Czy robotyzacja musi oznaczać strukturalne zmiany w przedsiębiorstwie?
W tym artykule dowiesz się:
- Jakie są najczęstsze przyczyny wdrożenia robotyzacji i czy zawsze wiąże się to ze zmianami w strukturach zespołu
- Jak przygotować organizację do wdrożenia robotyzacji
- Dlaczego zmiany w strukturze zespołu wywołane robotyzacją są korzystne dla firmy
- Jak zmniejszyć opór zespołu przed zmianami związanymi z robotyzacją
Robotic Process Automation (RPA) pozwala na automatyzację powtarzalnych procesów z wykorzystaniem robotów RPA i odpowiedniego oprogramowania. Zgodnie ze statystykami, pozwala na zaoszczędzenie nawet 65% czasu pierwotnie spędzonego na wykonywaniu danych czynności oraz przynosi do 95% spadków w liczbie popełnianych błędów. Nie ma więc się co zastanawiać – wdrożenie RPA to ogromna szansa na optymalizację i rozwój biznesu. Co jednak ze zmianami strukturalnymi, które zwykle martwią pracowników?
Znaczenie zmian strukturalnych po automatyzacji
Oczywiście nie zawsze strukturalne zmiany przy automatyzacji będą konieczne. Czasem zdarza się, że organizacje wdrażają RPA, aby być gotowe na nagły i dynamiczny wzrost, jednak na co dzień realizują bieżące procesy w swój tradycyjny sposób.
Mamy też sytuacje, w których organizacja odnotowuje poważne braki kadrowe, i w tym przypadku RPA również świetnie się sprawdzi, ponieważ uzupełni luki zatrudnienia.
Dużą zaletą robotów RPA jest to, że są elastyczne i skalowalne, więc w przypadku tymczasowych lub sezonowych wzrostów zapotrzebowania na przetwarzanie poradzą sobie z większą ilością zapytań i zadań bez problemu.
Jeśli w grę wchodzi optymalizacja kosztów lub wzrost stały i stabilny, wtedy możemy pomyśleć o prawdziwej adaptacji organizacji do nowej rzeczywistości. Można tutaj dostrzec wielką szansę na uwolnienie ludzkiej siły roboczej i przekierowanie jej w miejsca, które zdecydowanie bardziej potrzebują kreatywnego podejścia niż na przykład ręczne weryfikowanie faktura po fakturze.
Sam ten proces z pomocą robota będzie działał sprawniej, a odciążony pracownik może się skupić na czymś, co faktycznie wymaga jego ludzkiej ręki. W obu przypadkach otrzymujemy wzrost jakości procesów oraz wzrost satysfakcji członków zespołu.
Znaczenie zmian strukturalnych jest nie do przecenienia, ponieważ dobrze zaimplementowane zmiany nie będą oznaczać redukcji zatrudnienia, ale dzięki automatyzacji pozwolą na optymalizację struktury i przekierowanie skupienia ludzi na obszary, które tego faktycznie potrzebują. Pamiętajmy jednak, żeby działać z głową i wcześniej zawsze dokładnie przeanalizować zmiany, które mają się zadziać, oraz ich znaczenie dla reszty organizacji.
Adaptacja organizacji do nowej realności
Adaptacja organizacji może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli firma przez długi czas działała bez wykorzystywania nowoczesnych technologii i potrzebuje wsparcia we wprowadzeniu „robotyzacji dla początkujących”. Żeby wdrożenie RPA się udało i przynosiło korzyści, na pewno potrzebna jest zmiana kultury pracy i wzrost świadomości wszystkich pracowników, od najniższych do najwyższych szczebli.
Wyobraźmy sobie, że organizacja wdrożyła system do automatycznego przetwarzania procesów, jednak nie zadano sobie trudu edukacji pracowników, którzy nadal martwią się o swoje stanowiska oraz nie ufają technologii na tyle, żeby zacząć z niej korzystać na co dzień.
W takim wypadku nadal mamy brak optymalizacji przez pracowników, którzy robią rzeczy po staremu, a jednocześnie pieniądze na automatyzację już zostały wydane. W tak niedojrzałym do zmian środowisku zanotujemy jedynie spadki i wdrożenie robotyzacji się nie powiedzie.
