Jakie znaczenie ma przepływ informacji wewnątrz firmy?
Informacja to szczególny rodzaj dobra niematerialnego. Jest ona wartościowa nie kiedy zachowujemy ją tylko dla siebie, lecz gdy przekazujemy ją dalej do wykorzystania. Prawidłowy przepływ informacji pozwala bowiem na właściwie funkcjonowanie w otaczającym nas świecie. W biznesie informacja to wiedza przydatna do prowadzenia działalności gospodarczej, a zatem stanowi istotny komponent każdej firmy. W epoce gdy technologia nastawiona jest na pozyskiwanie i przetwarzanie ogromnej ilości danych, największe znaczenie ma to w jakim czasie i w jaki sposób przekazujemy informacje wewnątrz firmy.
Czym jest przepływ informacji?
Przepływ informacji można zdefiniować jako połączenie między obiektami lub osobami będącymi źródłem informacji a osobami bądź obiektami używającymi tej informacji. Mówiąc prościej chodzi o komunikację wewnątrz firmy. Może odbywać się ona na wiele różnych sposobów. Tradycyjnie, informacje można przekazywać podczas spotkań czy telekonferencji – jednak opierając się tylko na tych sposobach jesteśmy narażeni na różnego rodzaju trudności w przekazie. Nadmierny szum informacyjny, luki, brak zapisu, ograniczona liczba odbiorców – wszystko to negatywnie wpływa na przepływ informacji. By tego uniknąć wiele firm sięga po nowocześniejsze metody komunikacji takie jak implementacja systemów ERP, całkowite przejście na elektryczne dokumenty czy wprowadzenie przepływów pracy. Forma wymiany informacji powinna odpowiadać jej celom by mogła być faktycznie skuteczna.
Dlaczego przepływ informacji wewnątrz firmy jest ważny?
Znaczenie komunikacji dla biznesu jest niebagatelne. Po pierwsze, jeśli informacje wewnątrz firmy nie są aktualne to bazujemy na danych, które są po prostu już nieprawdziwe. Prowadzi to do błędów i spadku wydajności. Prostym przykładem może być aktualizowanie profili dostawców w systemie firmy. Jeśli dysponujemy przestarzałymi danymi bankowymi, pieniądze za usługę nie dotrą na czas na właściwe konto, a firma musi liczyć się z ryzykiem kar za opóźnienia. Widzimy wyraźnie jak brak przepływu informacji odbija się finansowo na przedsiębiorstwie.
Po drugie, weryfikacja danych przez użytkowników zapewnia ich wiarygodność. Odpowiedni system aprobacji zmniejsza ryzyko błędów przy procesowaniu dokumentacji. Umożliwia to tym samym odpowiednio szybką reakcję i korektę. W rezultacie możemy uniknąć np. opłacenia faktur za wyższą kwotę niż wynosiło zamówienie, co mogłoby spowodować zmniejszenie środków niezbędnych do opłacenia innych faktur, a tym samym do utrudnień w spłaceniu zobowiązań.
Po trzecie, dysponując wiarygodnymi i aktualnymi informacjami osoby decydującą mogą przyjmować właściwe strategie biznesowe. Im przepływ informacji wewnątrz firmy jest sprawniejszy tym decyzje są celniejsze. Inwestorom również zależy na posiadaniu jak najbardziej rzetelnego obrazu firmy.
Wszystko to przekłada się na trafne inwestowanie, utrzymanie i pozyskiwanie klientów oraz uniknięcie strat, a więc przepływ informacji ma wpływ na wyniki finansowe przedsiębiorstwa.
Jak zły przepływ informacji negatywnie wpływa na biznes
W swojej bestsellerowej książce „Pi razy oko” Matt Parker opisuje model sera szwajcarskiego, za pomocą którego wyjaśnia w jaki sposób dochodzi do katastrof mimo wielu warstw zabezpieczeń. Podobnie jak ser składa się z wielu plastrów, a każdy plaster ma dziury, również nawet najlepsze systemy mają luki. Ludzie na indywidualnych poziomach popełniają błędy, to naturalne. Jeśli jednak pozwolimy by jak w serze dziury wystąpiły w tym samym miejscu może dojść do katastrofy. Jeśli więc chcemy jej uniknąć, powinniśmy się skupić nie na pojedynczych jednostkach lecz na całej budowie naszego systemu. Podobnie jest z przepływem informacji w firmie. To czy informacje wewnątrz firmy są przekazywane dalej do odpowiednich odbiorców nie może spoczywać na konkretnych osobach. Ryzykowalibyśmy tym samym paraliż działalności gdy dany pracownik byłby nieobecny lub popełnił błąd. Kluczowe jest zbudowanie właściwego przepływu informacji, który umożliwia wyłapanie potencjalnych problemów.
