Magazyn konsygnacyjny - jak działa i jakie są zalety i wady stosowania consignment inventory?

# Autonomous Enterprise

Magazyn konsygnacyjny – jak działa i jakie są zalety i wady stosowania consignment inventory?

21.10.2021

Jak twierdzi słownik języka polskiego, konsygnacja to „umowa określająca zasady przyjęcia do sprzedaży towarów pozostających własnością dostawcy”. To, co jest proste i zrozumiałe w sensie lingwistycznym, na gruncie prawa staje dużo bardziej złożone, a dla informatyka i programisty komplikuje się jeszcze bardziej.

Magazyn konsygnacyjny – co to jest?

Magazyn konsygnacyjny, nazywany czasem magazynem depozytowym, w sensie fizycznym to zwykły magazyn nie do odróżnienia od tysięcy innych. Jego tajemnica tkwi w prawach własności magazynowanych towarów, sposobie rozliczania dostaw i płatnościach podatków.

Świat zna dwa typy magazynów konsygnacyjnych. W pierwszym z nich, nazywanym Call-off-stock, towary są przeznaczone dla jednego, znanego przed dostawą odbiorcy, który używa ich we własnej działalności usługowej lub produkcyjnej. Drugi typ, czyli Consignment stock, działa nieco inaczej, bo w momencie realizacji dostawy towarów nabywca nie jest znany. To przypadek najczęściej spotykany w działalności handlowej. Składy konsygnacyjne najczęściej są lokowane w pobliżu fabryk lub bezpośrednio na ich terenie lub w strefach wolnocłowych

Aby można było mówić o magazynie konsygnacyjnym, to magazynowane towary muszą pochodzić od zagranicznego dostawcy z terenu Unii Europejskiej, który zachowuje do nich prawa własności na terenie naszego kraju. On także ponosi ryzyko i koszty magazynowania. Przeniesienie własności towaru na polskiego odbiorcę dokonuje się w momencie pobrania towaru z magazynu. Co ciekawe, magazyn konsygnacyjny prowadzi obiorca towarów lub firma trzecia, ale nie podmiot zagraniczny.

Jakie są procedury magazynu konsygnacyjnego?

Korzystanie z magazynu konsygnacyjnego wiąże się z koniecznością spełnienia kilku ustawowo zdefiniowanych warunków. Pierwszy z nich wymaga, aby dostawca nie miał siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium naszego kraju, choć może być u nas czynnym lub zwolnionym podatnikiem podatku VAT. Kolejny warunek definiuje zawartość informacyjną dokumentów składanych w urzędzie skarbowym. Wymagane jest między innymi podanie danych identyfikacyjnych podatnika podatku VAT, adresów prowadzenia działalności gospodarczej, adresu magazynu konsygnacyjnego oraz wskazanie prowadzącego tenże magazyn.

Na prowadzącym skład konsygnacyjny spoczywa obowiązek szczegółowego ewidencjonowania towarów wprowadzanych do magazynu wraz z datą wprowadzenia oraz datą pobrania towarów z magazynu. Konieczne jest także ścisłe ewidencjonowanie przemieszczeń powrotnych do magazynu oraz dokładna identyfikacja towarów tak, aby uniknąć jakichkolwiek niejasności i dwuznaczności.

Co warto wiedzieć o magazynie konsygnacyjnym w Polsce?

Jak to w naszym kraju zwykle bywa, niektóre pojęcia są rozumiane inaczej. Magazyn konsygnacyjny jest zdefiniowany w ustawie o podatku VAT i wbrew swej nazwie nie jest to typowy skład konsygnacyjny, czyli Consigment Stock, ale raczej magazyn typu Call-off-stock.

W polskich warunkach prawno-podatkowych prowadzenie magazynu konsygnacyjnego jest wygodnym uproszczeniem w rozliczaniu dostaw od zagranicznych kontrahentów. W standardowych okolicznościach dostawa towarów z zagranicy do prowadzącego magazyn to nic innego, jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Zatem dostawca u siebie w kraju dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a nabywca jednocześnie takiegoż nabycia w Polsce. Aby było to możliwe, taki dostawca musiałby być zarejestrowanym w naszym kraju płatnikiem podatku VAT. Odbiorca krajowy, pobierając towar z magazynu, dokonywałby zwykłej transakcji zakupowej z polskimi stawkami VAT, tak jak się to robi na co dzień.

