Jak ERP wspiera firmy rodzinne w procesie dziedziczenia biznesu?

# BMS

Jak ERP wspiera firmy rodzinne w procesie dziedziczenia biznesu?

05.05.2025

W tym artykule dowiesz się:

Czym dokładnie jest firma rodzinna i w jaki sposób może być wspierana przez system ERP
Dlaczego standaryzacja i automatyzacja procesów jest tak istotna w procesie dziedziczenia firmy
Jak elastyczność systemów ERP wspiera procesy w firmach rodzinnych

Dziedziczenie biznesu to przełomowy moment w historii każdej firmy rodzinnej – pełen wyzwań i decyzji, które mogą zaważyć na jej przyszłości. Systemy ERP okazują się nieocenionym wsparciem w tym procesie – jak nowoczesna technologia może zabezpieczyć przyszłość rodzinnego biznesu?

Dlaczego ERP stał się kluczowym narzędziem dla firm rodzinnych w procesie sukcesji?

Choć nie jest to pierwsze skojarzenie w przypadku procesu sukcesji, gdy się nad tym zastanowić głębiej, okazuje się, że systemy ERP mogą być istotnymi narzędziami w dziedziczeniu w firmach rodzinnych. Nim jednak możliwa będzie odpowiedź dlaczego, warto zdefiniować firmę rodzinną – pod tym pojęciem kryje się firma założona i zarządzana przez członków jednej rodziny; bez znaczenia jest, czy jest to mała firma, czy międzynarodowa korporacja.

Wracając do ERP – nie tylko są one skalowalne i pozwalają integrować wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa (w czym są podobne do systemów BMS), ale też mają znaczenie w kwestiach, takich jak budowanie przewagi konkurencyjnej czy sukcesji. Jak pomagają w drugim wypadku?

Po pierwsze, ERP daje dokładny wgląd w operacje przedsiębiorstwa, a dzięki zintegrowanym modułom nowi liderzy firmy od razu mają pełen dostęp do danych, co pozwala im lepiej zrozumieć strukturę organizacji, rentowność oraz inne KPI. Po drugie, firmy rodzinne często opierają swoją działalność na wiedzy i doświadczeniach założycieli, a te bywają trudne do formalnego przekazania. ERP pomaga usystematyzować te informacje, tworząc bazę wiedzy dostępną dla wszystkich członków organizacji.

Warto też podkreślić, że ERP pozwala zautomatyzować procesy biznesowe, co może nowemu pokoleniu liderów pomóc w usprawnianiu operacji. Przejrzystość i uporządkowanie danych oferowane przez ERP pomagają zbudować zaufanie między obecnym a przyszłym pokoleniem właścicieli. Dzięki temu starsi liderzy mogą być pewni, że przedsiębiorstwo jest w dobrych rękach, a sukcesorzy zyskują narzędzia niezbędne do skutecznego zarządzania.

Automatyzacja i standaryzacja procesów biznesowych jako fundament dziedziczenia

Automatyzacja procesów biznesowych polega na wprowadzeniu technologii i narzędzi do wykonywania rutynowych zadań bez konieczności angażowania dużych zasobów ludzkich – przykładem może być zastosowanie chmur w mikroprzedsiębiorstwach do automatycznego zbierania danych o działalności organizacji.

Warto też podkreślić, że automatyzacja i standaryzacja procesów mogą wymiernie ułatwić procesy dziedziczenia firmy, które mogą bywać chaotyczne, a na pewno obarczone wpływem emocji. W takiej sytuacji zautomatyzowanie i standaryzacja procesów z pomocą systemu ERP pomaga m.in. zmniejszać ryzyko wystąpienia ludzkich błędów w codziennych operacjach, co może mieć znaczenie podczas zmiany pokoleniowej. Jednocześnie pozwala to przedsiębiorstwu szybciej reagować na zmiany rynkowe, a także zwiększyć wydajność operacyjną.

Co ważne, zarówno automatyzacja, jak i standaryzacja procesów pozwalają firmie działać w nieprzerwany sposób, a także zapewniają, że niezależnie od osoby zarządzającej operacje biznesowe będą realizowane w ten sam sposób, zgodnie z określonymi normami i procedurami.

W procesie sukcesji automatyzacja i standaryzacja procesów biznesowych są filarami, które zapewniają płynne przejście z jednego pokolenia na drugie. Dzięki nim firma nie tylko jest w stanie utrzymać wysoką jakość swoich produktów i usług, ale również zachować stabilność operacyjną i finansową.

Przenoszenie wiedzy i danych dzięki ERP – wsparcie dla kolejnego pokolenia

W firmach rodzinnych spora część know-how (np. procedury operacyjne, kontakty z klientami, czy wiedza branżowa) może bazować na niespisanym i nieformalnym doświadczeniu starszego pokolenia właścicieli. Choć jest to cenna forma, istnieje ryzyko jej utraty w przypadku zmiany pokoleniowej. Da się jednak tego uniknąć, wdrażając systemy ERP.

