Jak określić poziom wykorzystania możliwości systemu ERP?
W tym artykule dowiesz się:
- Jakie możliwości dla firmy dają systemy ERP
- W jaki sposób zmierzyć poziom wykorzystania systemu ERP w firmie
- Jak zwiększyć poziom wykorzystania systemu ERP
- W jakich obszarach można szukać szans na optymalizacje z wykorzystaniem ERP
Nie wystarczy wdrożyć w firmie systemu ERP – trzeba jeszcze wiedzieć, jak go wykorzystać. Jeśli ERP nie będzie używane na odpowiednim poziomie, będzie tylko drogą zabawką.
Jakie są główne możliwości systemów ERP?
Jak pokazuje raport przygotowany przez Select Hub, systemy ERP są jednym z głównych narzędzi do zwiększania wydajności produkcyjnej firmy i są w 47% przypadków wdrażane w sektorze produkcyjnym. Nie zmienia to faktu, że warto również rozważyć ich inne możliwości. Jednym ze sposobów wykorzystania możliwości ERP jest użycie ich do zarządzania finansami – mowa tutaj zarówno o obszarach księgowych i budżetowych, jak i controllingu. Platformy ERP bowiem świetnie sprawdzają się w analizie kosztów czy raportowaniu finansowym.
System ERP ujawnia też swoje atuty w zarządzaniu innymi kwestiami organizacyjnymi w firmie – w tego rodzaju platformach często instaluje się moduły odpowiedzialne za rekrutację, zarządzanie zespołem i podziałem zadań. Mogą być też stosowane do innych ludzkich aspektów działalności przedsiębiorstwa, np. do zarządzania relacjami z klientami za pomocą wbudowanych modułów CRM i narzędzi marketingowych oraz do obsługi relacji z dostawcami.
Do innych zastosowań systemów ERP należą także:
- kontrola poziomów zapasów i zarządzanie magazynem;
- zarządzanie zamówieniami, wybór dostawców i negocjacje kontraktów;
- zarządzanie transportem i śledzenie przesyłek.
ERP wykorzystuje się również do zarządzania projektami oraz raportowania i zarządzania dokumentami, ale zdecydowanie najważniejszą i najczęściej omawianą możliwością tego typu platform jest automatyzacja procesów, np. przepływów pracy czy uruchamiania zadań na podstawie zdefiniowanych reguł.
Jak mierzymy poziom wykorzystania możliwości systemu ERP?
Rozważając wdrożenie systemu ERP w środowisku pracy, nie wystarczy znać czynniki wpływające na wybór, dobrze jest również wiedzieć, w jaki sposób mierzyć poziom ich wykorzystania, ponieważ jest to niezbędna informacja w kontekście analizy wydajności platform. Jak to zrobić? Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, ile z dostępnych modułów i funkcji jest aktywnie używanych w organizacji. W optymalnej sytuacji wszystkie niezbędne procesy biznesowe (np. finanse, HR, produkcja) powinny być wspierane przez system – żeby sprawdzić, czy faktycznie tak jest, warto stworzyć mapę procesów.
Innym czynnikiem, który warto wziąć pod uwagę w ocenie poziomu wykorzystania systemu ERP, jest stopień automatyzacji – w tym kontekście szczególnie ważna jest ocena, w jakim stopniu rutynowe zadania i procesy zostały zautomatyzowane dzięki ERP, a także, ile czasu oszczędzono dzięki temu. Warto też określić procent procesów zautomatyzowanych w stosunku do wszystkich procesów możliwych do automatyzacji.
Wespół z poziomem automatyzacji warto sprawdzić, jak wzrosła efektywność procesów dzięki systemowi ERP, np. przez pomiar, o ile spadł czas potrzebny na realizację procesów biznesowych lub jak wygląda liczba błędów operacyjnych przed i po wdrożeniu ERP. W tym kontekście warto też sprawdzać wskaźniki związane z obsługą klienta.
Systemy ERP w założeniu mają być dostępne dla każdego użytkownika (czyli każdego pracownika firmy), więc analiza liczby aktywnych użytkowników systemu w porównaniu z całkowitą liczbą pracowników, którzy powinni z niego korzystać oraz częstotliwości logowania będą dobrymi miarami poziomu wykorzystania platformy.
