Jak outsourcing IT pozwala firmom optymalizować koszty pracy bez utraty jakości?
W tym artykule dowiesz się:
- Na czym dokładnie polega outsourcing
- Dlaczego outsourcing jest dla firmy korzystny finansowo
- Jaki wpływ na jakość usług ma outsouring IT
- Czym się kierować przy wyborze dostawców outsourcingu IT
Outsourcować czy nie outsourcować – takie pytanie często zadają sobie kierownicy projektów i menedżerowie w branży IT. Zlecanie wykonania niektórych działań zewnętrznym firmom jest bardzo częstą praktyką w branży technologicznej. Co jest tego powodem i jak przyczynia się to do optymalizacji kosztów?
Outsourcing IT: co to jest i jak działa?
Outsourcing IT to proces zlecania określonych działań lub funkcji związanych z technologiami informacyjnymi (IT) zewnętrznym firmom lub specjalistom. Może on przyjmować różne formy – z jednej strony może być to Business Process Outsourcing, który polega na zleceniu zewnętrznym podmiotom wykonania procesów biznesowych, ale równie dobrze do tej kategorii można zaliczyć Talent Network, czyli coraz chętniej implementowaną sieć talentów do pozyskiwania najlepszych kandydatów, których można wyłuskać, zlecając im niektóre zadania.
A jak działa outsourcing IT? Cały proces można opisać następująco:
- Firma analizuje swoje potrzeby w zakresie IT, identyfikuje obszary, które można zlecić na zewnątrz, i ustala cele, takie jak redukcja kosztów.
- Organizacja wybiera partnera z odpowiednim doświadczeniem, zasobami oraz kompetencjami.
- Firma podpisuje umowę, w której określa się zakres zadań, poziom jakości usług (SLA – Service Level Agreement), harmonogramy, metody komunikacji oraz zasady bezpieczeństwa danych.
- Firma przekazuje odpowiedzialności za wyznaczone w umowie procesy zewnętrznemu dostawcy.
- Wykonawca zajmuje się zleconymi obowiązkami, a odbiorca monitoruje jakość usług oraz zgodność z umową SLA.
Jeśli firma wykonująca zlecenie outsourcingowe wywiązuje się ze swoich obowiązków, może liczyć na dalszą współpracę. W innym wypadku (lub np. w sytuacji, gdy zleceniodawca poszukuje oszczędności finansowych) proces powtarza się – warto też podkreślić, że zleceniobiorcy też mogą aktywnie poszukiwać klientów.
Kluczowe korzyści finansowe z outsourcingu
Outsourcing wybiera się ze względu na bardzo duże korzyści finansowe, przede wszystkim w zakresie kosztów operacyjnych. Wykonawcy zlecenia nie są pracownikami danej firmy – najczęściej pracują samodzielnie lub są zatrudniani przez zewnętrzne agencje. Firma zlecająca nie musi zatem ponosić kosztów pensji, benefitów czy ubezpieczenia – płaci jedynie za faktycznie wykonane usługi.
Outsourcing obniża też koszty infrastruktury, ponieważ opłaty za sprzęt, serwery czy oprogramowanie spoczywają po stronie zewnętrznego dostawcy. Warto też podkreślić, że outsourcing zmienia koszty kapitałowe (CAPEX) na operacyjne (OPEX), a to poprawia płynność finansową i umożliwia alokację środków na inne cele.
Outsourcing IT może być zleceniem jednorazowym, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby na stałe zlecić na zewnątrz wykonanie określonego procesu biznesowego – w każdym z wymienionych wypadków pozwala on lepiej przewidywać i kontrolować wydatki, a także eliminuje nieprzewidziane koszty związane z awariami czy koniecznością szybkiego rozwoju infrastruktury, ponieważ wszystko leży po stronie zleceniobiorcy.
Często podkreślaną korzyścią z outsourcingu IT jest fakt, że zewnętrzni dostawcy mogą w szybkim czasie dostarczyć najnowsze technologie, a to pozwala unikać kosztów inwestycji w ich wdrożenie oraz aktualizacje przy jednoczesnym utrzymaniu konkurencyjności technologicznej.
