Jak hybrydowy model pracy jest postrzegany przez prawo?

# Talent network

Jak hybrydowy model pracy jest postrzegany przez prawo?

02.05.2024

W tym artykule dowiesz się:

Jakie są obowiązki pracodawcy i pracownika w przypadku pracy hybrydowej
W jaki sposób regulować czas pracy z biura i zdalnie
Jakie warunki powinno spełniać miejsce pracy zdalnej
Jak kształtuje się przyszłość hybrydowego modelu pracy

Chociaż hybrydowy model pracy jest popularny od kilku lat, związane z nim kwestie prawne uregulowano dopiero na początku 2023 roku. Jak hybrydowy model pracy postrzegany jest przez prawo i jakie są obowiązki pracodawców i pracowników?

Obowiązki pracodawcy i pracownika w modelu hybrydowym

Wśród perspektyw rozwoju branży IT w 2024 roku jedna rzecz jest niezmienna od kilku lat – mowa o hybrydowym modelu pracy. Stał się popularny w okresie lock-downów wywołanych pandemią COVID-19, ale mimo rosnącego znaczenia pozostawał w dużej mierze nieuregulowany prawnie. Przed pandemią istniało już takie pojęcie jak telepraca, ale dopiero wywołana kryzysem konieczność przemodelowania gospodarki sprawiła, że ustawodawcy zaczęli myśleć nad uregulowaniem tej kwestii; udało się to w lutym 2023 roku, gdy w życie weszła nowelizacja Kodeksu Pracy.

Warto jednak pamiętać, że w branży IT równie popularne co etaty są umowy B2B – choć są regulowane przez Kodeks Cywilny, do określenia obowiązków pracodawcy i pracownika w modelu hybrydowym jako punkt wyjścia można stosować zapisy Kodeksu Pracy. Precyzują one, że pracodawca powinien zapewnić pracownikowi odpowiednie narzędzia i środki do wykonywania pracy, zarówno w biurze, jak i w domu – w drugim wypadku wiąże się to nie tylko z udostępnieniem sprzętu, ale również zwrotami za zużycie energii elektrycznej. Oprócz tego musi:

zagwarantować bezpieczne i higieniczne warunki pracy zarówno w biurze, jak i w przypadku pracy zdalnej;
ustalić procedury monitorowania i zarządzania pracą zdalną;
zapewnić ochronę danych osobowych i firmowych, szczególnie w przypadku pracy zdalnej (ma to znaczenie, np. gdy pracownik używa firmowego sprzętu do prywatnych spraw);
ustalić jasne zasady i oczekiwania dotyczące pracy zdalnej i w biurze, włączając w to godziny pracy, komunikację, raportowanie postępów pracy.

Pracownik z kolei powinien wykonywać obowiązki zgodnie z instrukcjami i oczekiwaniami pracodawcy, niezależnie od modelu pracy. Winien też zachować dyscyplinę i samodyscyplinę w pracy zdalnej, aby utrzymać efektywność i wydajność, oraz przestrzegać ustalonych godzin pracy. Musi również zadbać o ergonomię stanowiska pracy w domu, przestrzegać zasad BHP oraz regularnie raportować postępy i być dostępnym do komunikacji.

Czas pracy i ochrona danych osobowych

Work-life balance w IT buduje się różnymi sposobami, ale jednym z najskuteczniejszych jest dbałość o przestrzeganie czasu pracy zarówno ze strony pracownika, jak i zatrudniającej go firmy. Warto o tym pamiętać bez względu na to, czy zespół pracuje na umowy o pracę, czy B2B – personel, który nie musi codziennie wyrabiać nadgodzin, jest najzwyczajniej w świecie efektywniejszy.

Pracodawca powinien ustalić jasne godziny pracy dla pracowników, zarówno w biurze, jak i w pracy zdalnej. W Polsce etat wynosi 40 godzin tygodniowo, co regulują przepisy Kodeksu Pracy i co jest często stosowane w umowach regulowanych Kodeksem Cywilnym. W obu wypadkach jednak można zastosować zadaniowy czas pracy, w którym nie liczy się liczba przepracowanych godzin, a efekty działań – to one są podstawą rozliczenia.