Całe uproszczenie związane z magazynem konsygnacyjnym polega na tym, że zagraniczny dostawca nie musi się rejestrować w Polsce, a wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów rozlicza krajowy podatnik, i to dopiero w momencie pobrania towaru z magazynu. Zatem zamiast dwóch zdarzeń gospodarczych do rozliczenia, w magazynie konsygnacyjnym mamy tylko jedno: pobranie towaru przez polskiego podatnika.

Trzeba jednak pamiętać o istotnych zapisach w ustawie o podatku VAT, które nakładają ograniczenia na możliwość stosowania uproszczonych procedur magazynu konsygnacyjnego. Otóż magazyn rozumiany jako wyodrębnione miejsce przechowywania towarów musi znajdować się w posiadaniu krajowego podatnika, choć podmiot, który prowadzi magazyn konsygnacyjny, nie musi być jednocześnie nabywcą przechowywanych w nim towarów.

W praktyce magazyn konsygnacyjny pokazuje swoje zalety na przykład w sytuacji, gdy polski podatnik dostarczy do magazynu w Niemczech wyprodukowane towary, a niemiecki kontrahent nie dokona ich nabycia. Po spełnieniu określonych warunków, będzie możliwe zastąpienie tego kontrahenta innym, a taka zmiana nie pozbawi stron tej transakcji korzyści wynikających z użycia magazynu typu call-off stock. W sytuacji, gdy polskiemu podatnikowi nie uda się w ogóle sprzedać tego towaru, będzie mógł on przetransportować swoje niesprzedane wyroby do Polski i nie poniesienie z tego tytułu żadnych konsekwencji, bo transakcja będzie neutralna podatkowo.

Zalety i wady prowadzenia magazynu konsygnacyjnego

Uproszczenie rozliczania dostawy i nabycia wewnątrzwspólnotowego to niejedyna korzyść z magazynu konsygnacyjnego. Dla obu stron liczy się także fakt, że obowiązek podatkowy z tytułu VAT powstaje dopiero w momencie pobrania towarów z magazynu i nie później niż w dniu wystawienia faktury.

Są także wyjątki – jeśli w magazynie konsygnacyjnym znajdą się towary niepobrane przez rok, to niejako z automatu uznaje się je jako pobrane następnego dnia po upływie 12 miesięcy. To jednak oznacza powstanie obowiązku podatkowego, bez względu na to, co się stanie z towarem.

Ustawodawca na szczęście zostawił małą furtkę – taki obowiązek podatkowy nie powstaje, jeśli towary nie pobrane w terminie 12 miesięcy zostaną ponownie przemieszczone. Użytkownicy magazynów konsygnacyjnych mają także swoje zmartwienia. Dotyczą one głównie sytuacji nietypowych, w których towar znika z magazynu albo ulega całkowitemu zniszczeniu za sprawą choćby kradzieży, czy ewidentnych pomyłek w trakcie weryfikacji i liczenia dostaw. Fakt pozostaje faktem – towar jest w ewidencji, ale nie ma go w magazynie. W takich przypadkach towar uznaje się za pobrany w dniu zniszczenia towaru, a jeśli nie można ustalić takiego dnia, to w dniu stwierdzenia braków lub zniszczenia. To jest właśnie ten dzień, gdy firma dostrzega braki, a na osłodę dostaje do zapłacenia podatki od tego, czego już fizycznie nie ma.

Generalnie magazyn konsygnacyjny pozwala zwiększać konkurencyjność na rynku dzięki minimalizowaniu kosztów magazynowania surowców i półfabrykatów. Ważna jest także łatwość utrzymania płynności dostaw od producenta, likwidacja ryzyka powstania opóźnień oraz prostota rozliczania kosztów. Dla utrzymania płynności finansowej, tak ważnej dla każdego przedsiębiorcy, wielkie znaczenie ma wydłużony moment zapłaty za towar, który powstaje dopiero w chwili wydania towaru z magazynu.

