Jak poprawnie zaplanować działania projektowe?
W tym artykule dowiesz się:
- Jakie są kluczowe elementy projektu
- Jak automatyzacja i outsourcing mogą pomóc w planowaniu projektów
- Na co zwracać uwagę przy planowaniu projektów
- Z jakich narzędzi warto korzystać przy planowaniu projektów
Bez planowania działań projektowych zespoły mogą w końcu paść pod natłokiem problemów i braku organizacji. Jak poprawnie zaplanować działania projektowe i czego unikać, żeby praca przebiegała bez trudności?
Kluczowe etapy planowania działań projektowych
Praca w IT najczęściej jest pracą projektową – na takiej podstawie zbudowana jest popularna w branży metodologia Agile. Planowanie jest często najważniejszym aspektem całego procesu i zawsze rozpoczyna się od określenia celów – jeśli zespół (zarówno programiści, jak i kierownicy) nie będzie wiedział, co ma osiągnąć, cały projekt legnie w gruzach. Określenie celów determinuje powodzenie całości, więc dobrze jest zadbać, żeby były one mierzalne, osiągalne, konkretne i ograniczone czasowo, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby tego typu mniejsze cele budowały ogólny cel biznesowy firmy, np. osiągnięcie liderskiej pozycji w branży.
Następnie należy przejść do określenia kolejnych elementów projektu, takich jak:
- struktura organizacyjna projektu i podział odpowiedzialności między członków zespołu;
- wyznaczenie zespołu dopasowanego wiedzą i umiejętnościami do wymogów projektu;
- ustalenie niezbędnych zasobów materialnych i finansowych, a także zgromadzenie potrzebnych narzędzi;
- określenie budżetu i harmonogramu projektu.
Po rozpoczęciu projektu nie wolno zostawiać go samego sobie – w trakcie mogą pojawić się różne nieprzewidziane zdarzenia (które plan, w miarę możliwości, powinien uwzględniać). Należy też ciągle dbać o jakość komunikacji w zespole.
Nie wolno też zapominać o stałym monitorowaniu postępów w realizacji – pozwala to ocenić, czy projekt zmierza w dobrym kierunku oraz umożliwia modyfikację założeń, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dobrze jest też zadbać o odpowiednie zamknięcie projektu – powinno ono uwzględniać przygotowanie raportu z przebiegu, a także przekazanie wyników interesariuszom.
Najlepsze praktyki w planowaniu działań projektowych
W planowaniu działań projektowych warto przede wszystkim rozważyć dwie opcje – automatyzację i outsourcing. W pierwszym wypadku można rozważyć np. automatyzacją pomiaru stopnia realizacji projektu, w drugim można rozważyć m.in. outsourcing niektórych zadań, zwłaszcza gdy ich wykonanie mogłoby zakłócić postępy zespołu.
Kolejną dobrą praktyką jest dbałość o work-life balance pracowników. Wiele badań pokazuje, że zespół złożony z wypoczętych i zadowolonych osób to zespół wydajny i ambitny. Warto zatem poświęcić czas, żeby zapytać pracowników, co mogłoby pomóc im w pracy oraz zaoferować im dodatkowe benefity.
Przede wszystkim jednak w planowaniu działań projektowych należy pamiętać o właściwym zarządzaniu czasem i ryzykiem. Aby w jak najlepszym stopniu zarządzać projektem, trzeba planować harmonogramy, które powinny być realistyczne, a więc dopasowane do zasobów i umiejętności zespołu, ale jednocześnie elastyczne, czyli uwzględniające nieprzewidziane zdarzenia czy nieplanowane przestoje.
W przypadku zarządzania ryzykiem nie należy zapominać o dokładnym określeniu wszystkich prawdopodobnych trudności. Nawet gdy szansa wystąpienia jakiegoś zdarzenia wynosi jeden na milion, dobrze jest uwzględnić je w planie projektu, a także zawczasu opracować scenariusze naprawy dla wszystkich możliwych zdarzeń.
W zarządzaniu – zarówno czasem, jak i ryzykiem – pomaga dokładna dokumentacja wszystkich elementów projektu, od raportów postępu przez decyzje po logi awarii. Nie tylko umożliwia to skuteczne zarządzanie konkretnym projektem, ale również może być bogatym źródłem wiedzy.
Potencjalne wyzwania w planowaniu działań projektowych
Liczba wyzwań, z którymi należy się liczyć w trakcie planowania projektu, jest praktycznie nieskończona – trzeba wziąć pod uwagę nie tylko np. priorytet przenoszenia operacji do chmury, ale również nieobecności członków zespołu czy awarie stosowanych narzędzi. Przede wszystkim jednak podstawowe wyzwania wiążą się z samym procesem planowania.