Bez względu na to, czy pracownik pracuje zdalnie, czy w biurze, firma może stosować narzędzia do monitorowania czasu pracy, aby mieć wgląd w aktywność pracownika i zapewnić przestrzeganie ustalonych godzin pracy. Nie wolno jednak zapominać, że prawo do przerw i odpoczynku istnieje bez względu na model pracy. Warto też pamiętać, że w modelu zdalnym również mogą wystąpić nadgodziny – najlepiej rozliczać je według ogólnych przepisów Kodeksu Pracy i wewnętrznych regulaminów.

Poza czasem pracy pracodawca musi zapewnić też odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby chronić dane osobowe pracowników, zarówno w biurze, jak i w pracy zdalnej. Może to obejmować stosowanie szyfrowania, ograniczenie dostępu do danych tylko do osób upoważnionych oraz regularne szkolenia dotyczące ochrony danych. Równie ważne są jasne zasady dotyczące korzystania z danych osobowych pracowników, a także dostarczenie pracownikom narzędzi pracy, które zapewnią bezpieczeństwo danych, zarówno w biurze, jak i w pracy zdalnej. Nie wolno też zapominać o przeszkoleniu personelu.

Bezpieczeństwo i ergonomia pracy zdalnej

Bez względu na stosowany model pracy stanowiska pracy powinny być zawsze bezpieczne i ergonomiczne. Oczywiście łatwiej o to zadbać w biurze, gdzie obowiązuje bezpośredni nadzór specjalisty lub inspektora ds. BHP nad środowiskiem pracy, ale jest to również wykonalne w przypadku pracy zdalnej. Regulują to zarówno przepisy Kodeksu Pracy, jak i regulacji dotyczących jej bezpieczeństwa i higieny, ale w przypadku pracy zdalnej mogą też obowiązywać szczegółowe zapisy wewnętrzne.

Chociaż w przypadku pracy zdalnej bezpieczeństwo stanowiska pracy jest w dużej mierze regulowane umową między firmą a pracownikiem, istnieją pewne ogólne przepisy, które warto stosować, żeby zapewnić jak największą ergonomię stanowiska. Żeby to osiągnąć, dobrze jest wdrożyć poniższe zalecenia:

Pracownik powinien mieć dostęp do ergonomicznego biurka i krzesła, które zapewnią odpowiednie podparcie dla pleców oraz zapobiegną nadmiernemu napięciu mięśni.
Monitor powinien być umieszczony na wysokości oczu, aby uniknąć napięcia w szyi i plecach. Klawiatura i mysz powinny zapewniać wygodne pozycje dłoni i ramion.
Miejsce pracy musi być dobrze oświetlone, aby zapobiec zmęczeniu oczu. Preferowane jest naturalne światło, ale jeśli nie jest to możliwe, należy użyć odpowiednich lamp.
Pracownik powinien regularnie robić przerwy, aby zmniejszyć napięcie mięśni i oczu, a także zapobiec przeciążeniu umysłowemu. Mogą w tym pomóc spacery lub ćwiczenia rozciągające.
Warto zachęcać pracowników – szczególnie zdalnych – do regularnej aktywności fizycznej poza pracą, jak np. joga, bieganie lub ćwiczenia siłowe. Może to poprawić nie tylko ich samopoczucie, ale też ogólną wydajność.
Pracownik musi mieć wyznaczone klarowne godziny pracy, aby zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Regularna komunikacja z przełożonymi i współpracownikami zapewnia efektywność pracy zarówno zdalnej, jak i stacjonarnej.
Pracodawcy muszą posiadać odpowiednie środki ochrony danych osobowych, np. zabezpieczenia sieciowe, protokoły szyfrowania danych oraz mieć świadomość na temat ryzyka związanego z cyberbezpieczeństwem.
Pracownicy powinni korzystać tylko z bezpiecznych połączeń sieciowych.
Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy powinni stosować zabezpieczone oprogramowanie, w tym antywirusowe i anty-malware, oraz regularnie aktualizować systemy operacyjne i aplikacje.

