/ We know how

Jak ocenić workload pracownika?


W tym artykule dowiesz się:

  • Jakie są objawy przeciążenia pracą
  • Jak efektywnie rozdzielić zadania pomiędzy członków zespołu
  • Jakie aplikacje będą pomocne przy mierzeniu workload pracownika
  • Jaka jest relacja między czterotygodniowym tygodniem pracy a workload pracownika

W pracy ważna jest nie tylko jej jakość, ale również ilość – pracownicy nadmiernie obciążeni zadaniami będą wykonywać swoje obowiązki gorzej i niejednokrotnie wolniej. Nie zmienia to faktu, że ocena workload pracownika jest ważnym elementem codziennej pracy. Jak to zrobić i na co uważać?

 

 

Po czym poznać, że pracownik jest zbyt obciążony?

 

Pracownik, który nie jest w stanie należycie wykonać swoich obowiązków, najczęściej nie jest złym pracownikiem – to organizacja jego pracy pozostawia wiele do życzenia. Nie należy od razu doszukiwać się lenistwa czy złej woli u pracującej w danej firmie osoby, ponieważ częstokroć większe znaczenie ma niewłaściwy podział zadań.

Warto przy tym wiedzieć, jakie są objawy przeciążenia pracą. Najwidoczniejszym jest spadek efektywności – jeśli pracownik dotychczas wykonywał swoje obowiązki należycie, ale pewnego dnia przestał, może to oznaczać, że jest przeciążony pracą. Spadek efektywności oraz wzrost liczby błędów w pracy mogą być skutkiem zarówno zmęczenia, braku energii czy problemów zdrowotnych, jak i kwestii związanych z organizacją pracy, tj. brakiem czasu na przerwy, krótkimi terminami czy niejasnym podziałem obowiązków.

O ile nie można bagatelizować wpływu czynników indywidualnych na wydajność pracowników, trzeba pamiętać, że – bez względu na to, czy mowa o pracy zdalnej, czy stacjonarnej – niejednokrotnie większe oddziaływanie mają czynniki systemowe, tj. bezpośrednio związane z organizacją pracy w danej firmie. Pod tym pojęciem należy rozumieć m.in. style zarządzania, kulturę organizacyjną, podział zadań i relacje w zespole – elementy te wpływają na wydajność pracowników i zespołów.

 

 

Jak rozdzielić workload między członków zespołu?

 

W IT trzeba wiedzieć nie tylko jak rozwijać kompetencje pracowników – przede wszystkim trzeba znać umiejętności członków zespołu, żeby zarówno zaplanować pracę, jak i podzielić obowiązki. Aby umiejętnie zaplanować workload personelu, wypada zacząć od rozmowy z pracownikami – oni najlepiej wiedzą, co, jak i w jakim czasie robią, więc uzyskane od nich informacje pozwolą skuteczniej planować pracę.

Jednocześnie warto poświęcić czas, żeby poznać i zrozumieć umiejętności, doświadczenie i wiedzę każdego członka zespołu. Zadania powinny być przydzielane tak, żeby odpowiadały mocnym stronom każdego pracownika – nie tylko poprawi to ogólną efektywność, ale również przełoży się na poprawę zadowolenia członków zespołu, ponieważ będą oni wykonywać to, co lubią i w czym są dobrzy.

Poza przydzielaniem konkretnych obowiązków konkretnym osobom (np. programowania w Pythonie specjalistom w tym języku) należy również zadbać o ogólną organizację całego projektu, tj. określić jego cele i priorytety, a następnie podzielić je na konkretne zadania do wykonania. Rozdzielając je, warto pamiętać o kompetencjach pracowników, a także ich rolach w zespole – dobrze jest ustalić zakres odpowiedzialności każdemu członkowi zespołu, ponieważ pomaga to uniknąć nieporozumień.

Jednocześnie warto starać się równomiernie rozdzielać zadania między członków zespołu – sytuacja, w której jedna osoba wykonuje np. 10 zadań, a inna tylko jedno sprawia, że rodzą się napięcia, co często skutkuje spadkiem efektywności wszystkich członków zespołu.

 

 

Czym możesz monitorować workload pracownika?

