Jak usprawnić działanie systemu ERP?

# BMS

Jak usprawnić działanie systemu ERP?

28.07.2023

Systemy ERP od wielu lat są codziennością firm z praktycznie każdej branży. Nie zmienia to faktu, że wraz z rozwojem technologicznym stosowane oprogramowanie może wymagać aktualizacji. Może ona wynikać również z konieczności dostosowania do nowych warunków rynkowych, więc coraz więcej organizacji zadaje sobie pytanie – jak usprawnić działanie systemu ERP?

Sprawność systemu ERP a efektywność operacyjna firmy

Jak donosi przygotowany przez EY raport „Future Workplace Index 2.0”, połączenie elastyczności i technologii jest jednym z najważniejszych priorytetów dla współczesnych firm – aż 64% respondentów odpowiedziało, że dąży do stworzenia miejsc pracy, w których kładzie się nacisk na dobrostan pracowników oraz użycie zaawansowanych technologii w celu poprawy efektywności operacyjnej. Jednym z najczęściej wybieranych rozwiązań w jej zwiększaniu jest inwestycja w systemy ERP, co wskazuje także PwC.

Nie da się ukryć, że sprawnie działający system ERP (skrót od Enterpries Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) jest kluczowy w polepszeniu efektywności operacyjnej firmy. Implementacja rozwiązania tego typu często przekłada się na znaczne zwiększenie możliwości produkcyjnych czy dystrybucyjnych firm, dzięki czemu może ona zyskać rynkową przewagę.

Systemy ERP pozwalają zautomatyzować stosowane w firmie procesy, głównie w obszarze powtarzalnych, czasochłonnych oraz męczących zadań. Ich wdrożenie wiąże się też z integracją danych w ramach jednej platformy, dzięki czemu pracownicy nie muszą marnować czasu na poszukiwanie interesujących ich danych. Automatyzacja tylko tych dwóch procesów skutkuje lepszą komunikacją w obrębie firmy, a gdy doda się do tego możliwość śledzenia postępów w czasie rzeczywistym oraz optymalizacji zasobów, otrzyma się szerokie możliwości poprawy efektywności operacyjnej organizacji.

Optymalizacja konfiguracji i dostosowanie systemu ERP do specyficznych potrzeb firmy

Rozważając wpływ systemów ERP na działanie firm, trzeba pamiętać, że ich implementacja jest tylko pierwszym krokiem. Z reguły niedługo po wdrożeniu, wiele organizacji zaczyna zadawać sobie pytanie – jak usprawnić działanie systemu ERP? Odpowiedź zależy od połączenia dwóch czynników – specyfiki firmy i branży, w której działa oraz wybranej metodyki wdrożenia.

Oba, wymienione wyżej aspekty, są istotne w procesie usprawniania, ale nie da się ukryć, że dostosowanie systemu ERP do potrzeb firmy determinuje metodyka wdrożenia. Współcześnie firmy działają według jednej z dwóch metodologii – Agile, która koncentruje się na krótkich okresach i skupia i konkretnych procesach oraz Waterfall, która zakłada holistyczne podejście do projektu i lepiej sprawdza się np. w wymianie systemu ERP na nowy, ponieważ pozwala zaprojektować od początku do końca zarówno sam system, jak i proces wdrożenia.

Nie zmienia to faktu, że optymalizacja konfiguracji i dostosowanie systemu ERP do specyficznych potrzeb firmy powinny obejmować kilka działań bez względu na stosowaną wcześniej metodykę wdrożenia. Choć dokładny zakres operacji określa specyfika firmy, dostosowując system ERP do jej wymagań, warto wziąć pod uwagę procesy takie jak:

Analiza wymagań biznesowych, w ramach której należy wykonać dokładny audyt działalności i zidentyfikować obszary wymagające ulepszeń.
Konfiguracja systemu, która powinna obejmować dostosowanie procesów, formularzy, raportów i innych elementów, aby lepiej odzwierciedlały strukturę działalności firmy.
Dostosowanie modułów kluczowych dla działalności (dokładny zakres modułów zależy od wymagań i specyfiki organizacji) za pomocą opcji konfiguracyjnych lub narzędzi programistycznych.
Integracja z systemami zewnętrznymi, takimi jak CRM, systemy e-commerce czy produkcji, umożliwia płynny przepływ danych między nimi.
Personalizacja interfejsu, która powinna obejmować dostosowanie układów, kolorów i etykiet.