Jeśli w firmie panuje przeświadczenie, że potrzebna jest automatyzacja oraz transformacja cyfrowa, jednak brak jej świadomości oraz odpowiedniego przygotowania na RPA, warto pomyśleć o skonsultowaniu się z doświadczonymi ekspertami, którzy przeanalizują faktyczne potrzeby i możliwości biznesu oraz wytyczą odpowiednią ścieżkę działania.
Korzyści zmian strukturalnych
Korzyści z wdrożenia Robotic Process Automation jest mnóstwo – o kilku z nich już wspomnieliśmy. Jeśli mówimy o korzyściach zmian strukturalnych po wprowadzeniu automatyzacji, one mogą nie być tak oczywiste na pierwszy rzut oka, chociaż oczywiście bardzo ściśle łączą się z samymi benefitami RPA.
Zwiększenie produktywności i efektywności operacyjnej jest niekwestionowaną korzyścią, jaką zobaczą przedsiębiorstwa po zaimplementowaniu RPA oraz optymalizacji struktury. Pracownicy, którzy mogą się czuć sfrustrowani i zestresowani wykonywaniem ciągle tych samych powtarzalnych zadań generujących większe prawdopodobieństwo popełnienia błędów, czują ulgę i zdecydowanie poprawia się ich produktywność oraz jakość pracy. Wprowadzenie RPA i oddelegowanie ludzi do innych zadań czy działów otwiera także drogę do tego, żeby przeznaczyć część zaoszczędzonego budżetu na szkolenia i kursy.
Dzięki RPA obserwujemy minimalizację ryzyka oraz ilości popełnianych błędów, a zatem dzięki zmianom strukturalnym przekierowujemy ludzką pracę w miejsca, gdzie potrzebna jest większa kreatywność oraz nieszablonowe myślenie. Zmiany w strukturze mogą być niepokojące dla pracowników na pierwszy rzut oka, jednak po czasie widzą oni plusy tej sytuacji, ponieważ nie wypalają się, mogą się bardziej wykazać i rozwinąć swoje umiejętności.
Wszystkie te korzyści przekładają się na jeden, główny plus wprowadzania RPA i zmian strukturalnych – większą konkurencyjność na rynku z o wiele lepiej wyszkolonym personelem.
Jak minimalizować opór przed zmianami
Opór i strach przed zmianami jest naturalny, zwłaszcza w organizacji, w której dotychczas nie używało się nowoczesnych technologii w codziennej pracy.
Najważniejsze jest odpowiednie komunikowanie zmian. W takich momentach należy być transparentnym i przedstawiać otwarcie plan na wdrożenie automatyzacji, nie wyłączając punktów dotyczących zmian strukturalnych.
Jeśli pokażemy pracownikom oś czasu wdrażania RPA w ich dziale, ale nie zaadresujemy ich pytań dotyczących tego, co stanie się z nimi, wywołamy jedynie niepotrzebny stres i zwiększymy ich opór. Żeby tego uniknąć, pokażmy im możliwości oraz korzyści dla nich samych, jakie płyną z implementacji automatyzacji. Zorganizujmy szkolenia oraz spotkania, na których mogliby zadać nurtujące ich pytania.
Nie komunikujmy też zmian na ostatni moment, dajmy pracownikom czas na przyzwyczajenie się do przyszłych planów – a może oni również mieliby swoje pomysły na usprawnienia? W końcu to oni pracują bezpośrednio w działach, które mają zostać zautomatyzowane. Uwzględnienie członków zespołu w planowaniu optymalizacji na pewno pomoże minimalizować ich opór, a nawet wzbudzić entuzjazm.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
RPA a ochrona danych – najważniejsze informacje dla firmy
RPA z nadzorem, a nienadzorowane – jakie są główne różnice?
Ewangelista automatyzacji, czyli jak zostać liderem automatyzacji w firmie i przygotować ją na XXI wiek?
Holistyczne podejście do automatyzacji, czyli dlaczego spojrzeć na automatyzację całościowo?