Zły przepływ informacji może prowadzić do różnego rodzaju trudności. Po pierwsze, zaleganie informacji, często wynikające z przeciążenia, powoduje liczne opóźnienia. Po drugie, deformacja informacji, wynikająca z różnicy w interpretacji przez różne osoby, niesie ze sobą ryzyko błędów lub zakłóceń procesowania. Po trzecie, nadmiar informacji, wynikający z braku organizacji, również bywa paraliżujący. Wszystkie te bolączki są możliwe do rozwiązania poprzez wprowadzanie globalnych systemów, procedur biznesowych i przepływów informacji.
Jak polepszyć przepływ informacji?
Przepływ informacji można polepszyć na kilka sposobów. Jednym z nich jest przestawienie się na dokumentacje elektroniczną i ustalenie jej obiegu. Trend odchodzenia od dokumentacji papierowej jest coraz silniejszy nie bez powodu. Dokumentacja elektroniczna ma znaczną przewagę nad tradycyjną: jej przesyłanie jest znacznie szybsze, jej zabezpieczanie jest obecnie już również na wysokim poziomie, dostęp do niej może być szerszy dla większej grupy pracowników, po archiwizacji jest łatwiejsza do odnalezienia, a modyfikacje i korekty są łatwiejsze. Elektroniczny obieg dokumentacji pozwala na lepszą organizację i współpracę, zmniejsza ryzyko złego adresowania i daje możliwość monitorowania sytuacji. Odejście od papieru jest łatwiejsze niż może się to wydawać, warto zapoznać się z nowymi rozwiązaniami by przekonać się, że ten pomysł może sprawdzić się i w waszej działalności.
Z elektronicznym obiegiem dokumentów wiąże się też inne rozwiązanie polepszające przepływ informacji w firmie: workflow, czyli przepływ pracy. Gdy przesyłamy dokumenty przez różne poziomy workflow trafiają one do różnych osób i jednocześnie mogą być przez te osoby adnotowane. Dodawanie komentarzy do dokumentów znacząco usprawnia komunikację między wszystkimi użytkownikami. Co ważniejsze, dzięki workflow możemy bardzo łatwo sprawdzić na jakim etapie jest dany dokument. To przydatne, gdy na przykład otrzymujemy przypomnienie od dostawcy dotyczące płatności faktury. Wystarczy sprawdzić na jakim etapie worfklow się ona znajduje, dlaczego nie została jeszcze opłacona i kto może dany problem rozwiązać.
Warto również wspomnieć o całościowych systemach zarządzania firmą. Nowoczesne systemy klasy ERP umożliwiają nie tylko komunikację miedzy różnymi działami, ale również dają miejsce na wprowadzenie automatyzacji i usprawnień za pomocą sztucznej inteligencji. Więcej o potencjale ERP można przeczytać w tym artykule.
Podsumowanie
Oczywistym jest, że w dobie Internetu informacje podróżują szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Otwiera to możliwości pracy zdalnej i pozwala na szybszy czas reakcji dając przewagę konkurencyjną na rynku. Jednak tylko właściwa organizacja przepływu informacji gwarantuje, że nasz biznes będzie potrafił z tych możliwości korzystać.
Pierwszym krokiem do polepszenia przepływu informacji jest przyjrzenie się jej globalnie. Komunikacja wewnątrz firmy będzie skuteczna tylko wtedy gdy jasno określimy jej cel, formę i narzędzia za pomocą, których się ona odbywa oraz poznamy budżet przeznaczony na jej usprawnienie. Zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy pomogą dokonać właściwej analizy i dobrać najskuteczniejsze rozwiązania.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Jak migrować, integrować system ERP i maksymalizować zyski 
Elektroniczny obieg dokumentów – jakie procesy warto zautomatyzować, aby wyeliminować papierowe dokumenty i oszczędzić czas?
Wdrożenie systemu MES – od czego należy zacząć i jakich błędów nie należy popełnić?
Bezpieczeństwo danych w systemach ERP, czyli jak zabezpieczyć niezwykle ważne firmowe dane?