Nowoczesne organizacje działają w konkurencyjnym, zorientowanym na klienta świecie, gdzie muszą być w stanie szybko i dokładnie odpowiadać na zapytania konsumentów. Kluczem do ich właściwej obsługi jest zaś dobra organizacja i wydajna struktura. Zapewnia je szereg inteligentnych rozwiązań – od stosunkowo prostych (jak automatyzacja arkuszy), po bardziej złożone (np. intelligent numbering na produkcji) i naprawdę zaawansowane (typu AI/IA)
U podstaw wszystkich z nich leży jednak odpowiednie zawiadywanie zbiorami danych, co umożliwiają rozmaite platformy, ale przede wszystkim przemyślane systemy zarządzania dokumentami (najlepiej w formie cyfrowej). Sprawdzą się one zarówno w małych przedsiębiorstwach, jak i dużych organizacjach, zaś mnogość dostępnych na rynku opcji pozwoli dopasować rozwiązanie do możliwości portfela (DMS open source również wchodzi w grę).
DMS (Document Management System) – do czego służy? Jakie są podstawowe funkcje systemu DMS?
DMS, czyli Document Management System, to zautomatyzowane oprogramowanie służące do digitalizacji, indeksowania, przechwytywania, zabezpieczania, organizowania, i przechowywania plików biznesowych. Istnieje kilka jego typów (m.in. przyjazna środowisku opcja w Chmurze), jednak każdy z nich ułatwia śledzenie dokumentów oraz umożliwia wykonywanie ich kopii zapasowych w dowolnym momencie. A wszystko to m.in. dzięki jednej, scentralizowanej lokalizacji oraz bezproblemowym integracjom.
Do pozostałych funkcji systemu DMS należą zaś:
System zarządzania dokumentami elektronicznymi powinien umożliwiać wielu użytkownikom dostęp do tych samych dokumentów z różnych lokalizacji.
Dzięki opcji personalizacji ustawień stopień kontroli bezpieczeństwa będzie dostosowany do użytkownika i jego uprawnień.
Pliki skanowane do systemu DMS mogą zostać poddane redakcji w celu ochrony poufnej zawartości, a optyczne rozpoznawanie znaków umożliwi ich dalszą edycję.
Document Management Software śledzi wszystkie modyfikacje powstałe od daty utworzenia pliku oraz przechowuje historię edycji, dzięki czemu łatwo można zidentyfikować użytkownika, który naniósł zmiany. Dokumenty można również przywracać do poprzednich wersji.
- Indeksowanie i wyszukiwanie plików
System zarządzania dokumentami umożliwia również wyszukiwanie informacji za pomocą słów-kluczy.
W przypadku niektórych użytkowników wymagane może być uzyskanie klucza dostępu, co stanowi dodatkową warstwę ochrony.
Czym powinien wyróżniać się dobry system DMS? Wady i zalety systemów DMS
Dobry DMS łączy wiele funkcji, aby zapewnić maksymalną ochronę zarówno przed zagrożeniami fizycznymi, jak i elektronicznymi. Przechowywane informacje mogą być obwarowane dodatkowymi zabezpieczeniami, np. w postaci haseł. Z kolei w przypadku zetknięcia z czynnikami takimi jak ogień i woda, z którymi papierowe dokumenty nie mają szans, istnieje możliwość wykonania kopii zapasowej w zewnętrznej lokalizacji.
Kolejną zaletą systemów tego typu jest możliwość usprawnienia i uproszczenia codziennych procesów biznesowych. Dostęp do plików z poziomu komputera eliminuje czas potrzebny na wyszukiwanie i ponowne archiwizowanie dokumentów papierowych. Odpada również problem żmudnego tworzenia duplikatów – zadbają o nie narzędzia do kontroli wersji, które umożliwiają edycję treści i śledzenie historii zmian.
Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne stworzy również więcej przestrzeni, pozwalając na wykorzystanie pomieszczeń firmy do bardziej produktywnych celów. Co więcej, organizacja dokona oszczędności pośrednich, przestając płacić za czas stracony na ręczną walkę z kumulującymi się stosami umów czy faktur.
Jak wszystkie inne systemy, DMS-y nie są jednak pozbawione wad. Tego typu zależność od technologii (a w zasadzie Internetu) może w przyszłości okazać się problemem, chociażby ze względu na hakerów, dla których informacje biznesowe zawsze stanowić będą łakomy kąsek. Trzeba wziąć pod uwagę również koszty – system do zarządzania dokumentami typu open source to jedno, ale chcąc dokonać digitalizacji należy liczyć się z zakupem sprzętu, który umożliwi zeskanowanie tak dużej ilości danych.
Kiedy firma potrzebuje systemu DMS? Jak wdrożyć system DMS w firmie?
Każda firma będzie korzystała ze swojego DMS-a inaczej, aby jak najlepiej zaspokoić swoje unikalne potrzeby, ale konieczność posiadania jakiegoś systemu do zarządzania plikami cyfrowymi jest oczywista. Nawet małe firmy mają dostęp do poufnych danych i korzystają ze strategii, których nie mogą narazić na szwank.
Systemy zarządzania dokumentami mają różne formy i możliwości. Na rynku dostępne są zarówno pakiety podstawowe, z minimalnym zakresem funkcji, jak i złożone programy, zapewniające multum unikalnych usług. Aby znaleźć odpowiedni system DMS dla swojej organizacji, przeanalizuj i zrozum jej potrzeby, a następnie poszukaj dostawcy, który oferuje bespokowe rozwiązania (jak np. Palette). Powinien on pomóc ci osiągnąć jak najwyższą wydajność bez nadmiernego komplikowania procesów w firmie.