Jak skutecznie budować zaufanie w zespole?

# Talent network

Jak skutecznie budować zaufanie w zespole?

02.05.2024

W tym artykule dowiesz się:

Dlaczego zaufanie jest tak istotne w osiąganiu sukcesu zespołu
Jak powinna być komunikacja w zespole, aby sprzyjała budowaniu zaufania
Dlaczego w budowaniu zespołu ważna jest konsekwencja i wspólny cel
Jak powinien wyglądać konstruktywny feedback

Członkowie sprawnie działającego zespołu powinni nie tylko cechować się wiedzą i umiejętnościami technicznymi, ale również dobrze współpracować ze sobą. Współpraca jest fundamentem sukcesu, więc wielu liderów staje przed wyzwaniem – jak skutecznie budować zaufanie w zespole?

Rola zaufania w zespole

Bez zaufania nie da się niczego osiągnąć. Istnieje przekonanie, że ważniejsze są mierzalne elementy w postaci efektywności czy liczby wykonanych zadań, ale zaufanie jest równie ważne – badania opublikowane w Harvard Business Review dowodzą, że zespoły, które ufają sobie nawzajem charakteryzują się 76% większym zaangażowaniem w pracę. Gdy organizacja zapomni dbać o work-life balance oraz nie będzie przykładać się do team buildingu, musi liczyć się z erozją zaufania jej członków – zarówno do firmy, jak i do siebie nawzajem.

Dlaczego zaufanie jest tak ważne w pracy zespołowej? Odpowiedź jest prosta – gdy pracownicy ufają sobie nawzajem i wiedzą, że, mówiąc kolokwialne, nie będą podkładać sobie nawzajem świń, poprawia się jakość pracy. Im wyższy poziom zaufania w zespole, tym lepsze wyniki, ponieważ pracownicy nie tracą czasu na kłótnie i plotki, a zajmują się pracą.

Nie wolno zapominać, że zaufanie działa w dwie strony. Aby członkowie zespołów ufali sobie nawzajem, muszą wiedzieć, że pracują w profesjonalnym i bezpiecznym środowisku, w którym współpraca jest najważniejszym fundamentem. Rzutuje to na wiele aspektów codziennej działalności – od komunikacji, przez motywację, po rozwiązywanie konfliktów. Jest też nieocenione w organizacji obowiązków i ról, co ma znaczenie dla stabilności i trwałości zespołu.

Otwarta komunikacja i szczerość

Jednymi z najważniejszych fundamentów zaufania i skutecznej współpracy w zespole są otwarta komunikacja i szczerość. Ma to znaczenie szczególnie współcześnie, gdy zauważalna część pracowników (a w niektórych sytuacjach nawet całe firmy) pracują zdalnie – chociaż utrzymywanie kontaktu przez komunikatory i platformy do zarządzania projektami może być wygodne, może również negatywnie wpływać na przebieg komunikacji wewnątrz zespołu.

Bez względu, czy zespół porozumiewa się na co dzień w biurze, czy korzysta ze Slacka, należy bezwzględnie dbać o transparentność komunikatów. Ma to znaczenie szczególnie w przypadku przekazywania informacji związanych z odpowiedzialnościami, zadaniami i projektami – zespół, który rozumie, co ma zrobić, jest w stanie efektywnie realizować swoje cele.

W rozmowach między członkami zespołu warto stawiać na szczerość – zapobiega ona m.in. powstawaniu plotek. Działają one jak krople drążące skałę i jeśli nie będzie się im przeciwdziałać oraz da się im wystarczająco dużo czasu, mogą rozsadzić zespół od środka.

Nie wolno zapominać, że otwartej komunikacji można się nauczyć, ale jedna umiejętność może sprawiać szczególne trudności – mowa o aktywnym słuchaniu. Nadawanie komunikatów raczej nie jest trudne dla wielu osób, ale zrozumienie i uwzględnienie innych punktów widzenia, a także akceptacja różnic mogą wymagać ćwiczeń.

W budowie szczerej i otwartej komunikacji wielkie znaczenie ma kultura organizacyjna firmy. Powinna ona zachęcać do udzielania i przyjmowania konstruktywnej informacji zwrotnej, a także dbać, by członkowie zespołu czuli się bezpieczne w wyrażaniu swoich myśli.

Dotrzymywanie obietnic i odpowiedzialność

Kolejnymi elementami wpływającymi na jakość komunikacji w zespole są dotrzymywanie obietnic i odpowiedzialność. Jeśli obiecasz coś swojemu zespołowi, musisz zrobić wszystko, żeby tego dotrzymać. Brak spełnienia obietnicy może być skazą na wiarygodności, co długoterminowo może prowadzić do spadku poziomu zaufania w zespole.

Nie wolno przy tym zapominać, że działa to w obie strony – zespół także należy rozliczać ze złożonych obietnic. Nie tylko bezpośrednio przekłada się to na realizację celów biznesowych, ale również może poprawić jakość relacji międzyludzkich w firmie i jest nieocenione w efektywnym zarządzaniu projektem.

Podobna rzecz tyczy się odpowiedzialności – nie należy bać się powierzania pracownikom zadań i celów do realizacji, ale należy też rozliczać ich z wyników. Gdy członkowie zespołu czują, że mają wpływ na działalność firmy, mogą bardziej przykładać się do realizacji założeń biznesowych. To również działa dwutorowo – pracownicy powinni ponosić konsekwencje swoich czynów i wypowiedzi, ale także firma nie powinna migać się od odpowiedzialności za błędy czy okresy słabszej działalności.

