Data driven organisation — czyli jak stać się przedsiębiorstwem opartym na danych?

# Bez kategorii

Data driven organisation — czyli jak stać się przedsiębiorstwem opartym na danych?

24.01.2023

Data driven organisation jest coraz częściej poruszaną koncepcją. Jak zbudować przedsiębiorstwo oparte na danych? Jak długo trwa cały proces? Choć wdrożenie odpowiednich rozwiązań i zmiana mentalności może potrwać, korzyści płynące z ich zastosowania mogą znacznie przewyższać koszty.

Data driven organisation – czyli przedsiębiorstwo oparte na danych

Definicja data driven organisation jest krótka – jest to przedsiębiorstwo oparte na danych. Są one podstawą działania firmy i wykorzystuje się je na każdym etapie działalności, od planowania przez wdrożenie po podsumowanie efektów. Dane są najważniejszym zasobem przedsiębiorstwa i w oparciu o nie podejmuje się wszystkie decyzje.

Wraz z upowszechnieniem się m.in. technologii big data wiele firm zaczęło dążyć do stania się data driven. Nie zmienia to faktu, że niewiele firm może się tak nazwać. Przekształcenie w przedsiębiorstwo oparte na danych jest kosztowne i może trwać latami. Niektórzy właściciele nie czują też potrzeby zmian, preferując własne doświadczenia.

Innymi słowy, wszystkie działające na świecie przedsiębiorstwa i organizacje można podzielić ze względu na ich stosunek do danych. Wyróżnia się organizacje:

Data denial – nie wykorzystują danych i nie ufają im.
Data indifference – nie są zainteresowane danymi.
Data informed – w części procesów dane są wykorzystywane do podejmowania decyzji.
Data aware – organizacja jest świadoma istnienia danych i korzysta z nich wyłącznie w celu analizy dotychczasowych działań.
Data driven – organizacja całkowicie oparta na danych. Używa ich do analizy, projektowania produktów i procesów oraz podejmowania decyzji.

Jakie korzyści niesie ze sobą stanie się przedsiębiorstwem opartym na danych?

Transformacja organizacji w data driven przyczynia się do ogólnej poprawy jej działania. Mowa tutaj nie tylko o powiększeniu zysków, ale także o wzroście efektywności całego przedsiębiorstwa. Podstawowym skutkiem takiego przekształcenia jest możliwość szybszego podejmowania decyzji. W przypadku organizacji niekorzystających z danych, proces decyzyjny może trwać dłużej. Może być też mniej dokładny, gdyż opiera się tylko na doświadczeniu i intuicjach osób decyzyjnych. Z kolei wykorzystanie danych może podsunąć rozwiązania najbardziej adekwatne do sytuacji.

Kolejną korzyścią jest oszczędność czasu. Dane pokazują, w których miejscach pojawiają się przestoje, co pozwala je szybko wyeliminować. Widać to na przykładzie wdrożeń RPA. Zastosowanie RPA analytics pozwala prześledzić np. czas potrzebny do wykonania konkretnego zadania. Umożliwia to optymalizację czasową procesów.

Dane a poprawa transparentności organizacji

Dane integrują ze sobą poszczególne obszary firmy. Dzięki nim rośnie transparentność działań wszystkich działów, co pozwala szybciej identyfikować i rozwiązywać problemy. Oprócz tego są użytecznymi narzędziami i wskaźnikami dla konkretnych sekcji. W oparciu o nie można wdrażać rozwiązania poprawiające efektywność pracy czy jakość produktów. Połączenie transparentności działania, określania celów w oparciu o dane oraz ich wykorzystania do automatyzacji procesów przekłada się na większą satysfakcję pracowników.

Dane są niezastąpione w finansach. Nie tylko pozwalają jasno ocenić koszty prowadzenia działalności, ale również umożliwiają bieżącą analizę zwrotu z inwestycji i ewentualnych zysków. Z kolei stworzenie strategii biznesowej w oparciu o konkretne dane pozwala lepiej ją realizować, co przyczynia się do wzrostu zysków organizacji.

Kolejną korzyścią jest możliwość odkrywania procesów biznesowych. Business Process Discovery to techniki wykorzystania danych pozwalające wykrywać np. „szare strefy” w firmowych procesach, co przekłada się na większą transparentność organizacji. Umożliwiają również identyfikację obszarów pracujących bez zarzutów, żeby przenieść model ich działania na inne.

Jak stać się data driven organisation?

Aby zmienić firmę w data driven organisation, należy pamiętać, że będzie to proces długotrwały i kosztowny. Samo opracowanie i wdrożenie technologii może trwać miesiącami, jeśli nie latami, a jeszcze więcej czasu może zająć zmiana nastawienia pracowników i partnerów. Drugi aspekt wydaje się trudniejszy w realizacji, ale jest potrzebny tak samo jak rozwiązania techniczne.

Przeobrażenie się data driven organisation wymaga trzech rzeczy: ludzi, technologii i procesów. Dlatego trzeba zwracać uwagę na możliwości i potrzeby pracowników, jak również poinformować ich o wdrażanych zmianach. Konieczne będzie stworzenie reguł oraz dobranie narzędzi dostosowanych do wymogów organizacji.

