/ We know how

Jak wdrożyć pracowników w system RPA?

Implementacja systemów RPA często wywołuje niepokój u pracowników firm. Doświadczenie pokazuje, że nie mają się czego obawiać. Nie zmienia to faktu, że zespół należy przygotować do zmian, co wiąże się z inwestycjami w szkolenia i angażowaniem pracowników do procesu wdrożeniowego. Na co zwrócić uwagę i o czym pamiętać?

 

 

Przygotowanie zespołu do zmiany: szkolenia i świadomość RPA

 

W trakcie implementacji RPA (Robotic Process Automation, zrobotyzowana automatyzacja procesów) często występuje obawa, że doprowadzi ona do utraty pracy przez pracowników. Aby uniknąć tego typu zagrożeń, konieczne jest przygotowanie zespołu do zmiany związanej z wdrożeniem pracowników w system RPA.

Wdrożenie pracowników w system RPA powinno rozpocząć się od poinformowania ich o planach wdrożenia RPA i korzyściach, które przyniesie dla organizacji. Warto w tym momencie podkreślić, że celem automatyzacji procesów jest wspieranie pracy oraz ułatwienie wykonywania rutynowych zadań. Na tym etapie należy wyjaśnić, jakie są korzyści i podkreślić, że implementacja RPA wiąże się z poprawą jakości życia pracowników.

Kolejnym etapem powinny być szkolenia wewnętrzne przeprowadzone razem z dostawcą RPA lub wewnętrznym ekspertem. Powinny koncentrować się na praktycznych aspektach (np. podstawach programowania, tworzeniu robotów czy zarządzaniu procesami) i być dostosowane do poziomu wiedzy zespołu, uwzględniając zarówno aspekt techniczny, jak i biznesowy. RPA to nie tylko domena IT – może być ono używane w różnych obszarach organizacji.

Po przeprowadzeniu szkoleń teoretycznych powinno się zorganizować warsztaty, w których zespół będzie mógł rozwiązywać rzeczywiste problemy biznesowe przy użyciu RPA. Do tego celu można wybrać kilka procesów do automatyzacji i przetestować je w formie pilotażowej. Wybrane procesy powinny mieć realne znaczenie dla pracowników i organizacji. Uzyskane z pilotażu dane można wykorzystać do promocji i motywacji do dalszego wdrażania.

 

 

Planowanie strategii wdrożenia RPA dla skutecznego zaangażowania pracowników

 

Oddelegowanie pracownikom części odpowiedzialności za wdrożenie nie tylko daje im poczucie sprawczości, ale też bardziej angażuje w proces implementacji. Warto poprosić ich o identyfikację obszarów, w których automatyzacja może być najbardziej przydatna. Sprawi to, że poczują się zaangażowani i uwzględnieni w procesie wdrożenia. Dobrze jest także stworzyć zespół ekspercki skupiający osoby z różnych działów.

W trakcie tworzenia zespołu eksperckiego warto zwrócić uwagę jego członków na znaczenie danych w implementacji RPA. Jest to dobry moment na opracowanie różnego rodzaju strategii zarządzania ryzykiem biznesowym oraz polityk bezpieczeństwa, które zapewnią należytą ochronę zarówno danych biznesowych, jak i osobowych pracowników.

Poza tym zespół wewnętrznych ekspertów powinien opracować szczegółowy plan implementacji RPA. W dokumencie powinny znaleźć się harmonogram działań, podział obowiązków oraz kluczowe wskaźniki efektywności, według których oceniana będzie skuteczność wdrożenia. Należy pamiętać, żeby opracowana strategia była elastyczna i dostosowana do specyfiki organizacji oraz potrzeb pracowników.

 

 

Kreowanie kultury organizacyjnej wspierającej adaptację do RPA

 

Wdrożenie pracowników w system RPA wiąże się nie tylko z implementacją rozwiązań technologicznych. Równie ważne jest stworzenie odpowiedniej kultury organizacyjnej, która będzie wspierać adaptację do RPA. W tym celu warto zachęcać pracowników do dzielenia się pomysłami i eksperymentowania z nowymi rozwiązaniami. Stworzenie przestrzeni dla dialogu i feedbacku może przynieść wiele pozytywnych skutków.

Ważne jest też regularne informowanie zespołu o znaczeniu i celach RPA w organizacji. Dobrze jest zaangażować do tego liderów organizacji – menedżerów czy kierowników. Powinni oni być od samego początku w zespole wdrożeniowym do RPA i zachęcać innych do współpracy. Pomagają też zapewnić transparentność działań i otwartą komunikację, aby pracownicy czuli się zaangażowani i informowani.

Automatyzacja procesów biznesowych może przyspieszyć, jeśli firma wprowadzi system nagradzania osiągnięć związanych z RPA, zarówno indywidualnych, jak i zespołowych. Docenianie wysiłku i wkładu pracowników w proces wdrożenia automatyzacji buduje motywację i zachęca do dalszej pracy.

Aby zapewnić sukces wdrożenia RPA, należy opracować konkretne cele i wskaźniki do ich pomiaru. Regularna ocena postępów i wyników pokazuje, że adaptacja do RPA ma znaczenie dla organizacji i jest monitorowana na bieżąco. Warto przy tym pamiętać, że działania powinny być elastyczne i otwarta na zmiany. Wprowadzanie RPA jest czasochłonne, ale dzięki zaangażowaniu pracowników można w krótkim czasie osiągnąć biznesowy sukces.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!