/ We know how

Czym jest OCR? Krótki przewodnik po optycznym rozpoznawaniu znaków

Czasy, w których dane trzeba było ręcznie wpisywać do systemów, już dawno minęły. Rozwój technologii OCR zrewolucjonizował obieg dokumentów w wielu przedsiębiorstwach. Czym jest OCR? Krótki przewodnik po optycznym rozpoznawaniu znaków pozwoli wam zrozumieć to rozwiązanie.

 

 

Czym jest technologia OCR i jak działa?

 

Pod pojęciem OCR (optyczne rozpoznawanie znaków, ang. optical character recognition) kryje się technologia, której celem jest identyfikacja znaków znajdujących się na pliku graficznym (często skanie wydruku lub pisma odręcznego) i ich konwersja na plik tekstowy. Do przekształcenia fizycznie istniejącego dokumentu w jego elektroniczną wersję oprogramowanie wykorzystuje metody z zakresu rozpoznawania wzorców. Proces konwersji można podzielić na kilka etapów:

  • pierwszym krokiem jest wczytanie obrazu, po czym program wyodrębnia jego części składowe, tj. określa umiejscowienie tekstu, elementów graficznych i pustych przestrzeni;
  • następnie oprogramowanie analizuje cechy tekstu i porównuje znaki z bazą wzorców;
  • ostatnim krokiem jest przekształcenie znaków w słowa.

Aby przetransponować dokument do elektronicznej wersji, stosuje się różnorodne metody. Jedną z nich jest rozpoznawanie rastra – oprogramowanie porównuje zeskanowany znak ze wszystkimi podobnymi znajdującymi się w bazie danych. Używana jest także klasyfikacja cech. Technologia OCR określa cechy typowe dla danego znaku – nie tylko krój, ale również znajdujące się w nim puste przestrzenie. Trzecią metodą jest rozpoznawanie struktur – w tym wypadku konkretny znak jest rozkładany na krzywe, których położenie i pochylenie jest używane do identyfikacji.

 

 

Jakie zastosowanie ma technologia OCR?

 

Główną funkcją OCR jest konwersja dokumentów na elektroniczne odpowiedniki. Obecnie stosuje się je do przetwarzania wszelkiego rodzaju formularzy, zleceń zapłaty i potwierdzeń zakupów, kontraktów, listów, umów i wielu innych. Technologii tej używa wiele podmiotów takich jak:

  • banki,
  • działy prawne,
  • działy handlowe,
  • działy księgowości,
  • ośrodki edukacyjne,
  • firmy badawcze.

Co warto podkreślić, technologia OCR może być stosowana w środowiskach wielonarodowych i wielojęzycznych takich jak np. międzynarodowe korporacje. Umożliwia ona konwersję dokumentów w wielu językach, nawet tych korzystających z pism logograficznych takich jak  mandaryński.

Poza oczywistym zastosowaniem w przetwarzaniu dokumentów w przedsiębiorstwach OCR używane jest również w procesach robotyzacyjnych i automatyzacyjnych. Wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów jest często jednym z pierwszych kroków podejmowanych np. we wdrożeniach systemów ERP.

 

 

Jakie są wady i zalety stosowania technologii OCR w biznesie?

 

Podstawową korzyścią z zastosowania technologii OCR jest przyspieszenie obiegu dokumentów. Przekłada się to na wzrost wydajności ich przetwarzania oraz zmniejszone koszty. Szybsza i tańsza jest także korekcja potencjalnych błędów – zdecydowanie łatwiej jest odnaleźć zdigitalizowany przy pomocy systemu OCR plik niż szukać go w archiwach firmy. Minimalizuje to również konieczność składowania fizycznych kopii.

Zastosowanie OCR praktycznie eliminuje ręczne wprowadzanie danych. Skuteczność tej technologii szacuje się na poziomie 97-98%, co pozwala przekierować osoby dotychczas odpowiedzialne za wpisywanie danych do bardziej kreatywnych zadań. Ma to niebagatelny wpływ na morale i efektywność zespołu. Kolejną zaletą rozwiązań OCR jest znaczna redukcja kosztów związanych z użyciem sprzętu, co przedsiębiorstwa mogą wykorzystać np. do inwestycji.

Choć z każdym rokiem technologia OCR staje się coraz lepsza, należy pamiętać, że nie jest ona idealna. W niektórych wypadkach, np. w przypadku złej jakości skanu czy nieodpowiedniego oświetlenia, może ona popełniać błędy. Może mieć też problemy z pismem ręcznym. Jednakże rozwój OCR na przestrzeni ostatnich lat pozwolił znacznie zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia błędu. Programy potrafią oznaczać miejsca, w których pojawiły się trudności, co pozwala szybko je wyeliminować.

 

 

Jakie procesy OCR pomaga zautomatyzować?

 

OCR pozwala zautomatyzować także inne procesy. W połączeniu ze sztuczną inteligencją, robotami i systemami ERP przekłada się ona na znaczną poprawę efektywności i szybkości realizowanych w przedsiębiorstwie zadań. Przykładem może być wdrożenie tego typu rozwiązań w firmie LINK International Transport. Połączenie OCR, które digitalizowało zeskanowane dokumenty, z robotami pozwoliło znacznie przyspieszyć m.in. fakturowanie. OCR odczytywało faktury, transponowało je  na pliki XML, które następnie trafiały do ogólnego systemu. Ten rozliczał je, uzupełniał (jeśli zachodziła taka potrzeba) oraz strukturyzował. Pozwoliło to oddelegować pracowników dotychczas odpowiedzialnych za wprowadzanie danych do innych zadań.

Oprogramowanie OCR można i powinno się łączyć z innymi metodami i rozwiązaniami takimi jak automatyzacja, robotyzacja czy uczenie maszynowe. iOCR (inteligentne OCR) pozwala obsługiwać    różne typy dokumentów, które są przekształcane w ustrukturyzowane dane. Połączenie technologii OCR z uczeniem maszynowym umożliwia digitalizację dokumentów oraz ich interpretację przez roboty, co może przyspieszyć procesy planowania, produkcji czy spedycji.

 

 

Przyszłość optycznego rozpoznawania znaków i potencjalne jego zastosowanie

 

Obecnie stosowana technologia OCR umożliwia znaczne przyspieszenie obiegu dokumentów oraz ich digitalizację, ale na pewno nie będzie to jedyne zastosowanie tego rozwiązania. Już teraz oprogramowanie OCR łączone jest ze sztuczną inteligencją i metodami uczenia maszynowego, co w przyszłości będzie się tylko nasilać.

Jedną z możliwych przyszłości technologii OCR jest jej połączenie z deep learning i sieciami neuronowymi imitującymi pracę ludzkiego mózgu. Umożliwi to jeszcze większe przyspieszenie już stosowanych procesów i przełoży się na poprawę efektywności w innych. Oprogramowanie będzie mogło rozpoznawać, interpretować i strukturyzować znaki. Pozwoli to skutecznie i szybko stosować ją m.in. w systemach big data.

Kolejnym przewidywanym kierunkiem rozwoju OCR jest zwiększenie jej zastosowania w technologii obrazowania 3D. Obszarem, w którym już teraz rozwija się OCR, są urządzenia mobilne i dedykowane im aplikacje. Pewnym jest, że technologia ta będzie dalej rozwijana, co widać po jej upowszechnianiu się m.in. w bankach, kancelariach prawnych, a także firmach produkcyjnych czy spedycyjnych.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!