ERP dla CEO - jakie dane warto pozyskiwać z ERP będąc dyrektorem?

# BMS

ERP dla CEO – jakie dane warto pozyskiwać z ERP będąc dyrektorem?

25.01.2022

System ERP przyspiesza codzienne operacje przez co umożliwia oszczędzanie czasu i pieniędzy. Wykonywanie zadań czy realizacja procesów dla wielu grup pracowników stają się łatwiejsze i zajmują mniej czasu. Wszystko to przekłada się na większe możliwości rozwoju, w tym także ekspansję zagraniczną. Mamy na to liczne przykłady. Jednym z nich jest amerykańska firma Tru-Flex, która dzięki nowoczesnemu systemowi ERP i przy wsparciu konsultantów Mindbox zmaksymalizowała swoje zyski oraz ograniczyła ryzyko i koszty.

Na razie mówimy jednak o korzyściach z perspektywy całej organizacji. Niemniej ERP zapewnia korzyści także poszczególnym rolom w firmie, w szczególności wyższej kadrze menedżerskiej. Można szybciej podejmować kluczowe decyzje i optymalizować proces zarządzania organizacją, żeby oszczędzać jeszcze więcej.

Co zyskuje CEO dzięki nowoczesnemu systemowi ERP? Czy dobry system ERP dla firmy to także dobry ERP dla CEO? Odpowiedzi na kluczowe pytania koncentrujące się wokół kwestii CEO a ERP przedstawiamy w poniższym artykule.

Jakie dane w ERP są istotne przy pracy CEO?

Organizacje są dzisiaj coraz bardziej złożone i w coraz większym stopniu zależne od partnerów zewnętrznych. Przez to dane są zwykle rozproszone w wielu systemach, a powstające na ich podstawie raporty są często na tyle nieaktualne, że de facto nieprzydatne. Dlatego dla CEO liczą się dziś przede wszystkim dostarczane w czasie rzeczywistym informacje i wnioski płynące z analizy danych pochodzących z wielu źródeł.

Mówimy o statystykach sprzedaży – historycznych i aktualnych, dotyczących bieżącego dnia, wydajności pracowników, czy poziomach zapasów w magazynach albo kluczowych danych finansowych, np. przepływu gotówki.

Przy tym istotne nie są wyłącznie same informacje, ale znaczenie ma również sposób ich prezentowania. Dane dla CEO w ERP powinny być dostarczane za pośrednictwem przejrzystych, łatwych do obsługi, odczytania i zrozumienia paneli menedżerskich, dzięki którym wystarczy jeden rzut oka, żeby zrozumieć sytuację i podjąć decyzję.

Czy da się zaimplementować specjalne funkcje w ERP dla CEO?

Niestety większość systemów ERP wcale nie zapewnia dobrego dostępu i wymaganej przejrzystości danych. Dla sporej części organizacji pozostaje wyzwaniem integracja i zaimplementowanie funkcji, które zapewnią odpowiednią widoczność danych.

Niemniej nie jest to niemożliwe. Nowoczesny system ERP posiada funkcje, które zapewnią CEO dostęp do tych kluczowych danych w opisany wyżej sposób. Panele menadżerskie, tzw. dashboardy stały się dzisiaj niemalże standardem w systemach ERP. Możliwe jest także wykorzystanie rozwiązań innych dostawców, które zintegrują się z systemem i zapewnią przejrzystość i elastyczny dostęp do danych.

Ważne przy tym, żeby nie ograniczać się jedynie do statycznego prezentowania informacji. Dynamika biznesu sprawia, że CEO potrzebuje możliwości interaktywnego działania na danych. Chce dostosowywać wyświetlane informacje a także „schodzić głębiej”, jeśli dostrzeże coś interesującego lub niepokojącego, co warto lepiej zrozumieć poznając powiązane dane.

Benefity systemów ERP dla CEO

Co jednak tak naprawdę zapewnia wyższej kadrze menedżerskiej, w szczególności CEO nowoczesny system ERP? Przede wszystkim CEO zyskuje możliwość podejmowania lepszych decyzji. W obecnej, złożonej a zarazem szybko zmieniającej się sytuacji, niemal każda decyzja może mieć znaczący wpływ na biznes i pracowników. Dzięki systemowi ERP dyrektorzy będą mogli lepiej zrozumieć organizację, wnioski, jakie należy wyciągnąć z tego co wydarzyło się wcześniej, na bieżąco kontrolować sytuację a także wykorzystać do podejmowania decyzji prognozy dotyczące przyszłości – wszystko w oparciu o realne dane.