Pierwszym krokiem w budowie organizacji opartej na danych powinno być opracowanie wykorzystującej je kultury organizacyjnej. Trzeba przy tym pamiętać, że przykład powinien iść z samej góry – zarząd firmy powinien podejmować decyzje w oparciu o twarde dane i jednocześnie zapewnić wszystkim łatwy dostęp do nich. Warto też inwestować w szkolenia pokazujące możliwości i korzyści użycia danych w codziennej pracy.

Same dane do niczego się nie przydadzą, jeśli będą w stanie surowym. Kolejnym krokiem powinno być dokładne wskazanie rodzaju wykorzystywanych danych, jak również opisujących je metryk. Równie ważne są standardy gromadzenia – formaty, struktura czy zakres. Także sposób zbierania jest istotny. Na podstawie danych można określić optymalną strategię zarządzania nimi – powinna być ona dostosowana do realiów i wymagań przedsiębiorstwa.

Jak dane zmieniają sposób myślenia o firmie?

Strategia jest istotna także w innym kontekście – dane pozwalają opracować krótko i długoterminowe plany działania oraz cele firmy. Samo stworzenie strategii jest tylko połową sukcesu. Druga to działanie według niej oraz bieżąca analiza danych pozyskanych w wyniku jej wdrożenia.

Aby dane przynosiły jak najwięcej korzyści, muszą być efektywnie wykorzystywane. W tym celu niezbędna jest ich integracja ze wszystkimi procesami biznesowymi. Konieczne może być usunięcie miejsc, z których dane nie mogą się wydostać. Równie ważna może okazać się rewizja stosowanej architektury IT – zminimalizuje to szansę, że stosowane rozwiązania okażą się niewydolne. Pozwoli to także określić najodpowiedniejsze sposoby zarządzania. Każda data driven organisation powinna kłaść duży nacisk na ten aspekt.

Przede wszystkim o danych trzeba myśleć szeroko. Należy je traktować nie tylko jako podstawowy miernik działalności przedsiębiorstwa, ale również wyznacznik możliwości. W tym celu konieczna jest ciągła i głęboka analityka. Pozwoli ona nie tylko szybko identyfikować obszary wymagające poprawy, ale też ułatwi przewidywanie ewentualnych trudności. Oparcie się na analizie danych zwiększa także elastyczność całej organizacji. Może ona rozważać różne scenariusze przed ich wystąpieniem, co poprawia szybkość reakcji, gdy zaistnieją.

Narzędzia i rozwiązania technologiczne potrzebne do stworzenia przedsiębiorstwa oparte na danych

Nie ma ujednoliconego zestawu technik i narzędzi, które sprawią, że organizacja stanie się oparta na danych. Dobór konkretnych technologii zależeć będzie od potrzeb i wymagań danej firmy, co sprawia, że mogą się one różnić między sobą. Można jednak wyróżnić kilka rozwiązań, które stosuje się w niemal każdym przypadku.

Aby korzystać z danych, trzeba je gdzieś gromadzić. W tym celu firmy często decydują się na hurtownie danych, które dają łatwy dostęp do nich wszystkim użytkownikom. Rozwiązanie to często łączone jest z technologiami chmurowymi. Zmniejsza to koszty, gdyż cała niezbędna do działania infrastruktura znajduje się u dostawcy usług.

Dane należy również analizować. Stosuje się do tego szereg różnych narzędzi. Często używa się aplikacji do analityki wizualnej, gdyż pozwalają one przedstawić dane w łatwy i zrozumiały dla wszystkich sposób. Służą też do mierzenia skuteczności poszczególnych procesów.

Kolejnymi często używanymi technologiami są wszelkiego rodzaju automatyzacje i robotyzacje. Aby działać prawidłowo, potrzebują dostępu do danych, więc często łączy się je z rozwiązaniami w postaci big data czy uczenia maszynowego.

Wymienione wyżej technologie są bardzo pomocne w przekształcaniu organizacji w opartą na danych, ale same z siebie nie będą w stanie wiele zdziałać. Dlatego równie ważne jak konkretne narzędzia są szkolenia dla pracowników, gdyż to oni będą wykorzystywać zgromadzone dane.

Jakie są wyzwania stojące przed przedsiębiorstwami opartymi na danych?

Transformacja w data driven organisation niesie za sobą wiele korzyści, ale wiąże się też z różnego rodzaju trudnościami. Dużą uwagę trzeba poświęcić jakości danych. Jeśli będzie niska, również efekty działania firmy będą kiepskie. Dane muszą być zrozumiałe nie tylko dla specjalistów, ale również dla osób bez eksperckiego przygotowania. Jeśli sposób zbierania i strategie wykorzystania będą niejasne, pracownicy nie będą wiedzieli, jak używać ich w pracy. Żeby zminimalizować szanse pojawienia się takiego scenariusza, trzeba zadbać o kulturę data driven. Częstym błędem w tego typu transformacjach jest nadmierne skupienie się na technologiach i pominięcie potrzeb pracowników.

Niewiele organizacji obecnie może się określić mianem data driven ze względu na wysokie koszty wdrożenia niezbędnych rozwiązań oraz trudności koordynacyjne. Przekształcenie się w firmę opartą na danych to proces czasochłonny i wymagający dużej uwagi. Dla wielu przedsiębiorstw jest to bariera ciężka do przeskoczenia. Wspomniane czynniki nie zmieniają faktu, że zmiana w organizację opartą na danych może przynieść dużo korzyści każdej firmie. Po zakończeniu procesu firma może zyskać przewagę biznesową oraz zwiększyć swój potencjał rynkowy.