformę. W takich sytuacjach największą przeszkodą jest bariera psychologiczna – nikt nie lubi rozstawać się z narzędziami, które już zna.
Najczęściej spotyka się sytuacje, gdzie wdrożono i uruchomiono bardzo złożoną i skomplikowaną platformę o naprawdę imponujących możliwościach, a w praktyce wykorzystuje się ich niewielki procent. Do tego dochodzą niewykorzystane licencje, brak odpowiednich szkoleń, a rosnąca frustracja sama doprowadzi do nieuchronnej migracji systemu RPA.
Sygnałem do zmiany są także narzekania kadry menedżerskiej na kompletność, integralności i aktualność danych zarządczych w obszarach objętych robotyzacją procesów biznesowych. Bez pełnego obrazu tego, co się dzieje, szczególnie w krytycznych procesach biznesowych, trudno o podejmowanie trafnych i optymalnych decyzji.
To zjawisko z reguły się spotyka przy „wyspowych” wdrożeniach RPA, gdzie tylko jeden lub kilka działów firmy korzysta z dobrodziejstw automatyzacji, a brakuje dzielenia się wiedzą i szerszej współpracy z resztą organizacji. Takie wyspowe wdrożenia są bardzo kosztowne, bo jakiekolwiek błędy i przestoje silnie wpływają na funkcjonowanie całości.
Jaka jest największa trudność w migracji między platformami RPA?
Migracja pomiędzy platformami RPA jest zjawiskiem na tyle złożonym, że trudno mówić o jednej największej trudności, czy barierze. Dużo zależy od konkretnej sytuacji i kontekstu. To, co dla jednych może być wyzwaniem, dla innych to zwykły problem do rozwiązania. Jednak w swojej istocie, największy kłopot zawsze sprawia zidentyfikowanie prawdziwych przyczyn migracji i nadanie im odpowiedniej hierarchii. To trudne, bo zagadnienia techniczne są często przemieszane i powiązane z problemami organizacyjnymi, sprzecznymi celami oraz konfliktami pomiędzy osobowościami w kadrze menedżerskiej. Jeśli uda się dobrze zidentyfikować i zlokalizować przyczyny migracji, będzie można w przyszłości uniknąć popełnienia tych samych błędów.
Z czysto technicznego punktu widzenia do najtrudniejszych kwestii należy zapewnienie bezpieczeństwa danych, sprawny ich transfer z jednej platformy na drugą przy zapewnieniu ciągłości pracy oraz minimalizacja zaburzeń wywołanych zmianą w bieżącej działalności całej organizacji. Stopień komplikacji całego procesu migracji jest na tyle wysoki, że ryzyko niepowodzenia nie jest wcale pomijalne. Do tego dochodzi czynnik czasu – im dłużej trwa migracja RPA, tym szybciej rośnie zmęczenie zaangażowanego zespołu i niepokój o końcowy efekt. Stres niestety sprzyja popełnianiu błędów. Teoretycznie, po pierwszym wdrożeniu organizacja już wie, co to oznacza i z czym się wiąże, wszyscy zgadzają się z koniecznością dokładnego planowania i testowania każdego drobiazgu, ale rzeczywistość nadal potrafi zaskoczyć.
Sprzyja temu skomplikowany system prawny, widoczny szczególnie w działach finansów i HR. Liczba regulacji i procesów, do których się muszą dostosować boty jest na tyle duża, że każdy nieprzewidziany przestój może wywoływać perturbacje w całej firmie.
Kto jest potrzebny do migracji i wdrożenia RPA?
W zasadzie wszystkie osoby dramatu są już na scenie. Jest dostawca działającej platformy RPA, obecna jest firma, która się podjęła wdrożenia nowego rozwiązania RPA, jest klient, w którego organizacji rozgrywa się cała scena. Brakuje tylko reżysera. To jest właśnie kluczowa osoba, od której zależy powodzenie całej sztuki, czyli migracji pomiędzy platformami RPA. Ponieważ zbyt wiele czynników wpływających na przebieg wdrożenia można jedynie oszacować, a planowanie na osi czasu ma absolutnie najwyższy priorytet, to doświadczenie i intuicja takiej osoby stają się kluczem do powodzenia całego przedsięwzięcia. Plus jeszcze jedna cecha – wyjątkowe zdolności komunikacyjne i interpersonalne. Przy tej skali złożoności projektu, dwóch niezależnych pomiotach dostarczających swoje rozwiązania, bardzo łatwo o urazę, nadmierne ambicje, błędy w komunikacji, a to rodzi komplikacje, które wpływają na całokształt pracy.