Planując zadania do wykonania i podział odpowiedzialności trzeba stawiać na jasność i konkretność tychże – częstym powodem niepowodzenia projektów są niedokładnie określone cele i wymagania. Są one bezpośrednio powiązane z innym wyzwaniem w zarządzaniu projektami, a mianowicie kiepskimi planami. Niedokładność w określeniu celów przekłada się na zbyt optymistyczne lub zbyt rozciągnięte w czasie harmonogramy, co bezpośrednio wpływa na wydajność całości.
Wiele wyzwań w strategii projektu wiąże się z jego ludzkimi stronami – to ludzie są najważniejszym ogniwem całości. Mowa nie tylko o członkach zespołu projektowego, którzy mogą kłócić się między sobą lub mieć trudności w porozumiewaniu się, co wpływa na efektywność wykonywania zadań. Równie istotnym wyzwaniem są zmienne wymagania klientów, często połączone z wygórowanymi wyobrażeniami. Także brak zaangażowania kadry zarządzającej może wpływać na sukces całości.
Narzędzia i techniki pomocne w planowaniu działań projektowych
Do planowania działań projektowych można wykorzystać wiele narzędzi. Dobrze jest też, żeby obejmowały one różne obszary całego projektu – dzięki temu można w większym stopniu kontrolować całość. Oprócz platform do zarządzania projektami, takich jak Asana, Trello czy Jira, można korzystać również z:
- Work Breakdown Structure to narzędzie graficzne, które pomaga podzielić projekt na mniejsze, ułożone hierarchicznie elementy.
- Diagram Gantta przedstawia harmonogram projektu w formie kalendarza, z zaznaczonymi datami rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań.
- Critical Path Method to technika określania najdłuższej ścieżki w projekcie, która determinuje minimalny czas potrzebny do zakończenia projektu i pomaga identyfikować najważniejsze zadania.
- Diagram PERT (Program Evaluation and Review Technique) pozwala oszacować czas trwania zadań projektu z uwzględnieniem zmienności czasów ich wykonania.
- Technika analizy SWOT (skrót od Strengths, Weaknesses, Opportunities i Threats) to narzędzie do analizy mocnych i słabych stron, a także szans i zagrożeń dla projektu.
- Macierz odpowiedzialności znana też jako macierz RACI (skrót od Responsible, Accountable, Consulted, Informed) to narzędzie do rozdzielania ról i odpowiedzialności dla poszczególnych członków zespołu projektowego.
Poza wyżej wymienionymi narzędziami i metodami warto też stosować wyspecjalizowane narzędzia do pomiaru KPI projektu – aby w pełni ocenić stopień jego realizacji i wpływ na działalność firmy warto mierzyć nie tylko ROI, ale również analizować, w jaki sposób poprawiła się efektywność zespołu lub ile czasu zajęło im wykonanie określonych zadań.
Strategie skutecznego planowania działań projektowych
Różnorodne metodyki zarządzania projektami uwzględniają różne strategie, ale kilka działań i metod łączy je wszystkie. Każda metodologia pracy podkreśla rolę interesariuszy w zarządzaniu projektami, więc uwzględnienie ich roli oraz regularna komunikacja z nimi pozwalają skutecznie zarządzać całym projektem.
Wiele metodyk podkreśla też fakt, że angażowanie członków zespołu projektowego w planowanie podziału zadań i odpowiedzialności przekłada się na ogólną poprawę wydajności. Nie oznacza to jednak, że na pracowników powinno się zarzucić obowiązkami – dobrze jest im zostawić wolną rękę w wyborze sposobu wykonania zadania, wspierać w jego realizacji i traktować po partnersku.
Warto też zadbać o jasny podział i dobrą widoczność zadań – zarówno dla menedżerów, jak i pracowników nie ma nic gorszego niż micromanagement, więc dobrze jest od początku klarownie informować, czego oczekuje się od personelu i projektu, ale nie ingerować w każdą sekundę pracy pracowników.
Inną pomocną strategią w zarządzaniu projektami jest promocja kultury ciągłego doskonalenia. Choć przynosi to owoce dopiero po jakimś czasie i często jest trudne do zmierzenia (zmiany kulturowe różnią się znacznie od zmian technologicznych, które niejednokrotnie są w stanie wywrzeć natychmiastowy skutek), w długiej perspektywie przekłada się na poprawę efektywności realizacji projektów, jak również na zwiększenie ogólnej wydajności firmy. Zespół, który ciągle podnosi swoje umiejętności i nieustannie pracuje nad eliminacją błędów w pracy projektowej to zespół, dzięki któremu firma może wysunąć się na najlepsze pozycje na rynku.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Zarządzanie projektem wdrożenia w warunkach pandemii cz.2
Zarządzanie projektem wdrożenia w warunkach pandemii Covid19
SysOps – czym się zajmuje oraz ile zarabia? Jakie są różnice między administratorem SysOps a DevOps?
Cykl życia projektu – jak powinno wyglądać prawidłowe zarządzanie projektami informatycznymi?