Jedną z lepszych miar poziomu wykorzystania ERP będą koszty. Warto zatem zmierzyć oszczędności kosztów operacyjnych wynikające z wykorzystania systemu czy przeprowadzić analizę zwrotu z inwestycji.
Co gdy system ERP nie jest w pełni wykorzystany?
Czasami jednak zdarza się, że pomimo szkoleń i najlepszych chęci poziom wykorzystania systemu ERP pozostaje niski. Co robić w takiej sytuacji? Dobrym początkiem będzie przeprowadzenie audytu wewnętrznego, żeby zidentyfikować, które funkcje systemu ERP nie są wykorzystywane i dlaczego. Audyt jest też dobrą okazją, żeby zebrać informacje od pracowników – ważne jest szczególnie uzyskanie od nich odpowiedzi, jakie bariery przeszkadzają im w pełnym wykorzystaniu systemu.
Kolejnym krokiem, który można podjąć, jest organizacja dodatkowych szkoleń dla pracowników, aby zwiększyć ich wiedzę na temat możliwości systemu ERP i pokazać, jak mogą efektywnie korzystać z jego funkcji. Dobrym rozwiązaniem będzie też zapewnienie lepszego wsparcia technicznego. Równocześnie warto posłuchać opinii użytkowników i dostosować funkcje ERP do ich potrzeb, pamiętając jednak o potrzebach organizacji i integracjach z innymi stosowanymi systemami.
Innym sposobem poprawy możliwości wykorzystania systemów ERP jest przeprowadzenie analizy procesów biznesowych w celu ich optymalizacji. Otwiera to także przed firmą możliwość identyfikacji obszarów, w których można wdrożyć dodatkową automatyzację, aby zmniejszyć obciążenie pracowników i zredukować liczbę błędów.
Niezawodnym sposobem poprawy wykorzystania możliwości ERP jest wprowadzenie regularnego monitorowania poziomu użycia systemów oraz ustalenie wskaźników wydajności KPI, które będą raportowane do kadry zarządzającej. Pozwoli to uniknąć konieczności wdrożenia nowego systemu (co czasami może być konieczne), a także może być podstawą aktualizacji i dodawania nowych modułów.
Gdzie szukać szans na optymalizacje przez system ERP?
Wybór systemu ERP otwiera wiele możliwości optymalizacji środowiska pracy – ponieważ ERP najczęściej stosuje się w branży produkcyjnej, najłatwiej jest odwołać się do przykładu z tego sektora. Przykładowo ERP można wykorzystać do lepszego harmonogramowania produkcji (np. do zwiększania możliwości systemu w okresach największego zapotrzebowania), co długofalowo może zmniejszyć czas przestojów i koszty magazynowania oraz zoptymalizować wykorzystanie zasobów. W tym kontekście ERP mogą też usprawnić proces zarządzania jakością.
Niezbędność systemu ERP może też ujawnić się w procesach logistycznych – platformy można wykorzystywać do dokładniejszego śledzenia zapasów i optymalizacji poziomów magazynowych, a także do monitorowania tras dostaw, co może poprawić ich punktualność i obniżyć koszty logistyczne.
Poza „twardymi” procesami biznesowymi systemy ERP można też wykorzystywać do optymalizacji działań „miękkich”, czyli związanych np. ze śledzeniem talentów na rynku pracy, automatyzacją procesów kadrowych i płacowych, a także zarządzaniem szkoleniami. Oprogramowanie tego rodzaju świetnie sprawdza się też w zarządzaniu danymi klientów – pozyskane od nich dane można wykorzystać np. do optymalizacji stosowanych strategii marketingowych.
Systemy ERP można też wykorzystać do optymalizacji i automatyzacji procesów, np. przez wdrożenie automatycznych przepływów pracy, integrację z innymi systemami używanymi w organizacji oraz digitalizację i automatyzację zarządzania dokumentami. W ten sposób można otworzyć drzwi do poprawy innowacyjności firmy, ponieważ ERP można wykorzystywać do testowania nowych rozwiązań w rodzaju sztucznej inteligencji czy Internetu Rzeczy przed wdrożeniem ich na pełną skalę.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!