Dzięki ERP można sformalizować i zapisać procedury operacyjne, co daje wszystkim członkom organizacji dostęp do szczegółowych instrukcji dotyczących każdego aspektu funkcjonowania firmy. Jednocześnie w ERP można gromadzić wiedzę o decyzjach strategicznych, analizach rynkowych, projektach oraz relacjach z kluczowymi partnerami biznesowymi. Dzięki nim przyszli liderzy firmy mogą odwołać się do historycznych danych, żeby np. lepiej zrozumieć kontekst decyzji podejmowanych przez poprzedników.

System ERP poprzez ujednolicenie procesów i gwarancję dostępu do wspólnych zasobów może być jednym z fundamentów kultury organizacyjnej. Kolejni liderzy mogą z niego korzystać, żeby kontynuować zarządzanie firmą zgodnie z jej wartościami i misją.

Warto też podkreślić, że dzięki dostępowi do szczegółowych raportów, dokumentacji i procedur, nowi liderzy mogą szybko zapoznać się z funkcjonowaniem firmy i uniknąć błędów wynikających z braku doświadczenia, co przekłada się na płynne przejęcie kontroli nad przedsiębiorstwem oraz zapewnia stabilność i ciągłość działalności.

Dopasowanie systemów ERP do specyficznych potrzeb firm rodzinnych

Firmy rodzinne różnią się od innych organizacji strukturą zarządzania, kulturą organizacyjną oraz podejściem do długoterminowego planowania. W początkowych etapach działalności mogą wyróżniać się dużą elastycznością i silnym powiązaniem z wartościami rodzinnymi, a także specyficznym, odrobinę nieformalnym, podejściem do relacji z pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi.

Powyższe czynniki wpływają na poziom skomplikowania systemów ERP stosowanych w rodzinnych firmach. Wyjaśnić to można na przykładzie struktury zarządzania – firmy rodzinne często mają złożoną strukturę własnościową, a decyzyjność jest silnie powiązana z rodziną założycieli. W tym kontekście mogą być potrzebne platformy ERP umożliwiające precyzyjne zarządzanie zarówno procesami operacyjnymi, jak i aspektami finansowymi związanymi z wieloma właścicielami, a także monitorowanie działań na różnych poziomach organizacyjnych.

Pomijając jednak skomplikowaną strukturę własnościową, systemy ERP w firmach rodzinnych muszą spełniać te same wymagania, co w innego rodzaju organizacjach. Muszą być więc elastyczne i skalowalne, aby łatwo dostosowywać się do zmian. Muszą posiadać możliwość personalizacji funkcji. Muszą też zapewniać bezpieczeństwo danych i procesów.

Dopasowanie systemu ERP do potrzeb firm rodzinnych obejmuje także wsparcie w procesie sukcesji, który często jest kluczowym wyzwaniem w tych organizacjach. ERP powinien ułatwiać przekazywanie wiedzy i danych między pokoleniami, co obejmuje zarówno zachowanie ciągłości procesów biznesowych, jak i edukację młodszych członków rodziny, którzy mogą nie mieć pełnej wiedzy na temat operacji firmy.

Przykłady firm rodzinnych, które osiągnęły sukces w sukcesji wspieranej przez ERP

Wiele firm, które zajmują dziś najlepsze pozycje w różnych sektorach, zaczynało jako niewielkie rodzinne przedsiębiorstwa. Jednakże z biegiem lat i rozwojem biznesu przez kolejne pokolenia udało się im przekształcić w międzynarodowe korporacje, których produkty dostępne są na całym świecie.

Przykładem może być amerykańska firma Cargill – jedna z największych prywatnych firm rodzinnych na świecie, założona w 1865 roku. W ciągu swojego istnienia firma przeszła liczne zmiany pokoleniowe, a także stosowała wiele nowoczesnych technologii, w tym system ów ERP, które umożliwiły jej centralizację procesów zarządzania finansami, produkcją, logistyką oraz handlem, co pozwoliło na płynne zarządzanie operacjami na poziomie globalnym.

Innym przykładem rodzinnej firmy, która zastosowała systemy ERP na pewnym etapie swojego rozwoju, jest włoskie Ferrero, założone w 1946 roku przez Pietro Ferrero i znane z produkcji słodyczy, takich jak Nutella, Ferrero Rocher czy Kinder. W jej wypadku system ERP (konkretnie rozwiązanie firmy SAP) pozwoliło zintegrować wszystkie aspekty działalności firmy, od produkcji po logistykę i sprzedaż, co pozwoliło na efektywne zarządzanie dużą ilością produktów i rynków.