/ We know how

Czy informatycy powinni stronić od biur typu Open space?

Biura typu open space z roku na rok coraz częściej pojawiają się w polskich firmach, w tym także tych należących do sektora IT. Moda na „otwarte przestrzenie” przywędrowała do Polski z Zachodu. Rozwiązanie to ma zarówno szerokie grono zwolenników jak i przeciwników. Do tej pory przeprowadzono także kilka badań, które miały na celu sprawdzenie, jak organizacja biura w modelu open space wpływa na efektywność pracowników. Czy informatycy powinni stronić od biur typu open space? Na to pytanie szczegółowo odpowiadamy w poniższym artykule.

 

 

Czym są biura typu open space?

 

Open space to pojęcie pochodzące z języka angielskiego, które oznacza otwartą przestrzeń. W IT korposlangu nazywa się je „ołpenspejsem”. Tego terminu używa się najczęściej do określenia pomieszczeń biurowych, gdzie w otwartej przestrzeni pracuje nawet kilkadziesiąt osób. Cechą rozpoznawczą biur open space jest fakt, iż nie ma tam ścianek działowych. Pomieszczenia nie są dzielone na poszczególne pokoje czy gabinety, a wszyscy pracownicy są zgromadzeni w jednej, wielkiej przestrzeni. Biurka są układane rzędami jedno za drugim bądź naprzeciw siebie.

Historia biur typu open space sięga lat 40-tych ubiegłego wieku – projektowano je wówczas w Stanach Zjednoczonych. Celem, który przyświecał tej idei, była poprawa komunikacji i więzi pomiędzy pracownikami. W naszym kraju rozwój biur w formule open space przypadł na początek lat 90-tych.

Z badań, na które powołuje się portal JLL wynika, że prawie 70% wszystkich biur w USA to otwarte przestrzenie. W Polsce odsetek biur tego typu plasuje się na poziomie 68%. Czym spowodowana jest tak ogromna popularność biur open space? Być może najważniejszym czynnikiem jest cena, ponieważ zaaranżowanie biura w tej formule jest zdecydowanie tańsze. Wynika to z tego, iż nie trzeba przygotowywać oddzielnych pomieszczeń dla pracowników. 

Czy nowy pracownik, który będzie miał możliwość wykonywania swoich obowiązków w przestrzeni open space, będzie czuł się zaopiekowany i dobrze wdrożony w zadania? Niestety, mimo iż wydawać by się mogło, iż wprowadzenie otwartych przestrzeni w biurze przyczynia się do „scementowania” zespołu oraz poprawy relacji między pracownikami, w rzeczywistości to rozwiązanie ma zdecydowanie więcej wad niż zalet. Potwierdziły to badania prowadzone przez naukowców w wielu firmach na całym świecie. 

 

 

Zalety biur typu open space

 

Podstawową zaletą biur typu open space jest oczywiście mniejszy koszt związany z aranżacją przestrzeni biurowej, co doceniają pracodawcy. Wydzielanie osobnych pomieszczeń – pokoi i gabinetów dla poszczególnych pracowników jest zdecydowanie droższym rozwiązaniem. Niższe koszty dotyczą także prowadzenia biura, ponieważ mniejsza powierzchnia to niższe rachunki za gaz, prąd i inne media.

Otwarta przestrzeń z definicji powinna także przyczyniać się do poprawy komunikacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami. W końcu nie trzeba pokonywać dużych odległości, ponieważ wszyscy znajdują się w jednym, dużym pomieszczeniu. Zwolennicy otwartych biur przekonują również, że takie rozwiązanie przyczynia się do budowania dobrych relacji między wszystkimi pracownikami.

Niewątpliwą zaletą biura typu open space jest usprawnienie obiegu informacji i dokumentów. Przełożeni, gdy mają coś ważnego do zakomunikowania bądź przekazania, mogą to zrobić w bardzo krótkim czasie. Atutem biura open space jest także łatwiejszy dostęp pracowników do swoich przełożonych, którzy znajdują się w tym samym pomieszczeniu.

