/ We know how

EPICOR Strengths: modele licencjonowania

Koszty licencji stanowią istotną część budżetu na wdrożenia oprogramowania ERP w organizacji. Na ich wysokość wpływa m.in. sposób licencjonowania. Możliwość zastosowania licencji dla tzw. równoczesnych użytkowników pozwala na znaczne oszczędności. W odróżnieniu od wielu konkurentów, EPICOR nadal oferuje swoim klientom taki model, również w przypadku rozwiązań dostępnych w chmurze obliczeniowej.

Prawo do użytkowania oprogramowania zapewnia licencja. O ile w przypadku prostych aplikacji sprawa jest prosta, o tyle w przypadku tych najbardziej złożonych systemów biznesowych kwestie licencyjne potrafią przyprawić o ból głowy. Kiedy firma decyduje się na zakup oprogramowania, takiego jak system ERP, które będzie wspierało funkcjonowanie biznesu jedną z decyzji jakie musi podjąć jest liczba potrzebnych licencji.

Tradycyjnie dostawcy oprogramowania ERP oferowali swoim klientom dwa modele: dla nazwanych (named) użytkowników oraz równoczesnych (concurrent) użytkowników. Pierwszy z nich dotyczy sytuacji, w którym z oprogramowania korzysta określona liczba zarejestrowanych użytkowników. Jedna licencja równa się jednemu użytkownikowi. 100 licencji oznacza, że 100 wybranych pracowników będzie mogło korzystać z systemu ERP. W drugim przypadku ze 100 licencji nadal może korzystać tylko 100 użytkowników, ale mogą być to różne osoby. Ostatecznie nawet 1000 pracowników może okresowo używać systemu. Przykładowo z jedne licencji może rano korzystać pracownik działu finansowego a po południu kierownik magazynu.

Z chwilą popularyzacji oprogramowania udostępnianego w postaci usług, działającego w chmurze obliczeniowej model dla równoczesnych użytkowników zaczął być coraz rzadszy. Większość producentów ERP dostępnego w chmurze oferuje licencje dla nazwanych użytkowników. EPICOR jest pod tym względem jednym z wyjątków. Pomimo, że firma udostępnia swoje systemu w chmurze, nadal umożliwia korzystanie z nich w oparciu o licencje dla równoczesnych użytkowników.

To niebagatelna zaleta. Wyobraźmy sobie firmę produkcyjną, która funkcjonuje w trybie trzyzmianowym. Z systemu ERP korzysta w niej 100 użytkowników: 40 biurowych, w standardowych godzinach pracy oraz 60 odpowiedzialnych za produkcję. Przy czym te 60 osób to łącznie trzy zmiany po 20 osób. Nie pracują one w systemie równocześnie. Jak jest różnica w licencjach? O ile przy nazwanych użytkownikach potrzeba 100 licencji, to w przypadku równoczesnych wystarczy tylko 60 – 40 dla pracowników biurowych oraz 20 dla jednej zmiany. Kiedy pierwsza zmiana wychodzi do domu, dopiero do systemu loguje się druga zmiana, a później trzecia. W danym okresie w systemie nie pracuje więcej niż 60 użytkowników. Czterdzieści licencji oprogramowania ERP to spory koszt.

To oczywiście uproszczony scenariusz. W wielu firmach jest przecież tak, że duża część pracowników nie potrzebuje korzystać z systemu ERP przez cały dzień. Pewnie tak jest w przypadku działu księgowości czy obsługi sprzedaży, ale już menedżerowie czy działy pomocnicze potrzebują zaglądać do systemu tylko od czasu do czasu. Można zorganizować to tak, żeby nie korzystali z ERP jednocześnie. Jeśli część pracowników będzie logować się do systemu np. na poł godziny, żeby sprawdzić jakieś informacje, to oszczędności mogą być istotne.

Co ważne, w konsoli administracyjnej systemu można założyć dowolną liczbę kont pracowniczych i nie trzeba pilnować, żeby nie przekroczyć przyznanej liczby licencji. Kontrolą zajmie się sam system blokując zalogowanie każdego kolejnego użytkownika ponad określoną liczbę. Nie trzeba także zmieniać nic w systemie kiedy ktoś odchodzi z firmy. W tradycyjnym modelu trzeba czasem zgłaszać producentowi, żeby wprowadził stosowne zmiany.

Potencjalnie największe oszczędności mogą osiągnąć firmy globalne, które posiadają siedziby w kilku strefach czasowych. Jeśli firma ma biuro w Australii lub Azji, Europie i Ameryce, można założyć, że pracownicy w poszczególnych oddziałach będą korzystać z systemu w różnych okresach. Australijczycy kończą pracę, kiedy Europejczycy ją zaczynają, a Amerykanie wciąż wtedy jeszcze śpią. W ten sposób cała organizacja może korzystać z jednej puli licencji. I nie jest to wydumany przykład, ponieważ pośród naszych klientów mamy firmę, która mając serwer w Polsce, będzie teraz uruchamiać kolejny właśnie w Australii.

Na koniec warto dodać, że model dla równoczesnych użytkowników nie jest żadną rewolucją. Jest znany i popularny od dawna, jednak stał się mniej dostępny z chwilą pojawienia się chmury. EPICOR pomimo udostępniania swoich systemów w modelu usługowym nadal udziela subskrypcji w modelu użytkowników równoczesnych.  I to jest jedna z przewag EPICORa. Natomiast praktyka jest taka, że pierwsze szacunki naszych klientów dotyczące liczby potrzebnych licencji zwykle są przesadzone. Kiedy wspólnie analizujemy z nimi podane liczby dochodzimy często do wniosku, że wystarczy tych licencji o wiele mniej. I wtedy model dla równoczesnych użytkowników daje konkretne oszczędności.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!