Monitorowanie i analiza wydajności systemu ERP oraz identyfikacja obszarów poprawy

Monitorowanie i analiza wydajności systemu ERP są kluczowe w identyfikacji obszarów wymagających poprawy. W tym celu należy przede wszystkim określić kluczowe wskaźniki wydajności. Dokładny wybór zależy od specyfiki firmy i powinny one ją odzwierciedlać, ale mogą to być m.in.:

czas cyklu zamówienia,
wskaźnik terminowości dostaw,
poziom obsługi klienta,
koszt obsługi zamówień.

Równie istotny jak wybór odpowiednich wskaźników jest dobór narzędzi i modułów do monitorowania wydajności. Powinny one oferować jak najwięcej opcji, ale powinny też odzwierciedlać procesy istotne z punktu widzenia organizacji.

Zgromadzone dane należy analizować pod kątem wydajności systemu ERP. W tym celu należy porównywać uzyskane wyniki z ustalonymi KPI, co pozwoli zidentyfikować obszary, w których występują niedociągnięcia. Warto także opracować harmonogram publikacji raportów. Wybór dokładnego sposobu raportowania zależy od wymagań przedsiębiorstwa – mogą to być automatyczne raporty generowane przez system ERP, ale równie dobrze może je przygotowywać wyspecjalizowany analityk.

Na podstawie wcześniejszych działań można rozpocząć optymalizację konfiguracji systemu, co najczęściej wiąże się z aktualizacją oprogramowania lub modyfikacją procesów biznesowych. Oprócz reakcji na problemy dobrze jest również prowadzić działania prewencyjne. Dane dają wgląd w trendy, co pozwala określać prawdopodobieństwo potencjalnych problemów i opracować metody przeciwdziałania.

Szkolenie pracowników i wsparcie w korzystaniu z systemu ERP

Szkolenie pracowników i zapewnienie im wsparcia w korzystaniu z systemu ERP jest ważne szczególnie w kontekście bezpieczeństwa danych. Ponieważ ERP niejednokrotnie zawierają dane wrażliwe, położenie nacisku na właściwą ochronę danych jest kluczowe nie tylko w kontekście implementacji, ale również szkolenia z obsługi dla pracowników.

Szkolenie pracowników w korzystaniu z systemu ERP powinno także uwypuklać pozytywne aspekty tej technologii. Warto poświęcić czas, żeby wyjaśnić członkom organizacji, że system ERP służy do usprawnienia pracy i poprawy ich dobrostanu. Poza tym pracownicy przekonani o sensowności danego rozwiązania będą lepiej i chętniej z niego korzystać.

Przed rozpoczęciem szkoleń warto opracować plan uwzględniający nie tylko harmonogram, ale również role i poziomy zaangażowania pracowników. Równie ważne jest sprecyzowanie umiejętności, które po szkoleniu powinni posiadać pracownicy. Żeby usprawnić działanie systemu ERP, kursy powinny być dopasowane do ich potrzeb i umiejętności. Przykładowo, osoba, która będzie korzystać z systemu codziennie, będzie musiała zaznajomić się z wieloma szczegółami działania ERP, zaś pracownikowi, który tylko okazyjnie będzie używać tego typu technologii, wystarczy jej ogólny obraz.

Jakie elementy powinno zawierać szkolenie pracowników z ERP

Bez względu na poziom zaawansowania szkolenia powinny być oparte na scenariuszach biznesowych odzwierciedlających rzeczywiste sytuacje i procesy. Każde szkolenie z obsługi ERP powinno zawierać:

sesje szkoleniowe umożliwiające ćwiczenie korzystania z systemu ERP;
warsztaty, w których pracownicy będą mogli rozwiązywać rzeczywiste przypadki biznesowe;
czytelne i zrozumiałe materiały szkoleniowe – instrukcje, podręczniki czy filmy instruktażowe
kursy zespołowe i indywidualne;
odpowiednie wsparcie techniczne.

Oprócz tego należy regularnie komunikować się z pracownikami oraz informować ich o aktualizacjach, nowych funkcjach czy zmianach w systemie. Dobrze jest również stale monitorować postępy pracowników w korzystaniu z systemu. Po zakończeniu kursów warto zebrać opinie i sugestie pracowników, ponieważ na ich podstawie można ulepszyć przyszłe szkolenia.