Magazyny niejednokrotnie są przepastnymi labiryntami, w których można łatwo się zgubić. Równie łatwo mogą zagubić się towary, co może doprowadzić do spadku obrotów firmy. Aby temu zapobiec, wdrażają one różnorodne systemy magazynowe.
System magazynowy – czym jest i kiedy jest on konieczny?
System magazynowy to program komputerowy służący, jak wskazuje nazwa, do zarządzania magazynem. W jego skład mogą wchodzić moduły przyjęć, wydań, inwentaryzacji, etc. Platformy tego typu są konieczne, gdy firma posiada i korzysta z jednego lub większej liczby magazynów. Jest to szczególnie przydatne dla przedsiębiorstw zajmujących sprzedażą hurtową lub detaliczną.
Warto też podkreślić różnicę między WMS (Warehouse Management System) i systemem magazynowym. Terminy te często stosuje się zamiennie, ale nie są ze sobą tożsame. System magazynowy to pojęcie ogólne odnoszące się do wszelkiego typu platform do zarządzania składnicą towarów. Z kolei WMS to szczegółowy system informatyczny służący do tego samego celu, ale oferujący bardziej zaawansowane funkcje, takie jak śledzenie i zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym, zarządzanie procesami logistycznymi, planowanie i optymalizacja miejsca oraz obsługa systemów automatycznego składowania.
Czym różni się system ERP od systemu magazynowego?
System ERP (Enterprise Resource Planning, zarządzenie zasobami przedsiębiorstwa) to oprogramowanie integrujące w ramach jednej platformy zarządzanie różnymi obszarami działalności firmy, takimi jak produkcja, sprzedaż, finanse, kadry czy logistyka. Dzięki niemu możliwa jest koordynacja procesów w różnych dziedzinach. Z kolei system magazynowy odnosi się wyłącznie do magazynów i znajdujących się w nich towarów. W skład takiego programu mogą wchodzić funkcjonalności takie jak uzupełnianie stanów magazynowych, inwentaryzacja czy tworzenie i kontrola zamówień.
Warto też podkreślić różnicę między systemami MRP (Material Requirements Planning, planowanie zapotrzebowania materiałowego) a magazynowymi i ERP. MRP z reguły służą do planowania produkcji i mogą wchodzić w skład systemów ERP. Podobnie jest z systemem magazynowym – obejmuje on jeden, konkretny obszar działalności firmy (w tym wypadku magazyn) i może funkcjonować jako osobna platforma. Można też zintegrować go z systemem ERP, co zapewni większą kontrolę działalności firmy.
Wszystkie wymienione wyżej rodzaje systemów są ważne w zarządzaniu procesami biznesowymi i produkcyjnymi. Nie wolno jednak zapominać, że różnią się funkcjami, ale mogą ze sobą świetnie współdziałać.
Czym powinien charakteryzować się dobry system magazynowy?
W przypadku pytania o charakterystykę magazynowych systemów informatycznych można jednocześnie określić cechy i funkcjonalności. W pierwszym wypadku mowa o zaletach takich jak skuteczność – każdy, nawet najprostszy system, powinien umożliwiać łatwe i szybkie zarządzanie magazynem, kontrolowanie stanów oraz realizację zamówień. Powinien być również elastyczny i skalowalny. Jest to kluczowe w przypadku rozwoju firmy – jeśli będzie mogła ona dodać kolejne funkcjonalności do systemu, może poprawić swoją pozycję.
System magazynowy powinien umożliwiać integrację z innymi (np. ERP), aby na bieżąco synchronizować wszystkie dane i informacje. Powinien również wyróżniać się wysokim poziomem zabezpieczeń.
W przypadku funkcjonalności i rozwiązań technologicznych, które powinien zawierać dobry system magazynowy, warto wskazać:
- Rejestrację przyjęć i wydań – dzięki szybkiemu rejestrowaniu ruchu towarów w obrębie magazynu można na bieżące śledzić ich położenie.