Wspólne cele i wzajemne wsparcie

W kierowaniu zespołem oraz komunikacją wewnątrz niego można się wiele nauczyć przez czerpanie ze sportowych wzorców. Drużyna piłkarska w pierwszej lidzie może mieć ambicję awansu do ekstraklasy lub dojścia do decydujących faz w krajowym pucharze. Podobnie można spoglądać na pracę zespołu projektowego – w tym wypadku wspólnym celem będzie np. stworzenie nowej aplikacji czy poprawa jakości obsługi klienta.

Wspólne cele są podstawą wzajemnego wsparcia – nie tylko wytyczają kierunek dla wszystkich członków zespołu, ale również pomagają poczuć sens działań. Warto pamiętać, że wspólnotę celów należy okazywać nie tylko w dążeniu do nich, ale również w celebracji, gdy uda się je zrealizować z sukcesem oraz poprawie jakości działań, gdy nie zostaną osiągnięte. Innymi słowy, zespół powinien być ze sobą na dobre i na złe; powinien zarówno dzielić się radością, jak i uczyć się na błędach.

Członków zespołu warto zachęcać nie tylko do wspólnego spędzania czasu, ale również do wypracowywania podziału odpowiedzialności i współpracy – zespoły, które wspólnymi siłami podążają w ustalonym kierunku oraz wspierają się w realizacji działań, są skuteczniejsze niż zespoły, których członkowie konkurują ze sobą.

Udzielanie i przyjmowanie konstruktywnej informacji zwrotnej

Współpraca nie jest jedynym fundamentem zaufania w zespole. Równie ważne są umiejętności związane z konstruktywną informacją zwrotną – mowa zarówno o jej udzielaniu, jak i przyjmowaniu. Najpierw jednak warto zastanowić się, co w tym kontekście znaczy słowo „konstruktywna”?

Najprościej rzecz ujmując, konstruktywna informacja zwrotna to komunikat zawierający ocenę rezultatów danego działania, który odnosi się wyłącznie do faktów. Oznacza to, że jeśli pracownik wykonał swoje zadanie kiepsko, należy poinformować go, co dokładnie się nie udało, ale bez nacechowania emocjonalnego. Mówiąc inaczej, jeśli programista napisał zły kod, należy wskazać mu, gdzie popełnił błędy oraz zaproponować metody rozwiązania – będzie to miało lepsze skutki niż informowanie go, że jest słabym pracownikiem.

Ta sama zasada tyczy się pochwał – pracownicy powinni wiedzieć, co robią dobrze, a lider zespołu powinien to dobrze uargumentować. Nie wystarczy powiedzieć, że napisany kod działa – lepiej jest powiedzieć, że poprawił on wydajność aplikacji o x%. Tak skonstruowana informacja zwrotna może być przyczynkiem do poprawy efektywności i rozwoju umiejętności pracowników.

Nauka przyjmowania feedbacku wydaje się być trudniejsza i bardziej czasochłonna niż udzielania go, ale to również wymaga pewnej wprawy. Ważne jest nie tylko, co się mówi – trzeba odnosić się do faktów i nie odwoływać się do emocji – ale też jak się mówi. Informacja zwrotna powinna być udzielona w spokojnym i rzeczowym tonie – minimalizuje to ryzyko niezrozumienia i konfliktów.

Celebrowanie sukcesów i rozwiązywanie konfliktów

W pracy zespołowej najwięcej będzie zawsze codziennych, cierpliwych, powtarzalnych działań, które nadają rytm całemu projektowi. Nie zmienia to faktu, że warto celebrować sukcesy i kamienie milowe – nie tylko są dla członków zespołu okazją, żeby odetchnąć, ale również momentem, w którym można zastanowić się, co się udało, a co nie.

Zespołowe celebrowanie sukcesów buduje poczucie wspólnoty oraz zwiększa motywację i satysfakcję. Może mieć też dobroczynny wpływ na morale członków zespołu, szczególnie gdy projekt napotkał pewne trudności w realizacji.

Trzeba też pamiętać, że praca nad projektem nie zawsze będzie przebiegała bezproblemowo, a konflikty są naturalnym elementem procesu. Należy oczywiście minimalizować ryzyko ich wystąpienia, ale jeżeli zaistnieją, należy wiedzieć, jak je rozwiązać.

Przede wszystkim należy pamiętać, że w pierwszej kolejności trzeba znaleźć rozwiązanie problemu – winnych można szukać po ugaszeniu pożarów. Nie wolno też zapominać, żeby skupiać się na faktach, a nie emocjach i intuicjach – nie tylko pozwoli to szybciej znaleźć rozwiązanie problemu, ale również pomaga w budowie kultury otwartej komunikacji. Należy też zachęcać członków zespołu do samodzielnego wypracowywania rozwiązań.

Budowanie zaufanie w zespole jest czasochłonne, często trudne i nie zawsze przynosi zamierzone skutki. Nie wolno zapominać, że ludzie nie są maszynami działającymi według algorytmów i czasami mogą zachowywać się nieracjonalnie i nielogicznie. Nie zmienia to faktu, że wysiłek włożony w team building zwraca się z nawiązką, ponieważ zgrany zespół jest w stanie poradzić sobie z każdym problemem.