 

Żeby monitorować workload pracownika potrzeba dwóch elementów – odpowiednich narzędzi monitorujących oraz właściwej kultury pracy. W pierwszym wypadku warto korzystać nie tylko z platform do zarządzania projektami (np. Asana czy Trello) oraz wewnętrznych komunikatorów (np. Slack czy Teams), ale również aplikacji do pomiaru czasu pracy czy efektywności pracowników. Należy jednak pamiętać, żeby nie przesadzać – wysoka wydajność jest ważna, ale nadmierne opomiarowanie pracy przyniesie odwrotny skutek, ponieważ pracownicy będą czuć się stale kontrolowani i rozliczani z każdej sekundy.

Drugi aspekt jest znacznie trudniejszy – o ile wdrożenie odpowiednich narzędzi wymaga często tylko chęci i inwestycji finansowych, o tyle stworzenie kultury organizacyjnej promującej zdrowe podejście do pracy, odpowiedzialność i wsparcie może być znacznie trudniejsze. Powód jest prosty – przyzwyczajenia ludzi zmieniają się wolniej niż technologie, a próba wdrożenia zmian może też wywoływać opór.

Zmiana nastawienia wymaga zaangażowania wszystkich członków zespołu. Kierownicy muszą zrozumieć, że ciągłe monitorowanie pracowników nie jest najlepszym rozwiązaniem, pogodzić się z faktem, że do budowy prawdziwie skutecznej kultury pracy konieczne jest włączenie głosu pracowników. Trzeba dbać nie tylko o przerwy, ale również wysłuchiwać ich feedbacku na temat obciążenia pracą oraz poważnie traktować ich propozycje ulepszenia środowiska pracy.

W tworzeniu efektywnej kultury organizacyjnej ważne jest też stawianie granic – czasami lepiej jest zmniejszyć obciążenie i przesunąć mniej ważne zadania na później, niż zmuszać zespół do pracy ponad siły, żeby tylko nie przekroczyć terminów. Sukcesu firmy nie budują akcjonariusze – robią to pracownicy, więc im lepiej będą się czuć, tym wydajniej będą pracować.

 

 

Inne rady dotyczące zarządzania workloadem

 

Ciekawą metodą zmniejszenia obciążenia pracą jest wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy. Takie rozwiązanie jest wdrażane coraz chętniej w coraz większej liczbie branż i nic nie wskazuje na to, żeby argumenty przeciwników tego pomysłu były słuszne. Badania pokazują, że czterodniowy tydzień pracy nie skutkuje spadkiem wydajności, a na pewno przekłada się na lepsze samopoczucie pracowników. Sprawia to, że skuteczniej i często szybciej wypełniają swoje obowiązki.

Czterodniowy tydzień pracy pokazuje, że wiele procesów można wykonać w krótszym czasie, co z kolei wpływa na ogólne myślenie o zarządzaniu czasem pracy. Wielu obowiązków nie wykonano nie dlatego, że pracownicy nie posiadali umiejętności czy narzędzi – powodem był brak czasu. Warto zatem dostosowywać workload do sezonowych wahań czy liczby zamówień. Wskazane jest też zmierzenie czasu poświęcanego na spotkania – naprawdę wiele z nich może być mailami.

Jednocześnie dobrze jest zadbać o sposób wydawania poleceń oraz sam proces delegowania zadań. Po pierwsze, należy zadbać o klarowne instrukcje – gdy pracownik nie musi zastanawiać się, co właściwie ma zrobić, po prostu to zrobi. Po drugie, nie należy bać się delegować odpowiedzialności w zespole. Nie tylko pokazuje to, że kadra zarządzająca ufa pracownikom, ale również pozwala efektywnie wykorzystywać ich umiejętności, żeby rozłożyć obciążenie.

Bez względu na stosowane metody i narzędzia cały czas trzeba wspierać rozwój kultury współpracy i wsparcia. Pracownicy, którzy są zadowoleni z życia i czują, że ich praca jest doceniana oraz wywiera realny wpływ na rzeczywistość, to pracownicy wydajniejsi. To z kolei skutkuje wzrostem ogólnej efektywności firmy, a zatem staje się fundamentem jej sukcesu.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!