Jak outsourcing wpływa na jakość usług IT?
Outsourcing IT – jak wszystko inne – ma swoje plusy i minusy. Na pewno daje on niemal natychmiastowy dostęp do specjalistów, ich wiedzy i umiejętności, ponieważ firmy outsourcingowe zatrudniają ekspertów z różnych dziedzin IT, a także inwestują w najnowsze narzędzia i technologie, żeby zapewnić klientom dostęp do rozwiązań zgodnych z najnowszymi standardami.
Ponieważ firmy outsourcingowe często działają globalnie, organizacje korzystające z ich usług nie tylko zyskują całodobowe wsparcie techniczne, ale również mogą w ten sposób optymalizować wydatki na zewnętrzne zlecenia, np. korzystając z usług firm z krajów z niskimi kosztami pracy.
I chociaż outsourcing IT może przynieść wiele korzyści, warto jednak pamiętać, że ma też swoje słabsze strony, a jego zalety są w sporej mierze krótkoterminowe. Z jednej strony firma korzystająca z usług zewnętrznych wykonawców może w krótkim czasie wykonać konkretne zadania, ale druga strona medalu wiąże się z koniecznością stałego wdrażania zleceniobiorców w działalność organizacji. W takim wypadku może okazać się, że na dłuższą metę tańsza (i często szybsza) byłaby inwestycja w zatrudnienie własnych pracowników.
Trzeba też pamiętać, że osoby wykonujące zlecenia w ramach outsourcingu nie są związane z firmą niczym innym poza pieniędzmi – choć jest to najważniejszy czynnik w pracy, warto pamiętać, że aspekty pozafinansowe, takie jak np. kultura organizacyjna, zespół współpracowników czy misja organizacji, mogą mieć duże znaczenie dla stałych pracowników, którzy dzięki temu mogą być efektywniejsi niż zewnętrzni zleceniobiorcy.
Kryteria wyboru dostawcy outsourcingu IT
A jak wybrać odpowiedniego dostawcę outsourcingu IT? Przede wszystkim trzeba zwracać uwagę na doświadczenie i specjalizację. W tym kontekście dobrze jest ocenić, czy dostawca posiada odpowiednie kompetencje w obszarze do zlecenia (np. czy zna się na zarządzaniu infrastrukturą, jeśli właśnie to będzie podlegać outsourcingowi). W tym celu należy dokonać analizy wcześniejszych projektów dostawcy oraz sprawdzić opinie innych klientów.
Kolejnym elementem jest ocena, czy dostawca jest w stanie obsłużyć wszystkie wymagane obszary IT, a także czy ma możliwość dostosowania usług do zmieniających się potrzeb. Warto też sprawdzić, czy stosuje się do międzynarodowych norm, takich jak ITIL czy ISO – ważne jest szczególnie potwierdzenie jego działalności z normami bezpieczeństwa, takimi jak ISO 27001, czy przepisami ochrony danych w rodzaju RODO.
Sprawdzić trzeba też koszty – wybór modelu płatności zależy od preferencji zleceniodawcy, ale często wybieranym współcześnie sposobem rozliczeń jest opłata za faktyczne wykorzystanie zasobów (pay-as-you-go). Jednocześnie należy przeanalizować, jakich technologii używa dostawca i czy jest na bieżąco z aktualnym stanem technologicznym branży.
W IT znaczenie mają też lokalizacja i strefa czasowa, ponieważ współpraca z firmą, która może świadczyć usługi w godzinach pracy zleceniodawcy, jest często niezbędna dla utrzymania ciągłości operacyjnej. Poza tym dobrze jest też sprawdzić, czy dostawca jest gotów dostosować się do wymagań i procedur zleceniodawcy, a także czy korzysta ze sprawdzonych metodologii zarządzania projektami, takich jak Agile, Scrum czy Waterfall.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
Jak kształtują się trendy na rynku IT na rok 2025?
Body Leasing a outsourcing IT – jakie są główne różnice i co wybrać?
Na polskim rynku brakuje nawet do 150 tys. Specjalistów IT
Jak ocenić workload pracownika?