Krajowy system e-faktur – czym jest i czy jest obowiązkowy?

# Autonomous Enterprise

Krajowy system e-faktur – czym jest i czy jest obowiązkowy?

21.09.2022

W 2022 roku do użytku przedsiębiorców został wprowadzony Krajowy system e-faktur, w skrócie KSeF. Wielu właścicieli firm zadaje sobie pytanie jak ten system funkcjonuje, czy jest dla nich korzystny i przede wszystkim, czy jest obowiązkowy? W poniższym artykule przedstawiamy jego główne założenia, zalety, a także informujemy od kiedy system zaczyna obowiązywać.

Czym jest krajowy system faktur i jakie są jego założenia?

KSeF to nowoczesny rejestr faktur elektronicznych, który pozwala przedsiębiorcom na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur o jednolitym formacie. Faktury ustrukturyzowane w KSeF zawierają informacje w formacie XML, dzięki czemu ich odczytywanie jest prostsze niż w przypadku tradycyjnych faktur.

Stworzenie zunifikowanej centralnej bazy miało na celu przede wszystkim obniżenie kosztów przetwarzania dokumentacji księgowej. Istotnie, standaryzacja plików niesie ze sobą wiele korzyści zarówno z punktu widzenia państwa jak i przedsiębiorców. Dla fiskusa oznacza to uproszczenie kontroli dotyczących podatku VAT, z kolei dla przedsiębiorcy korzystanie z krajowego systemu e faktur wiąże się z łatwiejszym, wygodniejszym i szybszym procesem księgowania. Możliwość uwolnienia czasu pracownika na inne zadania zwiększa jego produktywność i poprawia jego samopoczucie poprzez redukcję czasu spędzanego na monotonnych czynnościach. Ryzyko błędów jest też zdecydowanie niższe. Wiele firm już teraz korzysta z pomocy OCR przy procesowaniu faktur, a wprowadzenie KSeF to kolejny krok w stronę automatyzacji (o korzyściach wynikających z OCR pisaliśmy więcej w tym artykule).

Krajowy system e faktur powstał z myślą zarówno o czynnych podatnikach podatku VAT jak i przedsiębiorcach zwolnionych z jego opłaty, a także podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS będących posiadaczami identyfikatora podatkowego NIP.

Na rządowej stronie dotyczącej krajowego systemu e-faktur możemy dowiedzieć się, że pierwsze testy z udziałem podatników zostały przeprowadzone w 2021 roku. Strefa testowa nadal funkcjonuje i przedsiębiorcy mogą z niej korzystać w celu dostosowania własnych systemów informatycznych.

Co zyskają przedsiębiorstwa korzystające z KSeF?

Przedsiębiorstwa korzystające z e faktur mogą cieszyć się wieloma korzyściami:

– Przede wszystkim zwiększeniem wydajności swoich systemów księgowych. System zapewnia większe bezpieczeństwo interpretacyjne, ponieważ format faktur jest ustandaryzowany. Oznacza to możliwość automatyzacji procesów, z czym wiąże się też dużo mniejsze ryzyko błędów;

– Dodatkowym plusem jest możliwość szybszych korekt, ponieważ faktury wysyłane są w systemie w czasie rzeczywistym. Jednocześnie zmniejsza to też ryzyko, że faktura nie dotrze do adresata;

– Ponadto przedsiębiorcy korzystający z KSeF nie będą już zobowiązani do archiwizacji faktur, ponieważ dokumenty będą przechowywane w rejestrze przez okres 10 lat;

– Równie ważnym plusem jest też skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku dla przedsiębiorców. Czas ten zmniejszy się z 60 do 40 dni.

Jak działa Krajowy system e-Faktur?

Faktury można bardzo łatwo wystawić w systemie wypełniając podstawowe informacje (data, cena, informacje o kupującym itd.) Po zapisaniu system sam nada fakturze format XML zgodny ze wzorem dostępnym na platformie ePUAP. Fakturę można wystawić z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów lub przez użycie programów komercyjnych. Dzięki zastosowaniu formatu XML faktura nawet w widoku PDF wciąż zawiera zakodowane informacje, które systemy informatyczne odczytują bez problemów. Ta możliwość kodowania danych daje systemowi pewną przewagę nad technologiami OCR ponieważ nawet inteligentne OCR może być narażone na problemy w przypadku słabej jakości skanów (więcej o różnicach między klasycznym a inteligentnym OCR można przeczytać tutaj).

Czy przystąpienie do KSeF jest obowiązkowe?

Od kilku lat widzimy wyraźnie, że cyfryzacja księgowości przyśpiesza, jednak e-faktury są wciąż tylko jedną z opcji, które mamy do wyboru. Obok e faktury w 2022 roku istnieje też możliwość wystawienia faktury papierowej.

Aktualnie w 2022 roku nie ma obowiązku przystąpienia do krajowego systemu e-faktur. Udział w programie na ten rok jest dobrowolny. Jednak zgodnie z zapowiedzą, w przyszłości na przedsiębiorców zostanie nałożony obowiązek przystąpienia do KSeF, dlatego już dziś warto się z nim zapoznać, zwłaszcza, że wszystko wskazuje na to, że będzie to zmiana korzystna.

Krajowy system e-Faktur – od kiedy jest obowiązkowy?

Zakładane jest, że Krajowy system e-faktur będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2024 roku. Warto zawczasu przygotować się do przejścia tak, aby zmiana ta była jak najbardziej płynna i oczywista.