Strefa wolna od botów!
Piszemy my, nie maszyny.

Jak upewnić się, że zautomatyzowany proces nie będzie produkował błędnych rezultatów?


W tym artykule dowiesz się:

  • Jak powinno wyglądać testowanie zautomatyzowanych procesów
  • Dlaczego testowanie zautomatyzowanych procesów jest takie ważne
  • Jak poprawnie zidentyfikować wyjątki w RPA
  • Jakie korzyści mogą przynieść regularne audyty zautomatyzowanych procesów

Z automatyzacją procesów jest jak z każdym innym działaniem biznesowym – nie wystarczy, że się ją przeprowadzi i wdroży, trzeba jeszcze stale monitorować wyniki. Na co zwracać uwagę i co zrobić, żeby zautomatyzowany proces nie będzie produkował błędnych wyników?

 

 

Testowanie zautomatyzowanych procesów

 

Testowanie zautomatyzowanych procesów to nic innego jak sprawdzenie, czy działają one poprawnie, zgodnie z oczekiwaniami i nie produkują błędnych wyników. Testy pozwalają też sprawdzić, czy efekty robotyzacji są już widoczne, ale żeby były skuteczne, należy rozumieć, co zostało zautomatyzowane, w jakim celu oraz czy zostało to odpowiednio udokumentowane. Trzeba też pamiętać, że test testowi nierówny, a do różnych zadań będzie stosować się różne ich rodzaje:

  • Testy jednostkowe koncentrują się na sprawdzeniu najmniejszych, niezależnych komponentów procesu, co pomaga w wykrywaniu błędów na wczesnym etapie.
  • Testy integracyjne sprawdzają interakcje między różnymi komponentami i modułami, aby upewnić się, że współpracują one poprawnie.
  • Testy funkcjonalne służą ocenie, czy zautomatyzowany proces spełnia wymagania funkcjonalne.
  • Testy regresji pozwalają upewnić się, czy nowe modyfikacje nie wpłynęły negatywnie na istniejące funkcjonalności.
  • Testy wydajnościowe sprawdzają, jak proces działa pod obciążeniem i czy spełnia wymagania dotyczące czasu wykonania i zasobów.
  • Testy obciążeniowe i odpornościowe służą ocenie zachowania procesu w ekstremalnych warunkach.
  • Testy akceptacyjne weryfikują, czy zautomatyzowany proces spełnia oczekiwania użytkownika końcowego oraz wymagania biznesowe.

Bez względu na wybrany rodzaj każdy test przebiega mniej więcej tak samo – zaczyna się od opracowania scenariuszy testowych, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych, po czym sprawdza się każdy z nich. Po zakończeniu testów wyniki trafiają do zespołu projektowego, który analizuje je i jeśli testy wykażą błędy, poszukuje źródeł problemu i opracowuje jego rozwiązania.

 

 

Znaczenie monitorowania wyników automatyzacji

 

Żeby przejść od prostej robotyzacji do pełnej automatyzacji, trzeba nieustannie monitorować wyniki automatyzacji – tylko w ten sposób można zapewnić niezawodność procesów w długim okresie. Nawet najlepiej przetestowane automatyzacje mogą ulec awariom lub napotkać nieoczekiwane problemy, więc monitorowanie wyników pozwala niemal natychmiastowo wykrywać błędy, odchylenia od normy czy nieoczekiwane zachowania, zanim staną się problemami.

Walidacja zautomatyzowanych procesów ma też znaczenie w kontekście poprawy wydajności – dzięki testom można np. znaleźć wąskie gardła, takie jak długi czas przetwarzania lub niska wydajność, po czym można je zoptymalizować. W ten sposób można też regularnie sprawdzać, czy zautomatyzowane procesy spełniają określone standardy jakości.

Monitorowanie wyników automatyzacji pozwala też śledzić jej skuteczności w kontekście oszczędności czasu, kosztów, liczby błędów czy poprawy jakości. Dzięki temu można np. identyfikować obszary wymagające rozbudowy czy zmiany podejścia. Ma to też znaczenie w przypadku doskonalenia procesów – testowanie zautomatyzowanych procesów dostarcza wartościowych informacji, które można wykorzystać do wprowadzenia ulepszeń.