To właśnie efekt zwiększonej widoczności i przejrzystości. Mając możliwość obserwowania w czasie rzeczywistym każdego realizowanego procesu biznesowego a w przypadku zaobserwowania czegoś nietypowego odwołania się do danych historycznych można zmniejszać ryzyko i optymalizować procesy, żeby osiągać lepsze rezultaty. Co ważne, ERP zapewnia jedno źródło prawdy dla całej organizacji, dlatego CEO będzie łatwiej komunikować się ze wszystkim w organizacji – wszyscy będą działać w oparciu o te same dane.

Lepsza widoczność, lepsze raportowanie, to jednocześnie okazja do optymalizowania kosztów. Wreszcie nowoczesny system ERP to także – z punktu widzenia CEO – okazja do poprawiania obsługi klientów i doskonalenia ich doświadczenia. Przy wykorzystaniu danych dla CEO w ERP można skracać czas reakcji, podnosić jakość usług czy przyspieszać dostawy.

Jak przystosować ERP do obsługi przez CEO?

Przystosowanie dobrego systemu ERP dla firmy w taki sposób, żeby był on również dobry dla CEO, trzeba zacząć od samego dyrektora generalnego oraz aktualnych priorytetów i stawianych sobie przez niego długoterminowych celów.

Warto skupić się na codziennych wyzwaniach, z jakimi mierzy się CEO a następnie przejść do celów bardziej strategicznych. W oparciu o to trzeba określić wymagania i przemyśleć jakie narzędzia będą potrzebne. Jak to było napisane wcześniej, powinny być one elastyczne, żeby zapewniać interaktywności i swobodę dostosowywania sposobu wykorzystania ERP przez CEO. Ważna jest w szczególności możliwości eksplorowania powiązanych danych, jeśli prezentowane w dashboardzie informacje będą odbiegać od normy i będzie trzeba wyjaśnić te anomalie.

Jednocześnie warto pamiętać, że nadmierna kastomizacja to często źródło poważnych problemów w przyszłości. W krótkiej perspektywie mogą się one wydawać atrakcyjne, ale później, kiedy trzeba będzie aktualizować i rozwijać system mogą przyprawić o ból głowy. Dlatego warto znaleźć równowagę między tym, co oferuje system standardowo, a dostosowywaniem go do potrzeb kadry menedżerskiej.

Przyszłość oprogramowania ERP a rola CEO

Tak jak zmienia się biznes oraz całe jego otoczenie, nieustannie ewoluuje rola CEO. Dobrym przykładem jest pandemia COVID-19, która trwale zmieniła krajobraz biznesowy i postawiła nowe wyzwania zarówno przed CEO jak i systemami ERP.

Dzisiaj wyższa kadra menedżerska odpowiada za o wiele szerszy obszar niż jeszcze do niedawna. Dochodzą np. kwestie odpowiedzialności społecznej j i środowiskowej, kwestie zarządzania talentami czy ekosystemów partnerskich. Nowoczesny CEO już dziś, a z pewnością w bardzo bliskiej przyszłości musi skupić się przede wszystkim na cyfrowej transformacji, przyspieszaniu biznesu, ale z uwzględnieniem równoważenia działalności i minimalizowania śladu węglowego – tego będą wymagały nie tylko regulacje, ale także klienci, partnerzy i wszyscy interesariusze.

Do tego wszystkiego będzie potrzeba jeszcze więcej dokładanych i aktualnych danych, które zostaną poddane inteligentnej analizie, a jej wyniki zostaną przedstawione w przejrzysty sposób. W tym kierunku będą rozwijać się systemu ERP oraz aplikacje rozszerzające ich możliwości. Ich dostawcy skupiają się na zwiększaniu integracji, łatwości dodawania nowych źródeł danych, ułatwianiu korzystania z systemu ludziom poprzez doskonalenie interfejsów i wzbogacaniu ERP o algorytmy sztucznej inteligencji, która będzie wspierać wszystkich użytkowników w wykonywaniu ich obowiązków.

Mając to na uwadze należy zastanowić się czy i jak system ERP odpowiada na te potrzeby. Dlatego rozważając te nowe wymagania warto zastanowić się czy lepszym rozwiązaniem będzie rozwój i dostosowanie do nich obecnego systemu czy jego wymiana na nowy.