- Kontrolę stanów magazynowych – każda firma powinna wiedzieć, co, ile i gdzie posiada, gdyż pozwala to uniknąć niedoborów lub nadmiarów.
- Inwentaryzację – żeby wiedzieć, jakie są zasoby firmy, pracownicy powinni regularnie prowadzić inwentaryzacje. System magazynowy powinien umożliwiać ich prowadzanie. Pozwala to uniknąć błędów w rachunkach magazynowych.
- Tworzenie zamówień – system powinien umożliwiać tworzenie zamówień wewnętrznych i zewnętrznych. Istotna jest także możliwość kontroli ich realizacji.
- Raportowanie – generowanie raportów i analiz pomaga w analizie sytuacji magazynowej oraz przyczynia się do lepszych decyzji zarządczych, gdyż są one oparte na danych, a nie na intuicjach.
- Mobilność – w dobie rosnącego znaczenia pracy zdalnej, możliwość pracy na systemie z dowolnego miejsca i urządzenia jest jedną z kluczowych cech dobrego systemu magazynowego.
- Obsługę klienta – tę funkcjonalność niektórzy mogą pomijać, ale system pozwalający skutecznie obsługiwać klientów w zakresie zamówień oraz dostaw może zwiększyć ogólną wydajność firmy. Tego rodzaju moduł najlepiej sprawdzi się w przypadku e-commerce.
Dobre systemy magazynowe często korzystają też z technologii chmurowych. Nie tylko zwiększają one mobilność platformy i jej ogólną wydajność, ale również prowadzą do obniżenia kosztów działalności. Całą infrastrukturą zajmuje się dostawca chmury, więc zaoszczędzone pieniądze można zainwestować np. w rozwój pracowników.
Ile kosztują systemy magazynowe?
Koszt systemów magazynowych zależy od wielu czynników. Inną kwotę trzeba będzie uiścić za zaprojektowanie platformy od podstaw (będzie to najczęściej droższe rozwiązanie), a inną za implementację gotowego oprogramowania. Na końcowe koszty wpływają też zakres funkcjonalności systemu, specyfika przedsiębiorstwa, liczba użytkowników czy poziom integracji z innymi systemami i aplikacjami. Także sposób wdrożenia może wpływać na kwoty.
Ceny będą się różnić również w zależności od dostawcy. Nie zmienia to faktu, że całościowe koszty oscylują między kilkoma a kilkudziesięcioma tysiącami złotych. Można też spokojnie założyć, że im większe powierzchnie i im więcej magazynów, tym droższy będzie system do ich obsługi.
Jak wdrożyć system magazynowy w przedsiębiorstwie?
Wdrożenie magazynowego systemu informatycznego przebiega podobnie jak implementacje innych, np. systemów ERP. Pierwszym krokiem jest zawsze analiza potrzeb – oprogramowanie powinno być dostosowane do specyficznych wymagań i warunków przedsiębiorstwa. Następnie można przejść do wyboru lub projektowania konkretnej platformy. Ten krok w dużym stopniu wpływa na końcowe koszty wdrożenia.
Następnie należy przygotować plan, w którym zostaną określone poszczególne etapy wdrożenia, role i odpowiedzialności pracowników oraz członków zespołu projektowego. Plan powinien także zawierać terminy realizacji jego konkretnych elementów. W tym samym czasie można rozpocząć szkolenia pracowników, aby po zakończeniu implementacji posiadali oni wszystkie niezbędne umiejętności.
Kolejnym etapem jest samo wdrożenie. Tuż po nim należy przeprowadzić testy i (jeśli zajdzie taka potrzeba) na ich podstawie dokonać optymalizacji konkretnych elementów. Implementacja i rozpoczęcie działania platformy nie oznaczają, że praca z nią dobiegła końca. Z reguły przez pewien czas konieczne jest monitorowanie działania systemu – niektóre błędy mogą ujawnić się dopiero po pewnym czasie, więc dostawcy często oferują opiekę nad oprogramowaniem przez jakiś czas po wdrożeniu.