Decyzja o wyborze oprogramowania operacyjnego często rozbija się o budżet, jednak postawienie na tani system ERP to najprostsza droga do kosztownej i nieudanej implementacji. Zamiast realnych oszczędności, niskobudżetowe rozwiązania często generują lawinę ukrytych wydatków na migrację danych, dodatkowe licencje oraz walkę z niską wydajnością i lukami w bezpieczeństwie. Prawidłowe wdrażanie systemu ERP wymaga pełnej świadomości struktury wydatków, dlatego kluczowe jest zrozumienie, jak realne koszty systemu ERP przekładają się na późniejszy zwrot z inwestycji i stabilność Twojego przedsiębiorstwa. Dowiedz się, jak uniknąć pułapki pozornych oszczędności i wybrać rozwiązanie, które faktycznie wesprze skalowalność Twojego biznesu.
Czy tanie rozwiązania ERP są opłacalne?
Oczywiście wszystko zależy od tego, co oznacza dla nas „tanie rozwiązanie ERP”. Generalnie, wszystkie systemy tego typu rządzą się swoimi prawami, i musimy przygotować się na wydatki związane z:
- opłatami licencyjnymi,
- personalizacją i dodatkowymi funkcjonalnościami (jeśli takich potrzebujemy),
- ilością użytkowników – często od pewnej ilości musimy zapłacić za dodatkowe licencje,
- integracjami z istniejącymi aplikacjami,
- migracją danych,
- szkoleniem pracowników,
- testowaniem,
- upgrade’ami – które wbrew pozorom są bardzo istotne, ponieważ bez nich w pewnej chwili może się okazać, że nasza wersja systemu ERP przestaje być supportowana przez producenta lub przestaje działać poprawnie i nie będziemy w stanie pozbyć się pojawiających się błędów.
Jest tego sporo, jednak biorąc pod uwagę redukcję żmudnej pracy manualnej oraz przyszłe oszczędności, które przyniesie nam dobry system ERP dopasowany do naszych potrzeb, te pieniądze się zwrócą. Pytanie tylko, czy nasza firma jest w stanie udźwignąć tę inwestycję, czekając na zwrot, i czy naprawdę jej potrzebuje.
Kluczowe jest tu sformułowanie „ERP dopasowany do naszych potrzeb”, ponieważ systemów do wyboru jest naprawdę wiele, i każdy z nich jest inny. Większość przyda się w większych i średnich przedsiębiorstwach, zwłaszcza w działach sprzedaży i na produkcji, chociaż oczywiście istnieją też systemy typu Business Management System, które wesprą mniejsze organizacje. Jeśli jesteśmy firmą, która poszukuje ERP, prawdopodobnie mamy już świadomość, że kompleksowy system jest w naszym otoczeniu potrzebny i znacznie ułatwi nam pracę.
Tanie rozwiązania ERP mogą okazać się więc niewystarczające. Mogą mieć za mało opcji na personalizację funkcji, za mało logistycznych rozwiązań, albo mogą nie poradzić sobie z mnogością danych, które będziemy chcieli przetworzyć i wykorzystać. Spowoduje to tylko frustrację i straty spowodowane inwestycją w aplikację, która nie spełnia naszych oczekiwań i nie wspiera firmy w rozwoju, tak jak mógłby to zrobić bardziej zaawansowany ERP.
Koszty ukryte w tanich systemach ERP
Idąc dalej tropem większej firmy, która wybiera tanie rozwiązania ERP, docieramy do miejsca, w którym system jest już wdrożony, jednak okazuje się, że nie spełnia naszych potrzeb i jest to implementacja nieudana.
Koszty ukryte tanich rozwiązań chowają się za:
- niższą jakością,
- wyższymi kosztami utrzymania generowanymi przez częstsze awarie,
- słabszą wydajnością,
- ograniczonymi funkcjami i niską skalowalnością,
- dodatkowymi licencjami lub płatnym wsparciem,
- kiepskimi interfejsami, co powoduje również większe potrzeby szkoleniowe i frustrację użytkowników,
- problemami z kompatybilnością i integracjami,
- zwiększonym ryzykiem związanym z bezpieczeństwem danych.
Wymienione wady tanich rozwiązań ERP w ostatecznym rozrachunku prowadzą do wygenerowania wyższych kosztów, które nierzadko nie mają jak się zwrócić przez brak możliwości integracji czy dopasowania funkcji do faktycznych potrzeb użytkowników końcowych.
Korzyści z inwestycji w zaawansowane rozwiązania ERP
Długoterminowa strategia oraz inwestycja w zaawansowane rozwiązania ERP z pewnością zapewnią nam udane wdrożenie ERP w organizacji.
Korzyści dobrze przeprowadzonej analizy oraz wyboru właściwego dla naszego przedsiębiorstwa systemu ERP spowodują, że inwestycja się zwróci, a my sami odczujemy ogromne wsparcie ERP w codziennej pracy:
- dokładniejsze prognozy na podstawie dokładnych, monitorowanych i uporządkowanych danych,
- lepsze zarządzanie dokumentami, bazą klientów i/lub produkcją,
- oszczędności czasowe poprzez redukcję manualnych, powtarzalnych zadań,
- redukcja błędów dzięki automatyzacji,
- ułatwienie dostępu do danych w całym przedsiębiorstwie,
- łatwość raportowania, co wpływa na podejmowanie lepszych biznesowych decyzji,
- wyższe bezpieczeństwo danych i ochrona przed atakami z zewnątrz.
Co tragicznego może się wydarzyć gdy szukamy oszczędności na systemach ERP
Biorąc powyższe korzyści pod uwagę, możemy dociekać, co najgorszego może się stać, jeśli wybierzemy mniej dopasowaną do naszej firmy i zdecydowanie mniej zaawansowaną opcję systemu ERP.
Bezpieczeństwo danych jest w obecnych czasach nadrzędnym tematem w większości organizacji. Hakerzy prześcigają się w pomysłach na przygotowywanie sprytnie zaaranżowanych ataków na systemy – oczywiście im mniej zaawansowany i bardziej wadliwy system, tym łatwiej można znaleźć jego słabe punkty. Powoduje to znacznie zwiększone ryzyko utraty owych danych, co wiąże się z kolei z wyciekami ważnych dla firmy tajnych informacji oraz, na przykład, klienckich danych osobowych, co może już zakończyć się nawet na drodze sądowej.
Kolejnym ryzykiem związanym z wyborem tańszego i słabszego systemu ERP jest niedopasowanie do potrzeb organizacji i biznesu oraz niemożność personalizacji funkcji. To bezpośrednio przełoży się na wysokie straty finansowe, ponieważ wybrany ERP nie pomoże nam w optymalizacjach, co wcześniej zakładaliśmy, ale za to spowoduje większe wydatki, które poważnie obciążą firmę.
Jeśli wybór odpowiedniego systemu ERP ciąży na Twojej firmie i nie jesteś pewien, która opcja z wielu dostępnych będzie dla Ciebie najlepsza – skontaktuj się z ekspertami w Mindbox, którzy są tutaj, aby pomóc Ci wybrać oraz wdrożyć ERP w Twojej organizacji.
