Czy wdrożenie ERP może być ostatnią deską ratunku dla niektórych przedsiębiorstw?
Systemy ERP funkcjonują w wielu firmach od wielu lat. Kiedyś były konkurencyjną przewagą, ale w dobie postępującej automatyzacji i rozwoju technologicznego stają się rynkową koniecznością. Wdrożenie systemu ERP może przynieść wiele korzyści, ale jest wymagającym zadaniem. Na co uważać i co można zyskać?
Jaka jest zasada działania systemów ERP?
Systemy ERP (Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to kompleksowe systemy informatyczne integrujące procesy biznesowe oraz informacje z różnych działów i procesów, co pozwala na bieżąco monitorować i planować działania firmy. Najczęściej opierają się na centralnej bazy danych, w której przechowywane są informacje o wszystkich aspektach działalności firmy.
W skład systemów ERP wchodzą moduły planowania produkcji, obsługi zamówień czy zarządzania kadrami. Są ze sobą zintegrowane, dzięki czemu można jednocześnie zarządzać wieloma procesami. Ważną cechą systemów ERP jest ich skalowalność – można je dostosować do potrzeb konkretnej firmy, zarówno w zakresie funkcjonalności, jak i liczby użytkowników, co sprawia, że stosuje się je w niewielkich firmach i w dużych korporacjach.
Systemy ERP w pewnym stopniu zastąpiły istniejące wcześniej systemy MRP (Material Requirements Planning, co tłumaczy się jako planowanie zapotrzebowania materiałowego. Główna różnica między ERP a MRP polega na zakresie działań – ERP obejmują wszystkie lub większość procesów firmowych, podczas gdy MRP skupia się na zarządzaniu zasobami oraz produkcji. Współcześnie systemy MRP często wchodzą w skład większego oprogramowania ERP.
Czy ERP jest w stanie pomóc z wynikami finansowymi firmy?
Systemy ERP oferują firmom wiele możliwości. Pozwalają m.in. śledzić koszty w różnych obszarach firmy oraz zautomatyzować procesy biznesowe, takie jak obsługa zamówień, zarządzanie magazynem czy księgowość. Dzięki systemom ERP można w czasie rzeczywistym śledzić i analizować przychody i wydatki, co przekłada się na lepszą kontrolę finansową oraz zwiększa fiskalną stabilność przedsiębiorstwa.
Ważną funkcjonalnością systemów ERP jest gromadzenie i analiza danych, dzięki czemu firmy mogą podejmować trafniejsze decyzje biznesowe. Dzięki temu mogą także stać się organizacjami opartymi na danych, co w dobie hiperautomatyzacji może zapewnić biznesową przewagę. Widać to na przykładach firm, które zdecydowały się na ERP w chmurze – z reguły odnotowują one znaczący wzrost efektywności i przychodów, z jednoczesnym spadkiem wydatków.
System ERP, dzięki integracji w jednym miejscu wielu procesów, umożliwiają lepsze zarządzanie działaniami firmy, co zwiększa ogólną efektywność pracy. Na poprawę wydajności wpływa także częsta we wdrożeniach ERP integracja z innymi systemami (np. z CRM czy oprogramowaniem logistycznym). Ponieważ wszystko znajduje się w jednym miejscu, pracownicy nie muszą tracić czasu na przełączanie się między poszczególnymi aplikacjami.
Wdrożenie ERP przekłada się także na wzrost bezpieczeństwa – bez względu na to, czy firma działa na własnym systemie ERP, czy operuje w zewnętrznej chmurze, bezpieczeństwo danych zapewniają metody w postaci szyfrowania wieloetapowego. Wpływa to na poczucie stabilności oraz zarządzenie ryzykiem biznesowym.
Co ważne, wdrożenie systemu ERP może poprawić relacje z klientami. W ramach tego typu oprogramowania możliwe jest zbieranie i analizowanie danych na temat historii zamówień czy preferencji zakupowych, co pozwala lepiej poznać klientów i dostosować ofertę do ich potrzeb. To z kolei wpływa na wzrost sprzedaży.
Jak szybko przeprowadzić wdrożenie systemu ERP?
Czas wdrożenia systemu ERP zależy od wielu czynników. Wpływają na nie takie kwestie jak skala przedsięwzięcia, liczba modułów do wdrożenia, przewidywana liczba użytkowników systemu czy stan obecnej infrastruktury IT firmy. Równie decydujące są aspekty takie jak specyfika branży, w której operuje firma, przewidziany harmonogram czy zasoby finansowe – można spokojnie założyć, że im więcej funkcjonalności będzie obejmować system ERP, tym dłuższe i droższe będzie jego wdrożenie.
Wdrożenie systemu ERP może zająć od kilku miesięcy do kilku lat (co zależy głównie od rozmiaru projektu), ale można ten proces przyspieszyć m.in. przez dokładne zaplanowanie projektu. Aby to osiągnąć, należy możliwie najdokładniej określić wymagania biznesowe firmy i na ich bazie ustalić konkretne, mierzalne cele oraz określić harmonogram i zasoby potrzebne do realizacji projektu.
Na szybkość wdrożenia systemu ERP wpływa także dobór konkretnego rozwiązania. Zawsze powinno ono odpowiadać potrzebom firmy, ale nie zawsze konieczne będzie opracowanie autorskiego systemu. Czasami zupełnie wystarczający może być wybór gotowego systemu, którego wdrożenie może potrwać kilka dni lub tygodni zamiast wielu miesięcy. Warto przy tym pamiętać, żeby wybrana technologia była skalowalna – ograniczy to koszty w przypadku rozwoju.
Czynniki usprawniające wdrożenie
Implementacja systemu ERP przebiegnie szybciej, jeśli zajmą się nią doświadczeni specjaliści ds. ERP. Pod tym pojęciem można rozumieć zarówno pracującą dla zewnętrznej firmy osobę odpowiedzialną za przygotowanie i wdrożenie systemu, jak i wewnętrznego specjalistę nadzorującego działanie firmowego systemu. Aby utrzymać oprogramowanie w dobrym stanie przez długi czas, warto zatrudnić specjalistę ds. ERP oraz pozostawać w bieżącym kontakcie z dostawcą usługi.
Warto pamiętać, że wdrożenie systemu ERP wpływa na całą organizację, więc dobrze jest do niego zaangażować użytkowników końcowych. W tym celu należy zorganizować im szkolenia z obsługi oprogramowania oraz stale z nimi współpracować i rozmawiać – ich uwagi i pomysły mogą nie tylko przyspieszyć samo wdrożenie, ale też pomóc utrzymać system „w zdrowiu” przez długi czas.
Wdrożenie systemu ERP wymaga czasu i uwagi, ale dzięki wcześniejszemu planowaniu, zaangażowaniu całej organizacji oraz współpracy z doświadczonymi dostawcami można znacząco zminimalizować czas trwania wdrożenia. Implementacja tego typu rozwiązania może znacząco poprawić biznesową efektywność firmy, co przełoży się na lepsze wyniki finansowe i poprawę rynkowej pozycji.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
Jak się zmieniły wymagania stawiane systemom ERP po doświadczeniu pandemii?
Bezpieczeństwo danych w systemach ERP, czyli jak zabezpieczyć niezwykle ważne firmowe dane?
Co zrobić, gdy twój system ERP jest przestarzały?
Jak wprowadzenie ERP zmniejszy ślad węglowy Twojej firmy?