/ We know how

EPICOR Strengths: multibooks i konsolidacje

Jednym z wyzwań organizacji, które posiadają wiele oddziałów w różnych krajach są różnice w systemach prawnych dotyczących prowadzenia ksiąg finansowych. Z jednej strony wymaga to prowadzenia ksiąg w zgodzie z lokalnymi przepisami, z drugiej oznacza konieczność konsolidowania informacji z tych ksiąg do jednego wspólnego dla całej organizacji planu kont.

System Epicor ERP to zaawansowane, sprawdzone rozwiązanie wykorzystywane przez organizacje działające wielu branżach na całym świecie. Jedną z jego zalet jest możliwość prowadzenia wielu ksiąg rachunkowych w ramach jednej instalacji systemu. Funkcja ta określana jest jako multibooks, czyli po polsku „wieloksięgi” (nie brzmi to najlepiej, więc pozostańmy przy multibooks). Komu i kiedy przyda się możliwość prowadzenia wielu ksiąg w ramach jednej firmy?

Weźmy za przykład oddział dużej zagranicznej firmy działający w Polsce. W naszym kraju tradycyjnie funkcjonują plany kont z określoną ich numeracją. Przykładowo konta zaczynające się zerem dotyczą środków trwałych, jedynką – środków pieniężnych, dwójką – zobowiązań i należności, trójką – magazynów itd. Choć teoretycznie jest to jedynie sugestia, a nie wymóg nakładany na firmy przez Ustawę o rachunkowości, to przyjęło się stosować taką numerację. Księgowi chętnie korzystają z tego standardu i większość firm w Polsce właśnie taki zgodny z wzorcem plan kont posiada. Niemniej w innych krajach może być lub musi być inaczej. Zresztą nie tylko numeracja planu kont może być inna. Polskie prawo określa precyzyjnie jak mają być księgowane pewne zdarzenia. Zupełnie inaczej te same zdarzenia będą księgowane w ujęciu US GAAP czy standardów rachunkowości międzynarodowej.

Dzięki funkcji multibooks można w taki sposób skonfigurować system Epicor, żeby działał on równolegle na dwóch lub większej liczbie planów kont. W ten sposób księgowy w polskim oddziale firmy będzie używał księgi z naszym planem kont, a księgowy w amerykańskiej, francuskiej czy niemieckiej centrali z innej.

Możliwe jest przy tym ustalenie zależności pomiędzy księgami, czyli zmapowanie planu kont. Oznacza to, że to, co w jednym planie zostanie zaksięgowane na koncie o numerze X w innym planie trafi na konto Y, a jeszcze innym – Z. Przy tym konta mogą być powiązane wiele do jednego. Polski oddział może potrzebować szczegółowych informacji i wykorzystywać do czegoś pięć kont, ale z punktu widzenia centrali podział taki może nie mieć już sensu i wszystko będzie trafiało na jedno konto. Mogą to być przykładowo koszty utrzymania biura, na które będzie składała się energia, woda, wywóz śmieci i podobne. Dla centrali będzie istotna całość, dla menedżerów w Polsce, dokładne informacje zapewnią większą kontrolę i możliwości optymalizacji.

Co więcej mapowanie kont to nie wszystko. System może automatycznie, w locie przeliczać wszystko na odpowiednie waluty zgodnie z określonymi regułami – według kursu bieżącego albo średnich kursów miesięcznych pochodzących z budżetu. Rachunkowość w Polsce prowadzona jest w złotówka. Centrala za granicą będzie z pewnością wolała widzieć zapisy dolary albo euro, albo dowolnej innej walucie.

W ten sposób multibooks znacznie ułatwiają wszystkim życie – każdy może działać tak jak wymaga tego prawo, jak lubi i jak jest przyzwyczajony, a dodatkowo ułatwia to przeprowadzenie audytu czy kontroli skarbowej.

Dodatkowo odrębne zapisy można prowadzić w ramach dodatkowej księgi. To istotne, bo np. reguły rachunkowości międzynarodowej albo zasady korporacyjne mogą zobowiązywać do zrobienia jakichś odpisów aktualizacyjnych, co nie musi być obowiązkowe w Polsce. Wykonując taki zapis w jednej księdze nie musimy go robić w drugiej.

Oczywiście możliwy jest nie tylko podział, ale także konsolidacja. Działa ona podobnie. Dzięki mapowaniu albo integrowaniu kont a także przeliczaniu walut pozwala centrali zbierać dane z kilku jednostek. Przykładowo firma posiadająca instalacje Epicor w oddziałach w różnych krajach posiada dane każdej z nich. Każda spółka to tzw. kampania. Można jednak stworzyć dodatkową kampanię, które będzie scalać wszystkie te dane i obrazować wynik całej grupy.

Pozwala to także rozliczać i prezentować transakcji wewnątrz grupy pomiędzy poszczególnymi kampaniami. Przykładowo, Polska spółka kupuje coś od spółki amerykańskiej. Patrząc osobno mamy zobowiązanie i należności. Z punktu widzenia grupy wychodzimy jednak na zero. Odpowiednie zmapowanie kont pozwala zbilansować takie transakcje wewnątrzorganizacyjne, żeby nie zaciemniały obrazu całości.

Podsumowując, multibooks to sprytna funkcja, która ułatwia prowadzenie rachunkowości w rozproszonych geograficznie organizacjach. Ważne, że jest ona wbudowana a jej konfiguracja czy obsługa nie wymaga wielkiego wysiłku. Wystarczy proste mapowanie, określenie kilku zasad i gotowe. Mamy zgodność z prawem, a przy tym zaspokajamy zarządcze potrzeby informacyjne w zakresie finansów.