Magazyn konsygnacyjny a RPA

Istniejący ustawowy obowiązek szczegółowego ewidencjonowania towarów oraz generowania informacji podsumowujących VAT-EU w kraju wysyłki w momencie przemieszczania towarów wraz z podaniem numeru VAT przyszłego odbiorcy, nakłada szczególne wymagania na funkcjonalność systemów informatycznych obsługujące tego typu magazyny.

Ponieważ w prowadzenie consignment inventory zaangażowane są minimum dwa podmioty gospodarcze z różnych krajów, bardzo ważna jest zdolność ich systemów WMS (Warehouse Management System) do wzajemnej integracji i wymiany danych za pomocą EDI, plików XML, czy chociażby interfejsów API. W procedurach magazynów konsygnacyjnych typu Call-of-Stock, szerokie zastosowanie znajdują roboty programowe, które wykonują typowe i powtarzalne dla człowieka zadania. Robotyzacja procesów biznesowych (RPA – Robotic Process Automation) w tym obszarze może także obejmować wymianę informacji w połączeniu fizycznym przemieszczaniem przedmiotów, ich automatycznym identyfikowaniem i kompletowaniem. Zawsze warto przemyśleć zastosowanie specyficznych aplikacji klasy RDA (Robotic Desktop Automation), które działając z poziomu pulpitu pracownika lub użytkownika końcowego wspomagają pracę botów i wirtualnych asystentów zawiadujących np. generowaniem dokumentów magazynowych PZ, WZ, czy FS. Typowe rozwiązania RPA mogą automatyzować np. procesy księgowania faktur i eksportu listy towarów zdjętych ze stanów magazynowych, wyłapując jednocześnie wszelkie niezgodności. Roboty mogą prowadzić także cykliczne rozliczenia konsygnacji i stopniowego fakturowania wydanych towarów, pomagając wygenerować dokument FZ wymagany do rozliczenia z magazynem konsygnacyjnym dostawcy.

Firmy, które są na etapie cyfrowej transformacji swojej organizacji pracy mogą bez trudu znaleźć odpowiedni system klasy ERP, który zapewni sprawną obsługę magazynu konsygnacyjnego.

Czym wyróżniają się wdrożenia magazynów konsygnacyjnych?

Wdrożenia systemów do zarządzania magazynem działającym na podstawie umowy konsygnacyjnej w zasadzie nie odbiegają od innych tego typu wdrożeń systemów klasy WMS. Używane metodyki pracy nad takimi projektami są także typowe, choć samo wdrożenie wymaga o wiele większego doświadczenia i specjalistycznej wiedzy związanej ze stosowanymi procedurami.

Zatem projekt wdrożenia musi szczegółowo definiować wszystkie procesy magazynu Call-of-Stock tak, aby działanie systemu nie naraziło użytkownika na jakiekolwiek sankcje podatkowe. Zawartość informacyjna kartotek towarów i kontrahentów musi spełniać szczegółowe ustawowe wymagania. W projekcie wdrożenia powinny znaleźć się także zidentyfikowane możliwości uruchomienia botów wraz z oceną opłacalności ich uruchomienia. Właściwy wybór procesów do robotyzacji może mieć decydujące znaczenie w ostatecznym sukcesie całego wdrożenia.

Możliwość integracji systemów ERP dostawcy i nabywcy może znacząco ułatwić i przyśpieszyć proces rozliczania konsygnacji, dostarczając jednocześnie wiarygodnych informacji o stanie magazynu konsygnacyjnego w czasie rzeczywistym. Szerokie zastosowanie robotów poprawia Employee Experience i zmienia kulturę organizacyjną firmy na bardziej innowacyjną.

Dokonując wyboru dostawcy systemu informatycznego i rozwiązań RPA na potrzeby składu konsygnacyjnego trzeba zwrócić uwagę na fakt, że funkcjonowanie takiego magazynu jest silnie uzależnione od stanu prawnego i reguł podatkowych. Dostawca rozwiązań IT musi dysponować wiarygodnością i pozycją na rynku gwarantującą szybkie, sprawne i bezbłędne dokonywanie zmian w systemach na wypadek nowelizacji prawa.