Wyzwania i przyszłość regulacji prawnych

Chociaż praca zdalna jest już codziennością wielu branż – od IT, przez marketing, po sprzedaż i obsługę klienta – nie da się ukryć, że wciąż musi liczyć się z wieloma wyzwaniami. Ich rozwiązanie będzie konieczne, tym bardziej że według raportu Colliers, 73% pracowników uważa hybrydowy lub zdalny model pracy za optymalny. Oznacza to, że w najbliższej przyszłości zarówno ustawodawcy, jak i firmy będą musieli rozwiązać szereg problemów związanych z tym modelem wykonywania zadań.

Jednym z największych jest zapewnienie równości i sprawiedliwości w dostępie do pracy zdalnej. Nie da się ukryć, że niektórzy pracownicy produkcji nie mogą korzystać ze zdalnego modelu pracy tak często, jak np. pracownicy biurowi, ale i w drugim wypadku taki model może nie być dostępny dla wszystkich. Nie zmienia to faktu, że firmy powinny dążyć do sytuacji, w której modele pracy hybrydowej dostępne są dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich lokalizacji, stanu zdrowia, niepełnosprawności czy statusu społeczno-ekonomicznego, a także winny zapobiegać nierównościom z tym związanym.

Przyszłe regulacje powinny też zapewniać, że pracownicy korzystający z pracy zdalnej mają zapewnione warunki bezpieczeństwa i higieny pracy podobne do tych w biurze. Wyzwaniem i koniecznością będzie też dostosowanie przepisów dotyczących czasu pracy, wynagrodzenia, ubezpieczeń społecznych i innych praw pracowniczych do zmiennej natury pracy zdalnej.

Oprócz wymienionych powyżej problemów istnieje też obawa, że praca zdalna może być mniej efektywna niż praca stacjonarna, choć przeprowadzone badania zdają się przeczyć tej tezie. Nie zmienia to faktu, że monitorowanie efektów i czasu pracy zdalnej może sprawiać pewne trudności. Z tego powodu regulacje powinny zachęcać pracodawców do wsparcia i szkoleń dla pracowników korzystających z pracy zdalnej, aby pomóc im radzić sobie z wyzwaniami związanymi z izolacją, stresami psychicznymi i brakiem równowagi między pracą a życiem prywatnym.

Przykładowe rozwiązania prawne w różnych krajach

Wielu prawodawców, przedsiębiorców i pracowników głowi się nad zależnościami między hybrydowym modelem pracy a prawem – nie jest to niczym dziwnym, ponieważ taki model pracy jest całkiem świeżym odkryciem gospodarczym i pomimo swojej popularności wiele kwestii wymaga jeszcze uregulowania.

Żeby tworzyć wewnętrzne przepisy dotyczące pracy zdalnej, warto czerpać z doświadczeń z wielu krajów na świecie. W Polsce tego typu kwestie regulują zarówno Kodeks Pracy (który określa szczegóły wykonywania pracy), jak i RODO, które opisuje kwestie związane z bezpieczeństwem i prywatnością danych.

Inspiracji, szczególnie w zakresie bezpieczeństwa danych, można szukać też w niemieckich przepisach ochrony danych (znanych też pod skrótem BDSG). Szczegółowo opisują one regulacje dotyczące pracy zdalnej i przetwarzania danych w takim kontekście. Przykładami uregulowania hybrydowego modelu pracy mogą być też francuskie przepisy, szczególnie karta telepracy (Charte du télétravail), która zawiera wytyczne dotyczące organizacji pracy zdalnej, w tym kwestie związane z czasem pracy, komunikacją i ergonomią, oraz prawo do odłączenia (Droit à la déconnexion), wprowadzone w 2017 roku prawo, które dają pracownikom prawo do odłączenia się od pracy po godzinach.