Niektórzy zwolennicy open space podkreślają, że atutem tego rozwiązania jest demokratyzacja warunków pracy, ponieważ wszyscy znajdują się w jednym pomieszczeniu, dlatego nie ma podziału na „lepszych” i „gorszych”.

 

 

Wady biur typu open space

 

Co motywuje specjalistów IT? Okazuje się, że open space do tej listy z pewnością nie można zaliczyć. Mimo iż wydawać by się mogło, że biuro typu open space to rozwiązanie pozbawione wad, w rzeczywistości jest wprost przeciwnie. Liczba przywar takiego zorganizowania biura jest całkiem spora, co potwierdzają wyniki niezależnych badań naukowych prowadzonych na renomowanych uniwersytetach. 

Naukowcy z Asia-Pacific Journal of Health Management opublikowali w 2009 artykuł, w którym skupili się na tym, jak wprowadzenie open space wpływa na pracowników. Okazało się, że z 90% wszystkich dotychczas przeprowadzonych badań na temat otwartej przestrzeni wynika, że wprowadzenie takiego systemu w pracy biurowej powoduje problemy zdrowotne u pracowników – z nadciśnieniem i chorobami serca wywołanymi… stresem. Pracownicy, którzy pracują w ramach open space, o 20% częściej chorują na infekcje wirusowe oraz są o 38% bardziej narażeni na udar.

Dane te są dowodem na to, iż biura typu open space mają wiele wad. Są one następujące:

  • Brak prywatności. Jedną z najważniejszych wad takiego zaprojektowania biura jest fakt, iż pracownicy są pozbawieni prywatności. Wszyscy widzą, co w danym momencie robią pozostałe osoby. Dodatkowo, jeśli przełożony nieustannie „stoi nad głową” pracownika, może to prowadzić do dekoncentracji lub wzrostu stresu.
  • Zdecydowanie większy stres. W związku ze zgromadzeniem dużej liczby osób w jednym pomieszczeniu możemy mieć poczucie, że jesteśmy ciągle obserwowani, co zwiększa stres.
  • Duży hałas, co prowadzi do spadku efektywności pracowników. Zgromadzenie dużej liczby osób na jednej przestrzeni nieuchronnie prowadzi także do zwiększenia hałasu. Rozmowy, dzwoniące telefony, stukanie w klawiaturę czy klikanie myszki. Wszystko to sprawia, że skupienie się na swoich zawodowych obowiązkach przez pracowników może być niezwykle trudne.
  • Brak możliwości spełnienia potrzeb wszystkich pracowników odnośnie temperatury czy oświetlenia. Każdy z nas ma nieco inne potrzeby co do temperatury czy preferowanego oświetlenia. Spełnienie ich, gdy w jednym pomieszczeniu znajdują się dziesiątki osób, jest niewykonalne, co może również prowadzić do występowania sytuacji konfliktowych.

 

 

Dlaczego informatycy nie powinni pracować w biurach open space?

 

Otwarte biuro to koncepcja, którą śmiało można uznać za utopijną. Jej twórcy wyobrażali sobie, że dzięki niej poprawi się komunikacja i wydajność pracowników, zaś praktyka pokazuje, że jest wprost przeciwnie.

Informatycy z całą pewnością nie powinni pracować w biurach open space. Doskonałym przykładem jest tutaj globalny potentat Apple, który otworzył Apple Park, gdzie zastosowano właśnie koncepcję open space. Szybko okazało się, że chętnych specjalistów do pracy w takich warunkach nie ma zbyt wielu. Programiści podkreślali, że wydajna praca w IT w takich warunkach jest niemożliwa z powodu hałasu, który całkowicie ich rozpraszał.

Game Developer w 2013 roku opublikował ciekawą analizę. Okazało się, że specjaliści IT tracą nawet 30 minut zanim powrócą do pisania kodu po tym, jak ktoś przerwie im pracę. Badacze dowiedli również, że programiści wykorzystują lewą półkulę mózgu odpowiadającą jednocześnie za rozpoznawanie cyfr i dźwięków. Oznacza to, że specjalista IT, który pracuje nad kodem bardzo szybko zidentyfikuje każdy hałas, dlatego pracując w pomieszczeniu pełnym ludzi jego wydajność będzie wyjątkowo niska.