Ze strony pierwszego dostawcy konieczny jest zespół, który przygotuje dane, procesy, dokumentację i narzędzia do szybkiej migracji danych w bezpiecznym środowisku. Nowa platforma także wymaga uwagi, bo warunkiem koniecznym sukcesu jest harmonijna współpraca obu zespołów i uniknięcie wcześniej popełnionych błędów. Dział IT organizacji prowadzącej migrację RPA także będzie miał ręce pełne roboty – szczególnie, jeśli zmiana wymaga nowego oprogramowania systemowego, innych narzędzi i procedur bezpieczeństwa.
Jakie są zalety migracji RPA?
Jeśli zapadła decyzja o migracji RPA, to oznacza, że jest duże pole do poprawy i optymalizacji procesów, lepszego wykorzystania dostępnych modułów i narzędzi, do kolejnych szkoleń i zaangażowania większej liczby pracowników do pracy z ich cyfrowymi asystentami pracującymi tak w trybie nadzorowanym, jak i nienadzorowanym. Migracja RPA to nowe otwarcie i kolejna szansa na znaczący wzrost zwrotu z inwestycji ROI. W końcu nauka na własnych błędach należy do najskuteczniejszych technik rozwoju, nie tylko osobistego, ale i biznesowego.
Trzeba przyznać, że niektóre decyzje o migracji RPA wynikają nie tyle z niedoskonałości technologicznej, ile z nieukładającej się współpracy z dostawcą rozwiązania. Zmieniając platformę można na nowo ułożyć sobie relacje z partnerem technologicznym RPA, a to często działa jak usunięcie kija spomiędzy szprych rowerowego koła. Firma dostaje nowy impuls do rozwoju i poprawy efektywności działania.
Migracja RPA to także szansa na przebudowę i modernizację firmowej infrastruktury IT. Być może przejście do rozwiązań chmurowych, nie tylko w robotyzacji RPA, pomoże łatwiej osiągnąć zakładane wskaźniki ekonomiczne i zwiększyć stopę zwrotu z inwestycji w informatyzację.
Jakie mogą być wady migracji RPA?
W sytuacji, gdy rozpoczyna się proces migracji RPA, trudno mówić o jego wadach, są to raczej uciążliwości i trudności do pokonania. Można do nich zaliczyć:
- Konieczność nauki nowego języka programowania i nowych poleceń, bo trudno oczekiwać kompatybilności na różnych platformach robotyzacji procesów biznesowych.
- Nowy model integracji botów z działającymi już rozwiązaniami IT, w szczególności biznesowymi systemami ERP.
- Przebudowa systemu poświadczeń dla poszczególnych botów i użytkowników. Z reguły poświadczenia systemowe nie są bezproblemowo przekazywane pomiędzy platformami RPA.
- Przerwanie ciągłości wersjonowania botów oraz utrata bieżącego wglądu w dzienniki kontrolne – wgląd w historię ich zmian i modyfikacji może być utrudniony lub niemożliwy na nowej platformie.
- Utrudnione porównywanie efektywności działania botów na obu platformach – z reguły ich działanie nie poddaje się prostym porównaniom, a bez szczegółowej analityki trudno ocenić jakość wdrożenia i uzyskane rezultaty biznesowe.
- Kosztowne i czasochłonne szkolenia pracowników, którzy powinni osiągnąć co najmniej taką sprawność i efektywność działania, jak na poprzedniej platformie RPA. Zapoznanie się z nowymi narzędziami i koncepcjami działania botów może wymagać także dodatkowych kompetencji.
Świadomość znaczenia tych problemów i sposobów na ich pokonanie świadczy o tym, że cały proces migracji został przemyślany i prawidłowo zaprojektowany. To dowód na to, że warto podjąć kolejne ryzyko i poprawić co się da w automatyzacji procesów biznesowych.
[i] https://www.computerworld.pl/news/Wylaczono-ostatni-komputer-Odra-w-Polsce,358487.html
[ii] https://thriveautomation.ca/rpa-migration-guide/