Systemy monitorujące mogą też wysyłać automatyczne powiadomienia (alerty) w przypadku wystąpienia błędów, co pozwala lepiej reagować na potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa. Może to także pomóc w ochronie najważniejszych danych i zasobów firmy.

 

 

Identyfikowanie wyjątków w procesach RPA

 

Identyfikowanie wyjątków w procesach RPA jest jednym z elementów utrzymania automatyzacji procesów biznesowych (np. księgowych). Czym są wyjątki? Są to wszystkie błędne wyniki, przestoje i zmniejszenie efektywności procesów; wyróżnia się ich następujące typy:

  • Wyjątki aplikacyjne to błędy wynikające z nieoczekiwanych stanów w aplikacjach, z którymi współpracuje robot (np. brak dostępu do aplikacji, błędy połączenia czy awarie aplikacji). Często wymagają odświeżenia aplikacji lub uruchomienia procesu od nowa.
  • Wyjątki biznesowe wynikają z niezgodności z regułami biznesowymi lub niepoprawnych danych wejściowych. Przykłady obejmują brakujące pola w formularzach, przekroczenie limitów lub niepoprawne formaty danych. Często wymagają interwencji człowieka lub dodatkowej walidacji.

Wyjątki można identyfikować za pomocą następujących metod:

  • Skrypty automatyzujące procesy RPA powinny zawierać logikę do obsługi wyjątków, taką jak bloki `try-catch`, żeby robot mógł wykryć błąd i podjąć odpowiednie kroki.
  • Weryfikacja poprawności danych przed i po przetworzeniu powinna obejmować sprawdzenie formatów, zakresów wartości czy integralności danych.
  • Wdrożenie narzędzi monitorujących do śledzenia działania robotów sprawia, że jeśli robot napotka wyjątek, system monitorujący może natychmiast wysłać powiadomienie, aby zespół mógł szybko reagować.
  • Roboty powinny rejestrować szczegółowe logi z informacjami o krokach wykonywanych w procesie, błędach, wyjątkach, czasach przetwarzania.
  • Niektóre błędy, takie jak tymczasowe problemy z połączeniem, mogą być łatwo naprawione poprzez ponowne uruchomienie akcji.

W identyfikowaniu wyjątków mogą też pomóc definiowanie reguł walidacyjnych uruchamianych w przypadku wykrycia nieprawidłowych danych oraz monitorowanie KPI i umów o poziomie usług (SLA) – w drugim wypadku przekroczenie dopuszczalnych wartości może wskazywać na potrzebę interwencji.

 

 

Regularne audyty zautomatyzowanych procesów

 

Regularne audyty to, obok stworzenia mapy procesów, jedna z metod zapewniających skuteczność, zgodność i bezpieczeństwo zautomatyzowanych procesów. W ich trakcie ocenia się m.in. czy działania osiągają oczekiwane wyniki oraz czy pracują zgodnie z przepisami prawnymi, standardami branżowymi i politykami firmy. Audyty pozwalają też szybko znaleźć potencjalne problemy i luki, a także są podstawą oceny efektywności działania automatyzacji i mechanizmy zarządzania nią.

Trzeba też pamiętać, że, podobnie jak w przypadku testów, audyt audytowi nierówny – czasami potrzebne będą audyty operacyjne sprawdzające, czy zautomatyzowane procesy działają zgodnie z oczekiwaniami, innym razem trzeba będzie przeprowadzić audyt infrastruktury technologicznej, architektury oprogramowania, kodu, zabezpieczeń oraz konfiguracji systemu.

Bez względu na rodzaj audytu każdy powinien stosować się do podobnych praktyk. Przede wszystkim należy prowadzić je regularnie, np. co kwartał lub półrocze, w zależności od złożoności i krytyczności procesów. Dobrze jest również audytować różne elementy działania przedsiębiorstwa, żeby uzyskać jego wszechstronny obraz.

W audyty dobrze jest angażować tak dużo pracowników, jak to możliwe – połączenie perspektyw zespołów odpowiedzialnych za procesy biznesowe, IT, bezpieczeństwo oraz compliance nie tylko zapewnia kompleksowość procesu audytowego, ale również jest dobrym punktem wyjścia do doskonalenia procesów biznesowych.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!